Een lege ruimte met een aantal verhuisdozen op de vloer
GidsUitgebreide gids28 augustus · 09:0017 min leestijd

Stoppen met je bedrijf: in welke volgorde je systemen uitzet zonder je eigen administratie te breken

Je zegt je boekhoudpakket op en het gat in je laatste boekjaar zie je pas jaren later. Dit is de volgorde waarin je bij bedrijfsbeëindiging uitzet, met per systeem de exportroute, het formaat en de controle vooraf.

Je stopt per 31 december. Het eerste wat je opzegt is je boekhoudpakket, want dat is de duurste maandpost en je hebt het niet meer nodig. Dat is precies de knop die had moeten wachten.

Wat daarna misgaat, gaat in stilte mis. De bankkoppeling levert niets meer aan, dus de mutaties van de laatste twee weken staan nergens. De webshop draait nog even door met een naverkoop en die orders komen in geen enkel grootboek terecht. Vier jaar later vraagt iemand hoe je aan een bedrag komt, en blijkt je laatste auditfile te eindigen op 14 december.

Hoe lang je moet bewaren staat op drie overheidssites en past in één zin. In welke volgorde je mag uitzetten staat nergens. Dat is wat hier staat.

De regel is kort, het gat zit erna

Je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop. Onder die basisgegevens vallen je grootboek, je debiteuren- en crediteurenadministratie en je in- en verkoopadministratie. De termijn begint bovendien pas te lopen zodra een gegeven niet meer actueel is: een huurcontract van vier jaar hoort die vier jaar bij je lopende administratie, en daarna pas gaan de zeven jaar tellen.

Die plicht verhuist niet mee naar je oud-boekhouder en verdampt niet bij je uitschrijving. Hij blijft bij jou, ook als de onderneming niet meer bestaat. En hij geldt in de oorspronkelijke digitale vorm, niet als stapel uitdraaien.

Daar ga ik verder niet op door, want daar zit je probleem niet. Je probleem is dat die zeven jaar verspreid staan over acht tot twaalf abonnementen die elk hun eigen opzegtermijn hebben, hun eigen exportknop, en hun eigen moment waarop de omgeving leeg is. En dat je ze in een volgorde kunt uitzetten die je eigen export halverwege breekt.

De afsluitvolgorde is de volgorde waarin je bij bedrijfsbeëindiging je systemen stilzet: eerst wat nieuwe feiten maakt, dan de kanalen die bestaande feiten doorgeven, daarna de bronsystemen, vervolgens de boekhouding die alles samenvoegt, en als allerlaatste je zakelijke mailbox en je domeinnaam. Die volgorde bepaalt of je export compleet is of een gat heeft dat je pas jaren later ontdekt.

Eén misverstand meteen uit de weg. Een auditfile klinkt als "alles", en dat is het niet: de XAF bevat je grootboekrekeningen, alle mutaties en de stamgegevens van debiteuren en crediteuren, maar geen scans, geen bijlagen bij boekingen en geen mailhistorie. Wat er niet in zit haal je apart uit hetzelfde pakket. Daarom is één export per systeem nooit genoeg.

Wat je nodig hebt voordat je één knop aanraakt

Reken op zes tot acht weken tussen je eerste voorbereiding en de laatste opzegging. Niet omdat het werk zoveel uren kost, maar omdat een deel van de gegevens er simpelweg nog niet is: een maandrapport over december bestaat pas in januari, een laatste betaalronde valt pas na de jaarwisseling, en een btw-aangifte over het vierde kwartaal dien je pas in het nieuwe jaar in.

Vier dingen wil je klaar hebben. Een bewaarplek buiten elke leverancier, want een archief dat bij een van de partijen staat die je opzegt is geen archief. Een externe schijf plus een tweede kopie op een andere plek is genoeg; het gaat om zeven jaar leesbaarheid, niet om beschikbaarheid. Verder beheerderstoegang tot elk systeem, niet de gebruikersaccount waarmee je dagelijks werkt, want exports en abonnementsinstellingen zitten vrijwel altijd achter de beheerdersrol. Dan een herstel-e-mailadres dat losstaat van je eigen domein, waarover zo meteen meer. En een systeeminventaris waarin je per systeem noteert wie de contractpartij is, wanneer het contract afloopt, welke opzegtermijn geldt en wie beheerder is.

