Twee administraties samenvoegen na een bedrijfsovername: het draaiboek voor de eerste 30 dagen

De handtekening staat. Maandagochtend zit je in een bedrijf waarvan de facturatie gewoon doorloopt, waar incasso's blijven worden aangeboden en waar monteurs inloggen op systemen die niet op naam van dat bedrijf staan, maar op die van de man die er net uit is gestapt.

Je overnameadviseur stopte bij de closing. Je boekhouder wacht rustig op het eerste kwartaal. En de vertrekkende eigenaar is over drie weken slecht bereikbaar, precies wanneer je zijn geheugen het hardst nodig hebt. Dit gaat over die dertig dagen: de systeemklus die niemand plant, in de volgorde waarin hij in de praktijk stukgaat.

De knip is het exacte tijdstip waarop een order, een gewerkt uur, een factuur of een betaling niet meer bij de oude onderneming hoort maar bij de nieuwe. Alles ervoor blijft in de oude administratie staan en wordt daar afgewikkeld, alles erna hoort in de nieuwe. Vrijwel elke discussie in maand twee gaat terug op één vraag: waar lag de knip precies, en wie heeft dat ergens opgeschreven.

Eerst dit: aandelen of activa bepaalt de helft van je werk

Twee overnames die in de kroeg hetzelfde heten leveren volstrekt verschillend werk op.

Koop je de aandelen van een bv, dan blijft de rechtspersoon gewoon bestaan. Hetzelfde KvK-nummer, hetzelfde btw-identificatienummer, dezelfde bankrekening, dezelfde contracten, dezelfde arbeidsovereenkomsten en hetzelfde incassant-ID. Aan de buitenkant verandert er juridisch niets. Je klus is dan bijna volledig een kwestie van toegang en rapportage.

Koop je activa en passiva, dan koop je spullen en geen huls. Neem je een eenmanszaak of vof over, dan schrijf je een nieuwe onderneming in en krijgt die een nieuw KvK-nummer. Daarmee verandert vrijwel alles wat op een factuur, in een mandaat of onder een contract staat.

Die derde regel van onderen is de stille: contracten verhuizen niet vanzelf. Een partij kan haar rechtsverhouding tot de wederpartij alleen met medewerking van die wederpartij aan een derde overdragen, bij akte. Je leaseonderneming, je verzekeraar en je softwareleverancier moeten dus alle drie ja zeggen. Reken op weken, niet op dagen.

De rest van deze gids gaat uit van de zware variant. Kocht je aandelen, dan kun je stap 3 tot en met 5 grotendeels overslaan en houd je een prettig korte lijst over.

Wat je nodig hebt voordat je iets aanraakt

Deze klus kost geen nieuwe software. Hij kost je twee complete exports, een handvol accounts die op jouw naam staan in plaats van op die van de verkoper, en één beslissing die bijna elke koper uitstelt: op welk tijdstip precies de knip ligt. Leg dit klaar voordat je de eerste instelling aanpast.

• De koopovereenkomst met de overnamedatum, en een tijdstip erbij. Een datum zonder tijdstip levert een grijze zone van vierentwintig uur op, en precies daarin valt de duurste order van die maand.
• Beheerderstoegang aan beide kanten, op jouw naam. Niet de inlog van de verkoper die je mag lenen. Een eigen account, met je eigen tweede factor, waarmee je deze week echt hebt ingelogd.
• Een postbus die jij beheert als beheerderscontact. Bij de registrar, bij de bank, bij het boekhoudpakket. Zolang bevestigingsmails bij de verkoper binnenkomen, eis je dingen op waarvan de bevestiging bij de tegenpartij in de inbox valt.
• Een auditfile per boekjaar uit beide pakketten. Plus platte exports van relaties, artikelen en openstaande debiteuren en crediteuren, met het interne id als eerste kolom.
• Het incassocontract en de mandaatgegevens. Je incassant-ID, en de telling: hoeveel doorlopende machtigingen zijn er, en hoeveel daarvan zijn zakelijke B2B-mandaten.
• Twaalf maanden bankafschriften en creditcardafschriften van beide kanten. Dit is je enige betrouwbare bron voor abonnementen die op een privékaart staan.
• De personeelsdossiers met verlofsaldi per de knip. Inclusief de loonaangiften van het lopende jaar en de pensioenregeling.
• Budget voor negentig dagen dubbel draaien. In de orde van tientallen tot een paar honderd euro, zoals je verderop ziet. Reserveer het bewust, want de neiging om het uit te sparen is precies wat mensen in week twee tot een overhaaste migratie drijft.
• Eén naam die aftekent. Iemand binnen jouw bedrijf die de overdracht bezit. Zonder die naam blijft elk los eindje tussen twee partijen hangen tot niemand er meer naar kijkt.

