Externe AI-notulisten blokkeren in Teams, Zoom en Google Meet: de instellingen die je als gastheer zet

De AI-notulist van je gesprekspartner voelt als zijn tool. Dat is hij niet. Zodra hij in jouw vergadering staat, is hij een deelnemer die jij hebt binnengelaten, en loopt jouw gesprek mee naar een dienst waarmee jij nooit iets hebt afgesproken. De knop zit bij jou, en op alle drie de grote platforms is die knop dit jaar flink scherper geworden.

Dit is het draaiboek van de ontvangende partij, voor wie de vergadering belegt: de ondernemer die acquisitiegesprekken voert, de teamleider met sollicitatie- en beoordelingsgesprekken, de beheerder die het voor honderd collega’s tegelijk regelt. Zien wie er meeluistert, de knoppen omzetten in Microsoft Teams, Zoom en Google Meet, één huisregel vastleggen voor de keren dat je hem wél toelaat, en weten wat je zegt als je er middenin een gesprek een aantreft.

Een externe AI-notulist is een opname- en transcriptiedienst die namens iemand anders aan jouw vergadering deelneemt. Hij belt in met de vergaderlink, luistert mee, maakt een transcript en een samenvatting, en bewaart die in een systeem buiten jouw organisatie. Het account eronder is van je gesprekspartner. De toegang tot het gesprek geef jij.

Ze komen in twee soorten, en dat verschil bepaalt of je ze überhaupt kunt zien. De eerste soort belt in als deelnemer: een bot met een naam als Otter.ai, Fireflies Notetaker of Read AI, die in andermans omgeving binnenkomt als gast of als anonieme deelnemer. Die staat in je deelnemerslijst en die kun je weigeren. De tweede soort komt helemaal niet binnen: Granola gebruikt de audio van de computer zelf en nodigt dus geen bot uit, dus er verschijnt niets in je lijst terwijl het gesprek net zo goed wordt vastgelegd. Alles hieronder werkt tegen de eerste soort. Voor de tweede heb je alleen stap 5.

Wat je nodig hebt

De instellingen zelf kosten een halfuur. Het echte werk zit in de toegang en in één besluit dat je vooraf neemt: is je standaard nee-tenzij of ja-mits. Zonder dat besluit improviseer je per vergadering, en dan wint de bot die toevallig als eerste in de lobby staat.

Concreet heb je dit nodig voordat je iets omzet:

• De organisatorrol op de vergaderingen die ertoe doen. Alleen de organisator (en wie hij tot mede-organisator maakt) bepaalt de lobby- en opname-instellingen. Wie zijn vergaderingen door een collega laat inplannen, geeft die knop dus weg.
• Beheerderstoegang tot minstens één van de drie. Teams-beheercentrum, het Zoom-webportaal onder Account Management, of de Google Admin console. Zonder beheerder regel je het per vergadering met de hand; met beheerder zet je een standaard voor iedereen.
• Een licentie-check. In Teams zit een deel van de strengste knoppen achter Teams Premium of een Copilot-licentie. De bot-detectie zelf zit in het gewone vergaderbeleid.
• Eén plek waar je vastlegt wie je toelaat. Een regel in de agenda-afspraak, het CRM-record of het verslag. Niet een apart register dat niemand bijhoudt.
• Doorlooptijd. Wijzigingen in het Teams-vergaderbeleid kunnen tot 24 uur duren voor ze effect hebben. Zet ze niet om op de ochtend van het gesprek waar het om gaat.

Stap 1: detecteer wie er meeluistert

Kijk eerst wat je vandaag al kunt zien, want dat is per platform veranderd en het is meer dan een jaar geleden.

In Teams komen gedetecteerde bots in de lobby terecht, ook wanneer de vergadering lobby-omzeiling toestaat, en de organisator moet ze expliciet toelaten. De lobbylijst is gesplitst in twee groepen: gewone wachtenden en geregistreerde bots aan de ene kant, niet-geregistreerde of als bot herkende deelnemers als "Suspected threats" aan de andere. Er is geen Toelaten in één klik meer voor zo’n deelnemer, en bij "Alles toelaten" krijg je een waarschuwing. Microsoft is de oude CAPTCHA-verificatie aan het uitfaseren ten gunste van deze aanpak.

In Google Meet verschijnt een notulistbot van buiten sinds het voorjaar van 2026 met het label "potential risk". Hij belandt in een aparte sectie van het deelnemerspaneel en de gastheer moet hem via het driepuntsmenu binnenlaten; leveranciers als Fireflies leggen hun eigen klanten inmiddels uit dat het label verwacht gedrag is en dat de gastheer handmatig moet toelaten. Dat is precies het signaal dat je zoekt.