Voordat je begint: dit heb je nodig
0/6

De inventaris is saaier dan hij lijkt en hij is de hele klus. Loop deze plekken langs, in deze volgorde, want dit is ook de volgorde waarin ze straks uitgaan: kassa en urenregistratie, webshop en bestelsysteem, CRM en offertetool, facturatie, betaalprovider, zakelijke bankrekening, loonadministratie, boekhouding, zakelijke mailbox en cloudopslag, en tot slot je domeinnaam en hosting. Vergeet de randgevallen niet die niemand een systeem noemt: je WhatsApp Business-account met leveringsafspraken erin, de gedeelde map waar offertes in staan, en de mailbox waar scan-en-herken je bonnen uit haalt.

Sta hier ook even stil bij het omgekeerde scenario. Wie zijn administratie uit de systemen van een omgevallen leverancier moet halen, is afhankelijk van de curator en betaalt vaak een boedelbijdrage voor toegang. Jij hebt dat probleem niet. Jij hebt alle inloggegevens nog in handen, en dat is een voorsprong die je met één ondoordachte opzegging weggeeft.

Per systeem: wat je eruit haalt en in welk formaat

De vraag is niet of je kunt exporteren, maar of je exporteert wat over zeven jaar nog te lezen is. Grofweg zijn er drie soorten uitvoer, en ze zijn niet inwisselbaar.

Machineleesbaar en herimporteerbaar is de auditfile in XAF-formaat: je grootboek, je mutaties en je stamgegevens in één XML-bestand per boekjaar. Dat is wat een controleur wil inlezen. Let daarbij op de versie, want die is net veranderd: op 22 april 2026 is aangekondigd dat vanaf 1 januari 2027 uitsluitend nog het formaat XAF 4.0 wordt geaccepteerd. Exporteer per boekjaar dus XAF 4.0 waar je pakket dat al levert en 3.2 waar dat nog niet zo is, en noteer per bestand welke versie erin zit, anders leg je vandaag een archief weg dat de controletools over vijf jaar niet meer inlezen. Machineleesbaar maar plat zijn de CSV- en Excel-exports: orders, contacten, bankmutaties, artikelregels. Prima als naslag, maar zonder de samenhang van het grootboek. Alleen menselijk leesbaar zijn de pdf's en de schermarchieven: je facturen, je jaarrekening, en de pakketten die je na opzegging alleen nog een kijkomgeving bieden. Die derde categorie is het gevaarlijkst, omdat hij eruitziet als een archief en zich gedraagt als een screenshot.

Van elk systeem haal je daarom vier dingen apart op: de transacties, de onderliggende documenten, de stamgegevens en de logica. Bij Moneybird betekent dat vier plekken in het menu, want je kunt de administratie niet in één keer exporteren, alleen de verschillende onderdelen los: de auditfile of grootboekkaarten via de instellingen, de verkoopfacturen op het facturentabblad, de inkomende documenten op het inkomend-tabblad, en de contacten en bankmutaties elk weer ergens anders. Bij e-Boekhouden.nl staat de auditfile onder Beheer, Exporteren, XML-Auditfile, en maak je daarnaast per onderdeel een losse back-up.

En dan de belangrijkste variabele: wat er na je opzegging gebeurt. Dat verschilt per leverancier veel sterker dan de "dertig dagen" die iedereen aanneemt.