De inventaris: alles wat op een persoon staat in plaats van op het bedrijf

Bij een overname is de vraag zelden wie er nog een wachtwoord heeft. De vraag is welk systeem aan welke persoon hangt. Bij een bedrijf van tien man is de vertrekkende eigenaar meestal ook de domeinhouder, de betaler, de beheerder en degene die ooit op "toestaan" klikte bij elke koppeling.

De snelste manier om die lijst compleet te krijgen is niet vragen maar tellen. Neem twaalf maanden bank- en creditcardafschriften en streep elke terugkerende afschrijving aan. Elke regel waar geen factuur op bedrijfsnaam bij hoort, is een abonnement dat op een persoon staat. Bij een MKB-overname levert dat routineus vijftien tot dertig regels op, waarvan de helft niemand meer wist.

De volgorde waarin je die kanalen binnenhaalt is dezelfde als bij een leverancierswissel: alles binnenhalen terwijl de vertrekkende partij nog toegang heeft en nog meewerkt, en pas dichtzetten als het laatste kanaal van jou is. Het verschil zit in de klok. Bij een overname zit de vertrekkende eigenaar er meestal nog een paar weken, vaak zelfs vriendelijk. Dat venster is je grootste bezit en het sluit sneller dan je denkt.

Het draaiboek: tien stappen in dertig dagen

1. Zet de knip op een tijdstip en spreek drie randgevallen vooraf af. Kies bijvoorbeeld 30 september 23:59:59 en zet dat in beide pakketten in de omschrijving van de eerste boeking erna. Leg dan drie dingen vast voordat ze zich voordoen: een order die vóór de knip is aangenomen en erna geleverd (die factureert de nieuwe onderneming), een abonnement dat over de knip heen loopt (pro rata splitsen, met de berekening erbij) en een creditnota op een oude factuur (die hoort thuis in de administratie waar de originele factuur staat). Zonder die drie afspraken krijg je een discussie per factuur.

2. Trek de nulmeting voordat er iemand iets aanpast. Vraag per boekjaar een auditfile uit beide pakketten. De Auditfile Financieel is de open standaard hiervoor, en er is haast bij het formaat: XAF 4.0 is sinds februari 2025 de actuele versie en vanaf 1 januari 2027 wordt alleen dat formaat nog geaccepteerd. Vraag dus 4.0 en geen 3.2. Weet ook wat je níet krijgt: een auditfile bevat je grootboek, de mutaties en de stamgegevens van debiteuren en crediteuren, maar geen scans, geen bijlagen bij boekingen en geen mailhistorie. Die bonnen en die mailboxen vraag je apart, nu het nog kan.

Vergeet daarbij niet dat de verkoper zijn eigen plicht houdt. De administratie moet 7 jaar bewaard blijven, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Jouw export is jouw werkkopie, geen overname van zijn verplichting. Zet dat in één zin in de overeenkomst, dan hoef je er over vier jaar niet over te bellen.

3. Meld de wijziging bij KVK en pas je factuursjabloon dezelfde week aan. Voor het Handelsregister geldt dat je een wijziging binnen één week moet doorgeven en dat je bij nalatigheid aansprakelijk kunt zijn. Loop daarna elk sjabloon af waar bedrijfsgegevens in staan, want dat zijn er meer dan je denkt: het factuursjabloon in beide pakketten, de webshopvoettekst, de automatische herinnering, de pakbon, de offerte, de mailhandtekening en de algemene voorwaarden. Op een factuur horen je volledige naam en adres, je btw-identificatienummer en, als je bij KVK staat ingeschreven, je KvK-nummer. Een factuur met het oude nummer erop is geen schoonheidsfoutje maar een onvolledige factuur.

4. Beslis je nummerreeks vóór de eerste factuur. De Belastingdienst eist opeenvolgende factuurnummers waarbij elk nummer maar één keer voorkomt. Dat gaat mis op precies één manier: je neemt de nummerstand van de verkoper over in jouw pakket en hebt binnen een week twee facturen met hetzelfde nummer in één administratie. Begin een nieuwe reeks per de knip, met een prefix per herkomst (2026-N-0001 naast je eigen 2026-0001). Dat prefix kost niets en het is straks in je gecombineerde rapportage de enige manier om in één oogopslag te zien welke omzet uit welk bedrijf komt.