In Zoom is er geen vergelijkbare botdetectie. Hier kijk je naar de deelnemerslijst en naar de opname-indicatoren. Let ook op het omgekeerde geval: Zoom AI Companion kan door een Zoom-gebruiker worden meegenomen naar een vergadering op een ander platform, waarbij drie minuten na de start een chatbericht verschijnt dat de assistent aanwezig is en de tegel de naam van zijn eigenaar en de status "Transcribing" toont. Een Zoom-notulist kan dus opduiken in je Google Meet.

Wat je op geen van de drie ziet, is de bot-loze notulist die op de laptop van je gesprekspartner draait. Behandel je deelnemerslijst daarom als een gedeeltelijke inventaris, geen volledige.

Stap 2: zet de knoppen om in Microsoft Teams

Teams heeft hier het meest uitgewerkte antwoord van de drie. Vijf instellingen, van boven naar beneden.

1. Zet het botbeleid op detecteren. Teams-beheercentrum, Vergaderingen, Beleid voor vergaderingen, sectie Meeting join & lobby, instelling Manage external bots and their access to meetings. De twee opties zijn "When detected, require approval before joining" (de standaard) en "Do not detect bots". Laat de standaard staan; gedetecteerde bots blijven dan in de lobby, ongeacht de lobby-instelling van de vergadering. Via PowerShell is dit het attribuut ExternalBotAccessMode met de waarden RequireApprovalWhenDetected of AllowBots.
2. Zet Who can bypass the lobby op People who were invited. In hetzelfde beleid. Wie de link heeft maar niet de uitnodiging, en wie niet is ingelogd, wacht dan in de lobby. Wil je het strenger, kies dan Only organizers and co-organizers. In PowerShell is dit -AutoAdmittedUsers met InvitedUsers of OrganizerOnly.
3. Zet Who can admit from lobby op organisatoren en mede-organisatoren. De standaard is Organizers and presenters, en dat betekent dat elke presentator een bot kan binnenlaten terwijl jij aan het praten bent. Microsoft raadt deze aanscherping zelf aan. PowerShell: -UsersCanAdmitFromLobby.
4. Zet anonieme deelname uit als je hem nooit nodig hebt. Teams-beheercentrum, Vergaderingen, Vergaderinstellingen, sectie Deelnemers, Anonymous users can join a meeting. Pas op: veel notulistbots komen anoniem binnen, maar je prospect zonder Microsoft-account ook. Zet hem alleen uit als je zeker weet dat je nooit met externe gasten belt.
5. Dwing het af waar het moet. Organisatoren mogen jouw standaarden voor de lobby gewoon overschrijven in hun Vergaderopties. Wil je dat niet, gebruik dan een vergadersjabloon of een gevoeligheidslabel; dat vraagt Teams Premium.

Eén ding dat vaak wordt verward: de optie Who can record and transcribe beperkt wie er via Teams zelf opneemt, en die optie vraagt een Teams Premium- of Copilot-licentie. Een externe bot neemt niet via Teams op maar via zijn eigen mediastroom. Die knop houdt hem dus niet tegen. De lobby wel.

Stap 3: zet de knoppen om in Zoom

Zoom heeft geen botdetectie, dus je werkt hier met authenticatie en met de wachtkamer.

1. Wachtkamer aan. Instellingen, tabblad Meeting, sectie Security. Dit is de enige maatregel die werkt zonder dat je iets van je gasten eist, en tegelijk de maatregel die van jou aandacht vraagt op het moment dat het gesprek begint.
2. Only authenticated users can join meetings. Zelfde plek. Dit is de zwaarste hefboom, want de meeste notulistbots komen ongeauthenticeerd binnen. De prijs is dat je gasten moeten inloggen, wat bij externe gesprekken vaak te veel gevraagd is. Overweeg hem per vergaderreeks in plaats van accountbreed.
3. Block users in specific domains from joining meetings and webinars. Zelfde sectie, domeinen gescheiden door komma’s, jokertekens toegestaan. Let op de beperking: de domeinblokkade werkt alleen samen met authenticatieprofielen, want zonder authenticatie kan Zoom niet vaststellen met welk domein iemand binnenkomt. En leveranciers wijken uit naar wisselende domeinen, dus behandel dit als een aanvulling, nooit als je hoofdslot.
4. Haal de automatische goedkeuring van lokale opname weg. Tabblad Recording, bij Record to computer files, de optie die verzoeken om opnamerechten automatisch goedkeurt. Zet die uit, dan kan een deelnemer niet ongemerkt lokale opnamerechten krijgen.
5. Zoek de Security-knop op voordat je hem nodig hebt. Daaronder zitten Lock Meeting, Remove participant en Suspend Participant Activities.