SysteemWaar je het weghaaltFormaatWat er na je opzegging gebeurt
MoneybirdAuditfile, grootboekkaarten of RGS-brugstaat via instellingen; facturen, inkomende documenten, contacten en bankmutaties elk apartXAF, Excel, pdfVerwijder je de administratie, dan is herstel nog dertig dagen mogelijk en daarna definitief weg
e-Boekhouden.nlBeheer, Exporteren, XML-Auditfile; losse back-up per onderdeelXAF, pdfAlle gegevens worden verwijderd na beëindiging; een online archief kost vanaf 1,40 euro per maand
Exact OnlineAdministratienaam, Import/Export, Export, Audit file; overige overzichten apartXAF, pdf, ExcelGeen respijtperiode: exporteren kan tot en met de laatste dag van de overeenkomst
WeFactZelf exporteren direct na de opzegging, of de administratie op archief zettenpdf, CSVZonder archiefstatus worden de gegevens uiteindelijk verwijderd
Nmbrs (loonadministratie)Global Export via Instellingen, Import/Export Geavanceerd, Export; loonstroken, jaaropgaven en jaarwerk apart onder Rapporten en salarisdocumentenExcel, pdfOpzegtermijn één maand en exporteren kan alleen vóór de einddatum; daarna kies je een inkijklicentie (10 procent van het maandbedrag, wel kijken niet downloaden), een archieflicentie (5 procent, geen toegang) of volledig stoppen, waarbij Nmbrs de gegevens nog twaalf maanden bewaart zonder dat jij erbij kunt
ShopifyCSV-export van orders, klanten en productenCSVWinkel is twee jaar te heractiveren; daarna is de winkeldata weg
MollieRapporten, Balans-rapport en UitbetalingenMT940, CSV, CODA, DATEV, pdfHet rapport over je laatste maand bestaat pas op de eerste dag van de maand erna, dus sluit je account niet eerder
Microsoft 365Back-up door de beheerder tijdens de status Uitgeschakeldpst, bestandenStandaard dertig dagen Verlopen, dan negentig dagen Uitgeschakeld; bij een MCA-abonnement of bij annuleren binnen het annuleringsvenster vervalt Verlopen, en expliciet verwijderen wist direct
Google WorkspaceData Export toolmbox, bestandenGebruikersgegevens worden na de opzegging verwijderd, wat tot negentig dagen kan duren
Rabobank zakelijkDocumenten in Rabo Business Bankingpdf, MT940Afschriften blijven acht jaar online, maar alleen zolang je internetbankieren hebt
.nl-domeinNiet van toepassingNiet van toepassingVeertig dagen quarantaine, daarna kan iedereen de naam registreren

Peildatum augustus 2026; de leveranciersvoorwaarden hierboven veranderen zonder aankondiging, dus lees de opzegpagina van je eigen pakket nog een keer op de dag dat je het doet. Waar in de kolom Formaat XAF staat: kijk welke versie je pakket levert en leg dat per bestand vast, want vanaf 1 januari 2027 geldt alleen 4.0 nog.

Twee rijen verdienen extra aandacht. Bij Exact staat zwart op wit dat je uiterlijk op de laatste dag van de overeenkomst alle data exporteert of downloadt, met daarbij de mededeling dat Exact niet verplicht is jouw ingevoerde data een bepaalde termijn te bewaren. Er is dus geen genadeperiode om op te leunen. En bij e-Boekhouden.nl geldt dat nadat je abonnement is beëindigd al je gegevens worden verwijderd, tenzij je betaalt voor het online archief, en dat archief is een kijkomgeving en geen export.

De afsluitvolgorde in zeven stappen

1. Maak je herstelpad los van je eigen domein

Dit is stap één en niet stap tien, en het kost twintig minuten. Loop elk zakelijk account langs en zet het herstel-e-mailadres en de tweede factor op iets wat over zeven jaar nog van jou is: een privéadres bij een grote aanbieder, en een authenticator-app op een toestel dat je houdt. Zolang jouw herstelmail op jouw eigen domein binnenkomt, is dat domein het enige dat elk ander account overeind houdt.

Controleerbaar af als: je hebt van minstens drie accounts een wachtwoordherstel uitgevoerd via het nieuwe adres en bent daadwerkelijk weer binnengekomen.

2. Leg de inventaris vast en richt de bewaarplek in

Maak een map per systeem, met de naam van het systeem en het boekjaarbereik. Zet in elke map een kort tekstbestand met waar de gegevens vandaan komen, op welke datum je ze hebt gehaald en wat de exportroute was. Dat klinkt overdreven totdat je over vijf jaar zeven mappen met CSV's terugvindt zonder te weten welke waarvan is.