5. Ga de incassomandaten na, want core en B2B lopen hier uiteen. Het rekeningnummer van de incassant maakt geen deel uit van de machtiging, dus van bank wisselen raakt je mandaten niet. Verandert je naam of je incassant-ID wel, dan is er wél actie nodig, en de Rabobank is er in haar handleiding voor de Bedrijven Euro-incasso hard over: je hebt een nieuw incassocontract nodig en je klant moet een nieuwe machtiging tekenen en die opnieuw bij zijn bank laten registreren (handleiding versie maart 2019). Bij gewone doorlopende machtigingen is het milder: niet alle machtigingen van het overgenomen bedrijf hoeven te worden hernieuwd als de bank het incassantnummer kan overnemen, mits je je debiteuren informeert over de nieuwe naam en het nieuwe incassant-ID en ze een uitstapmogelijkheid geeft.

Tel daarom in week één de twee stapels apart. Twintig B2B-mandaten is geen taak maar een campagne met brieven, herinneringen en een deadline. En plan de eerste incassorun ná die campagne, niet ervoor.

6. Haal de abonnementen van de privékaart, en pas dáárna zeg je de kaart op. Werk je aangestreepte afschriftenlijst regel voor regel af en zet per abonnement de eigenaar om naar een bedrijfsaccount met een bedrijfskaart. Drie categorieën komen eruit: overzetten, opzeggen, en vervangen omdat het abonnement aan een persoonlijke identiteit hangt die niet overdraagbaar is. De volgorde is niet onderhandelbaar. Zeg je eerst de kaart op, dan ontdek je welke diensten eraan hingen op het moment dat ze uitvallen, en dat is meestal een vrijdagmiddag.

7. Breng de koppelingen in kaart die op één persoon draaien. Elke koppeling tussen je webshop, je boekhouding, je urenregistratie en je CRM is ooit door iemand geautoriseerd. Die autorisaties leven op eigen tokens, los van het wachtwoord van die persoon, en ze stoppen zodra dat account wordt uitgeschakeld. Verhuis je bovendien een administratie naar een andere omgeving van hetzelfde pakket, dan blijft de koppeling naar de oude omgeving wijzen: bij Exact Online moet je in dat geval de koppeling herstellen en opnieuw autoriseren op de nieuwe omgeving voordat er weer iets doorloopt. Loop dus per pakket het autorisatiescherm langs en zet elke koppeling om naar een serviceaccount van het bedrijf.

8. Regel het personeel op de dag van de knip, niet in de maand erna. Bij een activa-passiva-transactie gaat personeel van rechtswege mee. De wet is er kort en helder over: door de overgang van een onderneming gaan de rechten en verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst van rechtswege over op de verkrijger, en blijft de oude werkgever nog een jaar hoofdelijk verbonden voor verplichtingen van vóór dat tijdstip. Salaris, anciënniteit, verlofsaldi en vakantiegeld gaan dus mee, en harmoniseren met je eigen arbeidsvoorwaarden mag niet eenzijdig.

Praktisch betekent dat drie dingen op de dag van de knip: een export van verlof- en verlofuurstanden per medewerker met de knip als peildatum, door beide partijen afgetekend; een splitsing van de loonaangifte over de maand waarin de knip valt; en een aparte check op pensioen, want dat is de uitzondering. Onder voorwaarden gaat de pensioenregeling juist níet automatisch mee over, bijvoorbeeld als de verkrijger zijn eigen regeling aanbiedt of onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds valt. Laat dat één keer nakijken in plaats van het aan te nemen.

9. Bouw een gedeelde rapportagelaag in plaats van een migratie. Dit is de stap die het meeste rust oplevert en die het vaakst wordt overgeslagen. Je hebt straks twee pakketten met elk hun eigen grootboekschema. De brug daartussen is het Referentie GrootboekSchema, de gestandaardiseerde codering waar Nederlandse pakketten hun grootboekrekeningen aan hangen. Reken alleen niet op gelijke versies: Moneybird hangt elke categorie aan een RGS 3.5-code en levert daarop een brugstaat, terwijl de taakgroep RGS eind juli 2026 de alfaversie van RGS 3.9 voor review vrijgaf. Match daarom op de eerste niveaus van de RGS-code, niet op de volledige code.

De werkende opzet is saai en dat is precies goed: elke maand een auditfile of brugstaat uit beide pakketten, in één tabel, met een kolom voor de herkomst. Daarop rapporteer je omzet, marge en kosten op RGS-niveau drie. Voor het gereedschap hoef je niets duurs te kopen. Looker Studio heeft een gratis variant, en Metabase heeft naast zijn betaalde plannen een gratis zelf te hosten Open Source-editie (Starter staat op 90 dollar per maand, prijzen augustus 2026). Wil je het live in plaats van maandelijks, dan trek je dezelfde cijfers via de API's van Exact Online en Moneybird.