Er is één structurele verandering die je positie verbetert zonder dat je iets hoeft te doen. Sinds 2 maart 2026 moeten apps die een vergadering buiten hun eigen account binnenkomen geautoriseerd zijn met ZAK- of OBF-tokens of via RTMS. Achter een bot in jouw Zoom-vergadering zit daardoor een gebruiker die daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Dat houdt hem niet buiten, maar het maakt de vraag "van wie is dit ding" beantwoordbaar.

Stap 4: zet de knoppen om in Google Meet

Meet regelt het grootste deel in de gastheercontroles van de vergadering zelf, en de rest in de Admin console.

1. Zet de Meeting access type op Restricted. In Agenda via Video call options, of tijdens de vergadering via Host controls. Bij Restricted komen alleen gasten die via de agenda-uitnodiging zijn uitgenodigd en mensen die vanuit de vergadering worden uitgenodigd binnen zonder te kloppen. Trusted is de middenweg: iedereen uit je eigen organisatie plus externe agenda-gasten. Open betekent dat iedereen met de link zo naar binnen loopt.
2. Haal het vinkje weg bij "Anyone with the meeting link can ask to join". Dan worden verzoeken van niet-uitgenodigde deelnemers automatisch geweigerd in plaats van dat ze aankloppen. Deze optie werkt alleen als de access type op Trusted of Restricted staat.
3. Zet de standaard organisatiebreed. Google Admin console, Apps, Google Workspace, Google Meet, Meet safety settings. Daar staan Access type, Domain, Host management en "Warn for external participants", waarmee externe deelnemers als External gemarkeerd worden in de deelnemerslijst. De CISA-baseline voor Google Workspace schrijft voor externe deelnemers Trusted of Restricted voor, niet Open.
4. Kijk ook naar je eigen Gemini-notulist. De instelling voor "Take notes for me" heeft er een derde optie bij gekregen, alleen voor vergaderingen met drie of meer deelnemers, en die staat aan bij Business Standard en Business Plus en uit bij de Enterprise-varianten. De bijbehorende eindgebruikersinstelling landt niet eerder dan 21 september 2026. Wie externe notulisten weert maar zijn eigen automatische notulist aan laat staan, verkoopt een halve belofte aan de andere kant van de tafel.

Stap 5: leg de huisregel vast

Een instelling beantwoordt de vraag of iets kan. De huisregel beantwoordt de vraag wanneer je het wilt, en die vraag komt terug bij elk gesprek. Schrijf hem één keer op, in vijf regels, en zet de kern in je standaard-vergaderuitnodiging.

• Je standaard. Nee-tenzij bij gesprekken over prijzen, mensen, claims of nog niet gepubliceerde plannen. Ja-mits bij demo’s, kennissessies en routineoverleg.
• De drie voorwaarden om toe te laten. De mens die hem meebrengt zit zelf in de vergadering en blijft aanspreekbaar. De notulist is aangekondigd voordat de vergadering begint, niet erna. Je weet welke dienst het is en waar de opname terechtkomt.
• Wat je vastlegt. Datum, welke dienst, op wiens account, en wat er is afgesproken over delen. Eén regel bij de agenda-afspraak of in het CRM-record is genoeg.
• Wat je terugvraagt. Wie een transcript van jouw mensen maakt, deelt de samenvatting. Dat is een redelijke tegenprestatie en het maakt meteen zichtbaar wat er is vastgelegd.
• Wie beslist. Bij twijfel de organisator, niet de deelnemer die toevallig presentatorrechten heeft.

De juridische kant hoeft geen college te worden, maar één ding moet je weten. Laat je toe dat een gesprek met jouw mensen wordt opgenomen, dan worden er persoonsgegevens verwerkt en is de leverancier van de notulist daar niet je enige aanspreekpunt voor. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat toestemming vrijelijk gegeven, ondubbelzinnig, geïnformeerd en specifiek moet zijn, en dat is precies wat er ontbreekt als een bot ongevraagd meedraait. Dat de aanbieders die verantwoordelijkheid bij hun eigen gebruiker leggen is trouwens geen theoretisch punt: in de Amerikaanse verzamelclaim tegen Otter.ai draait het om de vraag of dat model standhoudt als niet iedereen aan tafel heeft ingestemd.