Controleerbaar af als: elk systeem uit je inventaris heeft een map, ook de systemen waaruit je nog niets hebt gehaald.

3. Zet stil wat nieuwe feiten maakt

Nu pas raak je iets aan. Stop de bronnen van nieuwe transacties: geen nieuwe orders in de webshop, kassa uit, urenregistratie dicht, terugkerende facturen en abonnementen op non-actief, offertetool op slot. Je zegt hier nog niets op. Je zorgt alleen dat het aantal feiten niet meer groeit, want zonder vriespunt is elke export achterhaald op het moment dat je hem maakt.

Controleerbaar af als: je hebt een vriesdatum geprikt en in elk van deze systemen staat de laatste mutatie op of vóór die datum.

4. Laat de doorgeefkanalen uitlopen

Hier gaat het bij de meeste stappenplannen fout, want die zetten alle koppelingen tegelijk uit. Verkeerd. Er is een verschil tussen een kanaal dat feiten máákt en een kanaal dat feiten dóórgeeft. Je bankkoppeling, je betaalprovider en je scan-en-herken-mailbox maken niets, ze leveren aan. Die laat je juist doorlopen tot de staart binnen is: de laatste uitbetaling, de late creditnota, de terugboeking van een klant die zes weken later klaagt.

Twee harde wachttijden zitten hier. Een betaalprovider houdt een reserve aan en betaalt na het sluiten van je handel nog een of twee ronden uit. En bij Mollie geldt dat een maandoverzicht over januari pas op 1 februari beschikbaar is, dus je kunt je laatste maand simpelweg niet exporteren voordat die maand voorbij is.

Controleerbaar af als: het eindsaldo van je betaalprovider staat op nul of is uitbetaald, en het laatste bankafschrift in je boekhouding sluit aan op het saldo dat je bank op de vriesdatum toont.

5. Exporteer van buiten naar binnen

Nu exporteren, en in deze richting: eerst de bronsystemen aan de rand (kassa, webshop, urenregistratie, CRM, betaalprovider, bank), dan de facturatie, en pas als allerlaatste de boekhouding. De boekhouding is stroomafwaarts van alles. Zeg je de webshop op voordat de laatste orders geboekt zijn, dan zit het gat in je grootboek en niet in je webshop.

Haal per systeem de vier lagen op: de transacties, de onderliggende documenten, de stamgegevens en het overzicht dat de logica draagt (je grootboekschema, je artikelbestand, je btw-instellingen). Doe dit voor elk boekjaar dat nog onder de bewaarplicht valt, niet alleen voor het laatste. Auditfiles zijn per boekjaar; zeven jaar betekent zeven bestanden. Zet bij elke auditfile welke XAF-versie je pakket leverde, 3.2 of 4.0, want vanaf 1 januari 2027 is 4.0 het enige formaat dat nog wordt geaccepteerd.

Had of heb je personeel, dan staat hier het systeem dat in dit soort stappenplannen structureel wordt overgeslagen: de loonadministratie. Haal er per jaar de loonstroken en de jaaropgaven uit, de verzamelloonstaat, de loonaangiftes met hun bevestiging, en de stukken uit het personeelsdossier. Reken er niet op dat je dat later nog doet: bij Nmbrs geldt een opzegtermijn van één maand en moet je vóór de einddatum een export van alle gegevens maken, want na het stopzetten kan dat niet meer, de inkijklicentie die je daarna kunt kopen laat je kijken, niet downloaden.

En let op de termijn, want die is hier anders. De basisgegevens van je loonadministratie vallen onder dezelfde zeven jaar als de rest, maar de gegevens voor de loonheffingen bewaar je ten minste vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking: de loonbelastingverklaringen of het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, de kopieën van identiteitsbewijzen, en de beschikkingen en verklaringen die je van een werknemer kreeg. Die klok hangt dus aan de einddatum van élk dienstverband en niet aan je boekjaren, en loopt daardoor voor je laatste medewerker gerust nog door als je oudste boekjaren al mogen weg. Datzelfde handboek is er ook expliciet over dat stoppen niets verandert: ook als je geen werknemers meer hebt of ophoudt met ondernemen, bewaar je de gegevens de volledige termijn.