10. Trek pas nu de toegang in, en teken de overdracht af. De oude eigenaar, zijn boekhouder en zijn IT-partij gaan er in deze volgorde uit, en alleen als alles wat aan hun accounts hing al op jouw accounts draait. Het intrekken zelf is een eigen draaiboek dat je per uitgiftekanaal afloopt in plaats van per persoon, want een account uitzetten trekt maar één ding in. Sluit af met één document: welk kanaal, op wiens naam het nu staat, wie het aftekende en op welke datum.

Wat je bewust niet migreert, en hoe je dat kiest

De verleiding in week twee is groot: alles in één pakket en dan ben je ervan af. Doe het niet. Je hebt op dat moment nog geen zicht op welk pakket bij het gecombineerde bedrijf past, je klantbestanden zijn nog niet gematcht, en je zit midden in de drukste operationele periode die een overname kent.

Er zijn drie eerlijke routes.

Route A, direct migreren per de knip. Alles gaat in één keer over naar jouw pakket. Alleen verdedigbaar als de overgenomen administratie klein en schoon is (grofweg onder de tweehonderd relaties), er geen lopende abonnementen of incasso's zijn, en het boekjaar toevallig eindigt op de knip.

Route B, negentig dagen naast elkaar met een gedeelde rapportagelaag. Beide pakketten blijven draaien, de knip is administratief hard, en je rapporteert geconsolideerd over de RGS-brug. Op dag negentig weet je welk pakket het beste past en heb je een matchronde kunnen voorbereiden. Dit is voor de meeste overnames het juiste antwoord, en ik zeg dat zonder mitsen.

Route C, bevriezen. De oude administratie gaat op alleen-lezen, alles nieuws start in jouw pakket, en de oude blijft alleen open voor het afwikkelen van openstaande posten. Past bij een overname waarbij je vooral klanten en voorraad kocht en de rest niet wilt erven.

Die kostenregel is concreter dan hij lijkt. In Moneybird gelden de pakketten per administratie en krijgt elke betaalde administratie een eigen factuur, waarbij het instappakket Compact 3 euro per maand kost en Compleet 41 euro per maand (prijzen augustus 2026). Voor Exact Online is de rekensom een stuk zwaarder: een op 21 augustus 2026 bijgewerkt prijsoverzicht zet Exact Online Boekhouden Essentials op 49 euro per maand voor één gebruiker en één administratie. Drie maanden parallel draaien kost je dus tussen de 9 en de 150 euro. Eén verkeerd samengevoegd klantbestand kost een veelvoud daarvan aan handwerk.

Voor de werkplek geldt dezelfde logica. Microsoft noemt een overname expliciet als scenario voor tenant-to-tenant-migratie en adviseert bij een gefaseerde aanpak een periode in te plannen waarin gebruikers in beide tenants bestaan, met mailrouting, agendabeschikbaarheid en federatie tussen de twee (documentatie bijgewerkt 19 juni 2026). Praktische truc voor die periode: een subdomein kun je aan een andere Microsoft 365-organisatie toevoegen dan het hoofddomein, dus overname.jouwbedrijf.nl kan tijdelijk in de tweede tenant leven zonder dat je hoofddomein hoeft te verhuizen.

Waar het stukgaat, en wat het dan kost

• De knip op een dag in plaats van een tijdstip. Gevolg: een grijze zone van vierentwintig uur waarin twee administraties dezelfde order claimen. Mitigatie: tijdstip vastleggen en de drie randgevallen uit stap 1 vooraf beslissen.
• De nummerreeks van de verkoper overnemen. Gevolg: dubbele factuurnummers in één administratie, en een auditfile die er bij controle uitspringt. Mitigatie: nieuwe reeks per de knip, met een prefix per herkomst.
• Eerst de creditcard opzeggen, dan de abonnementen bekijken. Gevolg: diensten die uitvallen op het moment dat je niet weet welke het waren. Mitigatie: eerst overzetten, dan pas opzeggen, en de afschriftenlijst als bewijs dat je klaar bent.
• B2B-mandaten behandelen als gewone machtigingen. Gevolg: geweigerde incasso's die je pas ziet bij de eerste run na de knip, plus een debiteurenpositie die er opeens slecht uitziet. Mitigatie: de twee stapels apart tellen in week één en de B2B-campagne vóór de eerste run afronden.
• In week twee toch migreren om ervanaf te zijn. Gevolg: twee bestanden die nooit zijn gematcht, dus dubbele klanten die je maanden blijft opruimen. Mitigatie: eerst de matchronde, waarin je in een vaste volgorde van hard naar zacht matcht, van KvK-nummer tot genormaliseerde naam, en de twijfelgevallen naar een mens stuurt.
• Arbeidsvoorwaarden gelijktrekken per de knip. Gevolg: een wijziging die niet rechtsgeldig is en die je een jaar later terug krijgt. Mitigatie: overgenomen voorwaarden ongemoeid laten en harmonisatie apart en met instemming aanpakken.

