Je softwareleverancier is failliet: zo haal je je administratie, klantdata en bestanden nog uit zijn systemen

Maandagochtend werkt je inlog niet meer. Op de site van je softwareleverancier staat één zin over een faillissement, de telefoon schakelt door naar een voicemail die vol is, en je complete orderhistorie, klantenbestand en documentenarchief staan in een omgeving waar jij geen beheerder van bent. Je hebt geen weken. Je hebt de tijd tot de eerste rekening die niemand meer betaalt.

Vanaf dat moment lopen er twee klokken naast elkaar. De juridische klok begint bij de curator, die beslist wat er met de systemen gebeurt. De technische klok loopt bij de partijen bóven je leverancier: de hoster, de licentiegever, de registrar. Die twee klokken lopen niet gelijk, en de tweede is bijna altijd de snelste. Dit is het draaiboek vanaf die maandagochtend, in de volgorde waarin de tijd op raakt.

Wie er vanaf nu over de knop gaat

Een curator is de advocaat die de rechtbank bij het faillissementsvonnis benoemt om de boedel te beheren en te vereffenen. Vanaf de uitspraak is hij de enige die rechtsgeldig over de systemen van je leverancier beschikt. Hij beslist of een omgeving aanblijft, wie er toegang krijgt en tegen welke voorwaarden. Je accountmanager beslist niets meer, ook niet als hij nog opneemt.

Dat geldt ook een laag hoger. Draaide jouw administratie binnen de licentie van je leverancier bij een groot pakket, dan bewaakt die pakketleverancier de poort vanaf nu voor de curator, niet voor jou. In een verzetvonnis van Rechtbank Noord-Holland van 8 april 2026 staat dat mechanisme zwart op wit: Exact verleent bij een faillissement geen toegang aan de bestuurder en verleent vanwege beveiligingsprocedures alleen toegang aan de curator. Pas na uitdrukkelijke toestemming van de curator kreeg iemand anders er twee maanden toegang, met als enige doel de administratie veilig te stellen. Je vraagt dus geen account aan. Je vraagt de curator om toestemming plus een tijdvenster.

De tweede aanname die je moet loslaten gaat over je licentie. Die overleeft het faillissement waarschijnlijk gewoon. De Hoge Raad oordeelde op 23 maart 2018 dat de faillissementstoestand de curator niet de bevoegdheid geeft een voortdurende prestatie die bestaat uit dulden of nalaten te beëindigen, zoals door intrekking van een verleende licentie. Alleen: een gebruiksrecht is geen dienst. Niemand is verplicht de servers aan te houden, de back-ups te draaien of support te geven. Je mag de software blijven gebruiken, op een omgeving die niemand meer betaalt.

Dat verschil is de kern van deze klus. De Faillissementswet beschermt de levering van gas, water, elektriciteit en verwarming tegen opschorting bij een faillissement. Hosting staat niet in dat rijtje.

Wat je nodig hebt voordat je de curator mailt

Een halve dag voorbereiding scheelt je later weken. De curator krijgt in de eerste week tientallen mails van mensen die "onze data" willen; de enige die snel geholpen wordt, is degene die precies opschrijft wát hij wil, uit welke omgeving, over welke jaren, en wat hij ervoor betaalt.

Verzamel eerst je papieren: het contract of de opdrachtbevestiging, de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Daarna je facturen en betaalbewijzen, want de vraag of je vooruit hebt betaald bepaalt of je schuldeiser bent in dit faillissement, en dat is later je toegangsbewijs tot de goedkoopste route die er is. Vervolgens een lijst van elke omgeving op naam: de URL, het beheerdersaccount, het klant- of administratienummer bij de leverancier, en de naam van het pakket dat eronder draait. Tot slot een eigen landingsplek buiten elk pakket om, waar de export ongewijzigd binnenkomt, en een intern besluit over geld: tot welk bedrag betaal je een boedelbijdrage zonder verder overleg.

Twee dingen daaruit verdienen toelichting. De verwerkersovereenkomst is geen formaliteit: staat de klantdata van jóuw klanten in die omgeving, dan blijf jij daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en verplicht zo'n overeenkomst de verwerker om die gegevens aan het eind van de dienst terug te geven of te wissen. En de vraag of je vooruitbetaald hebt is geen boekhoudkundig detail. Alleen een schuldeiser mag straks bij de rechter-commissaris aankloppen.