Controleerbaar af als: voor elk boekjaar ligt er een auditfile, het aantal factuur-pdf's komt overeen met de nummerreeks zonder gaten, en van elk jaar met personeel liggen de loonstroken, jaaropgaven en verzamelloonstaat apart klaar.

6. Controleer voordat je één abonnement opzegt

Dit is de stap die het verschil maakt tussen een archief en een map met bestanden. Een export die downloadt is niet hetzelfde als een export die klopt. Vijf controles, en ze duren samen een uur:

  • Open de auditfile in een teksteditor en lees de kop: bedrijfsnaam, boekjaar, begin- en einddatum. Klopt de einddatum met je vriesdatum, en telt het aantal boekingsregels ongeveer op tot wat je in het pakket ziet?
  • Tel de facturen. Het aantal pdf's hoort gelijk te zijn aan je nummerreeks over dat jaar, gaten inbegrepen als je die kunt verklaren.
  • Tel de bonnen. Het aantal bestanden in je documentenexport hoort te matchen met het aantal inkoopboekingen op je crediteuren.
  • Vergelijk de eindsaldi. Het slotsaldo van je laatste bankexport is hetzelfde getal als het banksaldo in je grootboek op de vriesdatum. Wijkt het af, dan mist er een periode.
  • Open drie willekeurige bestanden per export. Een zip die opent is niet hetzelfde als een zip met leesbare inhoud. Kijk vooral naar de oudste jaren, want daar zitten de formaatwissels.

Pas als deze vijf kloppen, en niet eerder, zeg je iets op.

Controleerbaar af als: alle vijf de controles zijn uitgevoerd en afgevinkt, en elk verschil dat je vond is opgelost of schriftelijk verklaard in het tekstbestand bij de betreffende map.

7. Zeg op in dezelfde volgorde, met mailbox en domein als laatste

Eerst de aangifte, dan pas de opzegging. Je laatste btw-aangifte over het vierde kwartaal doe je in januari, en die doe je meestal vanuit je boekhoudpakket. Zeg dat pakket dus niet op in december. Wacht op de bevestiging van de Belastingdienst voordat je de omgeving loslaat.

Trek daarna de machtigingen in, en pas dan. De registratie van een machtiging voor je intermediair kun je op elk moment intrekken, waarna de dienstverlening per direct eindigt. Precies daarom doe je het na de laatste aangifte en niet ervoor. Hetzelfde geldt voor eHerkenning en voor de API-koppelingen tussen je pakketten.

Dan de abonnementen, in de volgorde van stap 5: rand eerst, boekhouding laatst. Vergeet je bank niet, want dat is een systeem dat niemand als systeem ziet. Rabobank zegt het zelf: download je jaaroverzichten en rekeningafschriften eerst, voordat je Rabo Business Banking opzegt. Dat afschriften acht jaar online blijven staan helpt je niet als je niet meer kunt inloggen.

Je zakelijke mailbox is de voorlaatste knop. Exporteer hem volledig, inclusief bijlagen, en houd hem daarna nog minstens een maand actief. Bij Google Workspace geldt dat na de opzegging de gebruikersgegevens worden verwijderd, wat tot negentig dagen kan duren, dus daar telt de export vóór de opzegging. Bij Microsoft 365 is er standaard meer speling, met dertig dagen Verlopen en daarna negentig dagen Uitgeschakeld waarin alleen de beheerder er nog bij kan, al geldt die dertig dagen niet meer voor iedereen: vanaf 9 februari 2026 is de status Verlopen niet meer van toepassing op abonnementen die rechtstreeks via een Microsoft-klantovereenkomst (MCA) zijn gekocht, en wie een maandabonnement binnen het annuleringsvenster annuleert, slaat Verlopen eveneens over en komt meteen in Uitgeschakeld terecht. Reken dus niet op die maand marge. En er blijft één levensgroot addertje: wie een abonnement expliciet verwijdert slaat beide statussen over, waarna SharePoint- en OneDrive-inhoud direct weg is.