Dezelfde huisregel geldt de andere kant op, want jouw mensen nemen ook notulisten mee naar vergaderingen van anderen. Dat hoort thuis in de getrapte lijst van goedgekeurde AI-tools en de gebruiksregels eromheen, niet in een los mailtje.

Stap 6: wat je doet als je er middenin een gesprek een aantreft

Het ongemakkelijke moment is niet de lobby. Het is minuut twaalf, als je in de deelnemerslijst ineens "Notetaker" ziet staan. Vier zinnen en één handeling.

1. Benoem het, zonder verwijt. "Ik zie een notulist meedraaien. Van wie is die, en waar komt de opname terecht?" Neutraal gesteld levert dit vrijwel altijd een eerlijk antwoord op, want in de meeste gevallen staat hij daar op de automatische piloot.
2. Vraag door op één ding: waar landt het. De dienstnaam zegt je minder dan het antwoord op de vraag wie de samenvatting straks kan lezen.
3. Kies hardop. Doorgaan met de notulist erbij, doorgaan zonder, of het gevoelige deel verplaatsen naar een gesprek zonder opname. Dat laatste is vaker de juiste keuze dan mensen denken en het kost je niets.
4. Verwijder hem als je nee kiest. Teams en Meet: deelnemerslijst, Verwijderen. Zoom: Participants, Remove, en daarna eventueel Security, Lock Meeting zodat hij niet opnieuw aanklopt.
5. Sluit het af. Vraag om verwijdering van het transcript als het gesprek al liep, leg in één regel vast wat je hebt gevraagd, en stuur je eigen samenvatting na. Wie een notulist weigert en daarna zelf een verslag deelt, wordt zelden als moeilijk ervaren.

Eén nuance die je vooraf moet accepteren: als jij de bot verwijdert, verliest je gesprekspartner zijn aantekeningen. Bied dan je eigen verslag aan. Dat is het verschil tussen een grens en een obstakel.

De drie platforms naast elkaar

De rode draad: geen van de drie beschermt je tegen een notulist die door een uitgenodigde gast wordt meegenomen. Techniek zet de drempel, de huisregel bepaalt wie eroverheen mag.

Valkuilen

Denken dat "wie mag opnemen" de bot stopt. Dat is de meest gemaakte fout. Die instelling regelt de opnamefunctie van het platform zelf; een externe notulist neemt op via zijn eigen verbinding. Mitigatie: stuur op toelating (lobby, access type, authenticatie), niet op opnamerechten.

De Zoom-domeinblokkade zonder authenticatieprofiel. Hij ziet er streng uit en doet niets, omdat Zoom zonder authenticatie het domein niet kan vaststellen. Mitigatie: zet er een authenticatieprofiel naast, of vertrouw op de wachtkamer.

Je beleid dat door de organisator wordt overschreven. In Teams zijn de lobby-instellingen standaardwaarden die elke organisator in zijn Vergaderopties kan aanpassen. Mitigatie: leg het vast met een vergadersjabloon of gevoeligheidslabel voor de vergaderingen waar het echt om gaat.

Detectie voor waterdicht aanzien. Microsoft zegt zelf dat sommige bots niet gedetecteerd worden en dat mensen af en toe ten onrechte als bot worden aangemerkt, waarvoor er een "This is not a bot"-optie is. Mitigatie: houd de lobby streng en kijk zelf naar de namenlijst.

Twee cmdlets in dezelfde documentatie. De Microsoft-pagina over het botbeleid noemt in de lopende tekst Set-CsTeamsMeetingPolicy en in de codevoorbeelden Set-CsTeamsEventsPolicy. Het is een vergaderbeleid. Mitigatie: controleer na het uitvoeren met Get-CsTeamsMeetingPolicy of ExternalBotAccessMode daadwerkelijk staat zoals je hem bedoelde.

Een bot die eenmaal is toegelaten en daarna blijft terugkomen. Dat is precies het gedrag waar Microsoft het botbeleid voor bouwde: een dienst die één keer aan een agenda is gekoppeld, meldt zich vanzelf bij volgende afspraken. Mitigatie: beslis per vergadering, niet per relatie.

Blokkeren zonder het te zeggen. Dan denkt je gesprekspartner dat zijn tool stuk is en begint de vergadering met tien minuten geklooi. Mitigatie: één zin in de standaard-uitnodiging, zodat het vooraf duidelijk is.