Het draaiboek, in de volgorde waarin de klok tikt

Na deze zeven stappen heb je een gecontroleerde export uit de boedel: je eigen noodkopie van dag één, een curator die je als schuldeiser kent, een schriftelijk vastgelegde boedelbijdrage met leverdatum en formaat, en een export waarvan je per module hebt geteld dat hij compleet is voordat de omgeving uitgaat.

Dit zijn de zeven stappen, in de volgorde waarin de tijd op raakt:

1. Exporteer vandaag alles wat je vandaag nog kunt

Vraag niemand toestemming. Kun je nog inloggen, dan is dat het enige moment waarop je volledig zelf aan zet bent. Draai elke export die het pakket aanbiedt, module voor module: klanten, orders, facturen, uren, projecten, voorraad, contracten. Download de documentenmap. Maak schermafdrukken van de inrichtingsschermen die je niet kunt exporteren, zoals de rechtenmatrix en de nummerreeksen.

Noteer er meteen twee getallen bij per module: hoeveel records er in staan, en wat het oudste en het nieuwste record is. Die telling is je nulmeting. Zonder die twee getallen kun je over drie weken niet vaststellen of de export die je van de curator krijgt compleet is.

2. Stel binnen een uur vast wie de curator is

Het Centraal Insolventieregister is voor iedereen kosteloos in te zien en bevat de publicaties van alle rechtbanken. Je zoekt op de handelsnaam of de rechtspersoon, of rechtstreeks op het insolventienummer als je dat al hebt (de vorm is F.19/26/123: type, systeemnummer, startjaar, volgnummer). Zoek je op datum, rechtbank en type publicatie, dan kom je niet verder terug dan een jaar.

Twee dingen om te weten voordat je gaat zoeken. De openbare verslagen staan er alleen in als de curator ze digitaal bij de rechtbank heeft ingediend, dus reken er in week één niet op. En na beëindiging van een faillissement blijven de gegevens nog zes maanden zichtbaar, daarna niet meer. Print of bewaar dus meteen wat je vindt.

3. Stuur binnen 24 uur één mail die drie dingen tegelijk doet

Niet drie mails, één. De curator sorteert op wat hij in één keer kan afhandelen.

Meld eerst je vordering en vraag om registratie als schuldeiser, met bedrag en onderbouwing. Sommeer hem vervolgens schriftelijk om zich binnen een redelijke termijn uit te spreken. Dat is geen retoriek maar een wettelijke knop: verklaart de curator zich niet binnen een door de wederpartij schriftelijk gestelde redelijke termijn bereid de overeenkomst gestand te doen, dan verliest hij het recht zijnerzijds nakoming te vorderen. Doet hij de overeenkomst wél gestand, dan moet hij daarbij zekerheid stellen. Zeven tot veertien dagen is voor een lopende softwaredienst een verdedigbare termijn; noem hem expliciet.

Vraag in dezelfde mail om de omgeving niet af te sluiten, en bied direct een boedelbijdrage aan. Krijg je te horen dat de omgeving al uit staat, dan is het gesprek nog niet klaar. De rechtbank ging er in het vonnis van april 2026 van uit dat een curator bij een afgesloten omgeving bij een externe provider de bevoegdheid heeft om een heraansluiting te realiseren, of zo nodig de overeenkomst met die provider ten laste van de boedel gestand te doen. Zet die zin in je mail.

Eén eerlijke grens: heb je je jaarabonnement volledig vooruitbetaald, dan heb jij je kant van de overeenkomst al nagekomen en werkt de sommatietermijn niet zoals hierboven. Je aanspraak wordt dan een concurrente vordering in het faillissement, en je onderhandelt op de commerciële route in plaats van de wettelijke.