Je domein is de allerlaatste, en mijn advies is om hem voorlopig niet op te heffen. Een .nl-domein staat de eerste veertig dagen na opheffing in quarantaine en daarna kan iedereen hem registreren. Alles wat daarna naar dat domein wordt gestuurd, komt bij die ander binnen: de herinnering van een leverancier, de vraag van een oud-klant, de herstelmail van een account dat je vergeten was. Voor een paar euro per jaar laat je de naam gewoon geregistreerd staan met een doorschakeling naar je privéadres. Dat is de goedkoopste verzekering in deze hele lijst.

En de uitschrijving zelf? Die staat in de KVK-checklist voor stoppen als laatste van elf stappen, ná het opzeggen van je contracten en het sluiten van je zakelijke rekening. Dat is de laatste stap van je onderneming, niet van je systeemlandschap. Je uitschrijving verandert namelijk niets aan je toegang tot je eigen pakketten, en ook niets aan wat je nog moet kunnen laten zien.

Controleerbaar af als: van elk systeem uit je inventaris ligt er een opzegbevestiging per mail, je laatste aangifte is bevestigd door de Belastingdienst, en je mailbox staat nog minstens een maand aan met een doorschakeling die je zelf hebt getest door er een mail naartoe te sturen.

Waar het in de praktijk misgaat

De koppeling die je vergeet is de koppeling die aanleverde. Scan-en-herken-mailboxen, bankfeeds en webhooks staan zelden in iemands inventaris, en ze zijn precies de reden dat het laatste stuk boekjaar ontbreekt. Mitigatie: loop in elk pakket het koppelingen- of app-overzicht na en noteer per koppeling of hij feiten maakt of doorgeeft.

Het archief van je leverancier is geen archief. Een kijkomgeving of online archief bewaart je gegevens bij dezelfde partij, in hun formaat, tegen een maandbedrag dat zeven jaar doorloopt. Prima als extra, nooit als enige. Mitigatie: maak altijd ook de machineleesbare export en zet die buiten de deur.

Pdf's zijn geen administratie. Een map met factuur-pdf's is voor jou leesbaar en voor een controleur onvoldoende, omdat de gegevens digitaal ontvangen zijn en in die vorm bewaard horen te blijven. Mitigatie: pdf naast XAF en CSV, nooit in plaats daarvan.

De laatste medewerker vertrekt vóór de export. Wie de beheerdersrol had, heeft vaak ook de tweede factor. Mitigatie: zet jezelf als beheerder in elk systeem voordat iemand uit dienst gaat en test die inlog echt.

Je gooit weg wat pas later gaat lopen. Een garantie, een lopende afschrijving of een huurcontract is nog actueel, dus de bewaartermijn is nog niet eens begonnen. Mitigatie: sorteer je archief per boekjaar én markeer de dossiers waarvan de termijn later start.

Zelf doen, je boekhouder inschakelen, of het laten inrichten

Er zijn drie realistische routes, en de keuze hangt aan twee dingen: het aantal systemen en het aantal boekjaren dat nog binnen de termijn valt.

Zelf doen past bij vier tot zes systemen, één administratie en een boekhouding die je zelf bijhield. Reken op twee tot drie dagen werk, verspreid over zes weken, en op nul euro extra buiten een externe schijf.

Je boekhouder de bronbestanden laten leveren past als je administratie in de licentie van dat kantoor draait. Vraag dan expliciet om de auditfiles per boekjaar, de documentenexport en de stamgegevens, en niet om "mijn administratie", want die formulering levert je één bestand op waar de helft niet in zit. Reken op een uurtarief en op twee tot vier weken doorlooptijd.

Het laten inrichten is aan de orde bij meerdere entiteiten, een webshop met duizenden orders, of pakketten die alleen een schermweergave kennen. Dan gaat het niet om exportknoppen maar om het via de API ophalen van wat de exportknop niet geeft, en om het in één doorzoekbaar archief zetten. Dat is een paar dagen bouwwerk, en het is de enige route waarbij je aan het eind kunt zoeken in wat je bewaart.