Beslis-kader: toelaten, weigeren of zelf opnemen

Drie uitkomsten, en de keuze hangt op vier vragen: zit de eigenaar van de bot in de vergadering, hoe gevoelig is het onderwerp, weet je waar de opname landt, en wil je zelf een verslag.

• Toelaten en vastleggen. Routineoverleg, demo, kennissessie, en de eigenaar is aanspreekbaar. Je laat toe, noteert één regel, en vraagt de samenvatting terug. Dit is bij de meeste gesprekken het juiste antwoord: weigeren kost goodwill die je niet terugverdient.
• Weigeren en zelf een verslag maken. Prijsgesprekken, arbeidsvoorwaarden, klachten, alles wat naar een dossier kan lopen. Je weigert de bot en levert binnen een dag je eigen samenvatting. Dan verlies je de goodwill niet, alleen de opname.
• Weigeren en niets opnemen. Sollicitatie- en beoordelingsgesprekken, en elk gesprek waarin iemand vrijuit moet kunnen praten. Hier is de opname zelf het probleem, niet wie hem maakt.

De grens tussen de eerste en de tweede is in de praktijk niet het onderwerp maar de vraag of je het gespreksverslag zelf ook wilt hebben. Wie zijn eigen keten van opname naar transcript naar CRM-notitie al heeft staan, weigert makkelijker, want dan geef je niets op. Hoe je die keten inricht met je eigen opnamebron, transcriptie en het wegschrijven naar het juiste record staat in de gids over het opgenomen verkoopgesprek dat als notities en actiepunten in je CRM landt. Dit stuk gaat over de andere kant: daar richt je je eigen opname in, hier laat je die van een ander binnen.

Uitgewerkt voorbeeld: een adviesbureau van twaalf mensen

Neem een bureau van twaalf mensen dat op Microsoft 365 draait en per week een stuk of vijf gesprekken voert met nieuwe opdrachtgevers. De aanleiding is herkenbaar: in twee opeenvolgende gesprekken stond er een notulist in de lijst die niemand had aangekondigd.

Maandagochtend, twintig minuten in het beheercentrum. De beheerder laat het botbeleid op de standaard "When detected, require approval before joining" staan en controleert dat via Get-CsTeamsMeetingPolicy. Who can bypass the lobby gaat van de standaardwaarde naar People who were invited. Who can admit from lobby gaat van Organizers and presenters naar organisatoren en mede-organisatoren. Anonieme deelname blijft aan, want de helft van de opdrachtgevers heeft geen Microsoft-account en moet gewoon kunnen inbellen. De wijzigingen zijn de volgende ochtend actief.

Maandagmiddag, één zin. In het standaard-uitnodigingssjabloon komt te staan: "Neem je een AI-notulist mee, laat het dan vooraf even weten, dan spreken we af wat er met het verslag gebeurt." Dat is de hele huisregel, zichtbaar voordat iemand aanklopt.

Woensdag, het eerste echte geval. In de lobby staat "Read AI Notetaker", apart gegroepeerd. De accountmanager laat de opdrachtgever binnen, vraagt in de eerste minuut van wie de notulist is, krijgt te horen dat die standaard bij alle afspraken meedraait, en laat hem toe. In het CRM-record komt één regel: datum, dienst, op wiens account, en dat de samenvatting gedeeld wordt.

Vrijdag, het tegenovergestelde. Er staat een gesprek over tarieven en een contractverlenging. De organisator gebruikt voor dit type afspraak een vergadersjabloon waarin de lobby op alleen organisatoren staat. De notulist van de tegenpartij blijft buiten, dat is vooraf gemeld, en het bureau stuurt dezelfde middag zijn eigen verslag. Niemand vindt het gek.

Wat het bureau eraan overhoudt is geen tool maar een gewoonte: de deelnemerslijst is een gastenlijst geworden. Voor de agents die het bureau zelf gaat inzetten geldt hetzelfde principe een laag dieper, want daar wil je dat in je auditlog de naam van de agent staat in plaats van die van een medewerker.

Tot slot

De deelnemerslijst van een vergadering was jarenlang een formaliteit. Nu staat er soms iets in dat luistert, onthoudt en doorstuurt zonder dat iemand het heeft aangekondigd. De platforms hebben hun kant op orde: Teams detecteert, Meet waarschuwt, Zoom eist autorisatie. Wat geen van drieën voor je kan doen, is bepalen welk gesprek een transcript verdient.

Dat is geen technische vraag maar een vraag van gastheerschap. Zet de instellingen zo dat de keuze bij jou terechtkomt, en maak hem dan ook echt.