Een schildersbedrijf van twaalf man, week voor week

Neem een schildersbedrijf met twaalf man dat per 1 oktober een concurrent met zes man overneemt, via een activa-passiva-transactie. De koper draait Exact Online, de verkoper Moneybird Compleet. 1.400 relaties tegenover 900. 140 doorlopende incasso's voor onderhoudsabonnementen, waarvan 112 gewone machtigingen en 28 zakelijke B2B-mandaten.

Knip: 30 september 23:59:59. In de koopovereenkomst staat één alinea die zegt dat orders aangenomen vóór dat tijdstip en geleverd erna door de nieuwe onderneming worden gefactureerd, dat onderhoudsabonnementen pro rata worden gesplitst, en dat creditnota's landen in de administratie van de originele factuur.

Week 1. KVK-melding op 2 oktober, binnen de week. Nieuw factuursjabloon in beide pakketten met het nieuwe KvK-nummer, het nieuwe btw-id en de nieuwe IBAN, en dezelfde wijziging in de webshopvoettekst, de pakbon en de automatische herinnering. Nummerreeks 2026-N-0001 naast de eigen 2026-0001. De 28 B2B-klanten krijgen een brief met een nieuwe machtiging en een deadline van drie weken; de 112 overige klanten krijgen een mail met de nieuwe naam, het nieuwe incassant-ID en veertien dagen om bezwaar te maken. Eerste incassorun verschoven naar 25 oktober.

Week 2. De afschriftenlijst levert 19 terugkerende afschrijvingen op de privékaart van de verkoper op: 11 overgezet naar een bedrijfsaccount, 5 opgezegd (waaronder twee dubbele licenties die de koper al had), 3 vervangen omdat ze aan een persoonlijke identiteit hingen. Zes koppelingen blijken op het account van de verkoper te draaien; alle zes opnieuw geautoriseerd op een serviceaccount.

Week 3. Personeel. Zes dossiers over, verlofsaldi per 30 september afgetekend door beide partijen (samen 214 uur), loonaangifte over oktober gesplitst, en één vraag naar de pensioenadviseur over het verplichte bedrijfstakfonds waar de koper wel en de verkoper niet onder viel.

Week 4. De rapportagelaag. Maandelijks een brugstaat uit Moneybird en een auditfile uit Exact Online, in één tabel met een herkomstkolom, gerapporteerd op RGS-niveau drie in Looker Studio. Kosten van het parallel draaien: Moneybird Compleet op 41 euro per maand, drie maanden, is 123 euro. Zoveel kost het om op 31 december te kunnen kiezen op basis van cijfers in plaats van op basis van de drukste maand van het jaar.

Op dag negentig begint pas de matchronde. En dan blijkt waarom dat wachten geen uitstel was: van de 900 relaties uit Moneybird zit een deel al in Exact Online, want de twee bedrijven zaten in dezelfde regio en deelden klanten. Had de koper in week twee gemigreerd, dan had hij die dubbelen er in januari met de hand uit moeten halen.

Wat je in dertig dagen eigenlijk aan het doen bent

De vraag die onder al deze stappen ligt is niet hoe je twee pakketten samenvoegt. Het is of het bedrijf dat je kocht kan draaien zonder de persoon die het verkocht. Elk abonnement op een privékaart, elke koppeling op een persoonlijk token en elk domein op een privénaam is een stukje bedrijf dat nog aan hem vastzit. Dat is dezelfde afhankelijkheid waar een koper voor betaalt of juist niet: een bedrijf dat draait op de kennis van een paar sleutelpersonen krijgt bij taxatie al snel een korting van 10 tot 25 procent.

Je bent die dertig dagen dus niet aan het opruimen. Je bent aan het vaststellen wat je precies gekocht hebt. En de enige manier om dat eerlijk te doen is niet in week twee alles op één hoop gooien, maar negentig dagen lang twee waarheden naast elkaar laten bestaan en er één rapportage overheen leggen. Wie dan kiest, kiest op cijfers.