Welke route past bij jouw afsluiting?

Hoeveel systemen bevatten fiscaal relevante data?

Een webshop die per 31 december stopt

Een eenmanszaak verkoopt fietsonderdelen via Shopify, factureert in Moneybird, int via Mollie, bankiert zakelijk bij de Rabobank en draait mail en documenten op Google Workspace met een eigen .nl-domein. Zeven boekjaren vallen nog onder de bewaarplicht. Zo ziet de kalender eruit.

Half oktober. Herstelmail en tweede factor van alle accounts naar een privéadres. Inventaris gemaakt: negen systemen, twee vergeten (de WhatsApp Business-app en de gedeelde Drive-map met leveranciersafspraken). Externe schijf gekocht, mappenstructuur per systeem aangelegd.

1 december. Webshop op "geen nieuwe bestellingen". Terugkerende Moneybird-facturen uitgezet. Mollie blijft aan, de bankkoppeling blijft aan, de scan-en-herken-mailbox blijft aan.

31 december. Vriesdatum. Laatste order verwerkt, laatste bon geboekt.

Half januari. Het Mollie-balansrapport over december is er, het laatste settlement is uitbetaald, het banksaldo staat stil. Nu pas exporteren: Shopify-CSV's van orders, klanten en producten; Mollie-balansrapport als MT940 plus de settlements als pdf; Rabobank-afschriften en jaaroverzichten van zeven jaar; en tot slot Moneybird, met zeven auditfiles, alle verkoopfacturen, alle inkomende documenten, de contacten en de bankmutaties.

Eind januari. Controle. De auditfile over 2026 eindigt op 31 december, klopt. Het aantal factuur-pdf's is 1.312 tegen een nummerreeks van 1.312, klopt. Het aantal bestanden in de documentenexport is 1.140 tegen 1.187 inkoopboekingen: dat klopt niet, en de oorzaak blijkt een reeks bonnen uit 2021 die als bijlage bij een memoriaalboeking zat in plaats van bij een inkoopfactuur. Die zijn apart opgehaald zolang het abonnement nog liep. Dit is precies waarom de controle vóór de opzegging hoort.

Begin februari. Laatste btw-aangifte ingediend en bevestigd. Daarna machtiging voor de intermediair ingetrokken, koppelingen tussen Shopify, Mollie en Moneybird verbroken, en de abonnementen opgezegd in die volgorde: Shopify gedeactiveerd, Mollie-account gesloten, Moneybird als laatste.

Maart. Google Workspace geëxporteerd met de Data Export tool, gecontroleerd, en daarna pas opgezegd. Het domein blijft staan, met een doorschakeling van info@ naar het privéadres. Kosten: ongeveer tien euro per jaar. Zeven jaar lang.

Wat je bewaart en wat er mag weg

Bewaren doe je, per boekjaar gesorteerd: de auditfiles, de grootboekoverzichten en jaarrekeningen, alle verkoop- en inkoopfacturen met de onderliggende bonnen, de bank- en betaalprovidermutaties, de btw- en loonaangiftes met hun bevestigingen, de stamgegevens van klanten en leveranciers, en de contracten. En twee dingen die niemand een administratie noemt en die je toch wilt hebben: de correspondentie waarin een afspraak of correctie is vastgelegd, en de vastlegging van je eigen exportproces, zodat je over vijf jaar nog kunt uitleggen waar een bestand vandaan komt.

Wat na de termijn wel weg mag, mag pas weg als je zeker weet dat de termijn is begonnen. Zeven jaar teruggerekend vanaf vandaag is niet hetzelfde als zeven jaar na het laatste feit in het dossier. En één categorie vernietig je juist wel bewust en op tijd: persoonsgegevens die je alleen voor je bedrijfsvoering verwerkte en waar geen fiscale grond meer onder ligt, zoals sollicitatiedossiers, nieuwsbriefbestanden en klantprofielen. Die horen niet zeven jaar in een map op een schijf omdat het makkelijker was dan opruimen.

De vraag die je bij elke knop stelt is dus niet "heb ik dit nog nodig", maar "kan ik hier over zeven jaar nog bij, zonder de partij die ik vandaag opzeg". Wie die vraag stelt vóór de opzegging, kan hem nog beantwoorden. Wie hem erna stelt, mag hopen dat er nog een kopie ergens rondslingert.

Veelgestelde vragen

Alisina Nawabi
Geschreven doorAlisina Nawabi

AI Product Engineer & Solutions Architect

Systemen die wel samenwerken

Dat afsluiten een stuk of tien losse exportroutes kost, komt doordat je systemen nooit één keten vormden. Ik denk met je mee, ontwerp die keten en bouw hem end-to-end, zodat je data op één plek klopt in plaats van op twaalf.

Meer informatie

Dit artikel is geproduceerd samen met het Agent Team. Meer over de redactie.

Genoemde integraties

Dit artikel noemt deze tools. Ik koppel ze op maat aan je eigen systemen.

Gerelateerde artikelen

Twee administraties samenvoegen na een bedrijfsovername: het draaiboek voor de eerste 30 dagen
Gids
Uitgebreide gids16 min

26 aug 17:00

Twee administraties samenvoegen na een bedrijfsovername: het draaiboek voor de eerste 30 dagen

De dag na de handtekening begint de klus die niemand plant. Dit is het draaiboek voor dertig dagen: de knip in je administratie, de inventaris op naam van de vertrekkende eigenaar, en waarom je negentig dagen naast elkaar draait.

Inhuurdossier per opdracht: zo bewijs je onder de Wet DBA dat je zzp'er echt zelfstandig werkte
Gids
Uitgebreide gids13 min

13 aug 17:00

Inhuurdossier per opdracht: zo bewijs je onder de Wet DBA dat je zzp'er echt zelfstandig werkte

Een getekende modelovereenkomst bewijst niets over hoe er feitelijk gewerkt is. Deze gids laat zien welke negen dingen je per opdracht moet kunnen tonen, uit welk systeem ze komen en hoe je dat inricht.

KING Financieel en KING Factureren stoppen op 31 oktober 2026: welke route kost jou het minst?
Gids
Uitgebreide gids14 min

7 aug 09:00

KING Financieel en KING Factureren stoppen op 31 oktober 2026: welke route kost jou het minst?

Op 31 oktober 2026 kun je KING Financieel en KING Factureren alleen nog raadplegen. Je koppelingen verhuizen bij geen enkele route mee. Vier routes naast elkaar, met de prijzen en een tijdlijn die terugrekent.

Twee volle systemen koppelen: zo match je klanten en artikelen zonder dubbelen
Gids
Uitgebreide gids16 min

5 aug 17:00

Twee volle systemen koppelen: zo match je klanten en artikelen zonder dubbelen

Twee systemen die allebei al vol staan en geen gedeeld veld hebben. Zo match je klanten en artikelen in zes stappen, van KvK-nummer tot naam, en houd je het bij één klant per klant.

Koppelingen bewaken: hoe je een stilgevallen koppeling merkt voordat je klant belt
Gids
Uitgebreide gids14 min

3 aug 09:00

Koppelingen bewaken: hoe je een stilgevallen koppeling merkt voordat je klant belt

Een koppeling die stilvalt geeft geen foutmelding maar een leegte, en die kost per dag orders, facturen en voorraad. Zo richt je hartslag, herhaalpogingen, een dode brievenbus en een nachtelijke telling in.

Je koppeling draait weer: zo haal je de achterstand in zonder dubbelen
Gids
Uitgebreide gids14 min

5 aug 09:00

Je koppeling draait weer: zo haal je de achterstand in zonder dubbelen

Na een storing begint het echte werk: uitzoeken wat er niet is doorgekomen en dat inhalen zonder dat een klant twee facturen krijgt. Het venster, de telling, de herstelvolgorde en de uitzonderingen die je met de hand doet.