4. Benoem je vordering per omgeving, per boekjaar en per bestandssoort

Wie om "onze administratie" vraagt, krijgt een auditfile en heeft dan formeel iets gekregen terwijl de helft van zijn dossier nog in de boedel staat. Tegenover een onwillige oud-boekhouder dwong een voorzieningenrechter in juli 2026 een afgiftelijst van negen benoemde onderdelen af, inclusief de mutatiehistorie en de administratiemailboxen. Diezelfde manier van benoemen gebruik je hier, alleen gaat het nu niet om een boekhouddossier maar om een complete draaiende omgeving. Acht onderdelen, elk per omgeving en per boekjaar uitgeschreven:

• De databasedump van jouw administratie of tenant, in een leesbaar formaat (een SQL-dump, CSV per tabel of de standaardexport van het pakket), mét het schema of de veldbeschrijving erbij.
• Het documentenarchief: elk bestand dat aan een record hangt, plus het koppelbestand dat vertelt welk bestand bij welk record hoort. Zonder dat koppelbestand houd je een map met willekeurige bestandsnamen over.
• De auditfiles per boekjaar, waar het om boekhouding gaat, met vermelding van de XAF-versie.
• De mailstroom: de postbussen die op het domein van de leverancier draaiden, met hun volledige inhoud, plus de MX- en DNS-instellingen. Loopt je domein via die partij, dan draagt de houder in de Whois de sleutel en niet jij.
• De inrichting en het maatwerk: templates, workflows, rapportdefinities, de rechtenmatrix en, waar je die contractueel hebt, de broncode en de documentatie die een opvolger nodig heeft.
• De koppelingen: welke API-sleutels, webhooks en integraties er naar buiten liepen, naar welke partij, en met welke gegevens.
• De logs en de audit trail over ten minste de laatste twaalf maanden.
• Een bevestiging dat er niets wordt gewijzigd of verwijderd zolang de afgifte loopt.

5. Vraag de leverancier bóven je leverancier om zijn curatorprocedure

Dit is de stap die vrijwel niemand zet en die het meeste oplevert. Grote pakketleveranciers hebben een uitgeschreven faillissementsroute met een prijskaartje eraan. Bij AFAS kan een omgeving worden omgezet naar een inkijklicentie: die kost 300 euro per maand en wordt altijd per volledige kalendermaand gefactureerd (tarief augustus 2026), waarbij één aangewezen persoon toegang krijgt tot alle data en alle andere gebruikers geblokkeerd worden. Wat er in zo'n licentie niet meer werkt, staat er even nuchter bij: connectoren, bankkoppelingen en aangiftes zijn dood. Bij Exact liep het in het dossier van april 2026 anders. Exact was bereid de licentie voor twee maanden kosteloos opnieuw te activeren en de curator zelf toegang te verlenen volgens haar eigen curatorprocedure, maar de curator weigerde die toegang op zijn eigen naam. Wat er wél gebeurde: na zijn uitdrukkelijke toestemming gaf Exact twee maanden toegang aan een derde, het administratiekantoor, met als doel de administratie veilig te stellen.

Twee dingen leer je daaruit. De deur bestaat, en hij gaat open door twee dingen tegelijk: een aanbod van de leverancier plus de toestemming van de curator. En de sleutel ligt bij de curator, niet bij jou: je vraagt hem om schriftelijke toestemming en een tijdvenster, en je vraagt de pakketleverancier alleen welke procedure hij hanteert en wie er moet tekenen. Draait jouw boekhouding zelf bij een groot pakket, dan is de overdracht van een omgeving naar je eigen licentie een bestaande, uitgeschreven route en geen gunst.

6. Onderhandel de boedelbijdrage voordat er iets geleverd wordt

Een boedelbijdrage is de vergoeding die een curator vraagt voor werk dat alleen jouw belang dient en niet dat van de gezamenlijke schuldeisers. Er bestaat geen wettelijk tarief. Bij het teruggeven van goederen onder eigendomsvoorbehoud vond een rechter 4 procent van de factuurwaarde redelijk terwijl curatoren in de praktijk vaak 5 tot 8 procent vragen.

Bij een data-export is er geen factuurwaarde om een percentage over te rekenen. Je prijst dus op twee dingen: de uren die de curator of zijn ICT-partij eraan besteedt, en de kosten om de omgeving nog een aantal weken in de lucht te houden. Vraag om een vast bedrag, geen open nacalculatie. Leg vóór betaling vast wát je krijgt, in welk formaat, op welke datum, en dat je betaling geen erkenning is van de facturen van vóór het faillissement. Betaal je zonder die afspraak, dan heb je een boedelvordering gecreëerd en verder niets.

7. Controleer de export voordat de stekker eruit gaat

De export komt binnen op het slechtst denkbare moment: je bent moe, het is opgelost, iedereen wil door. Precies dan wordt de fout gemaakt. Controleer terwijl de omgeving nog leeft, want een gat dat je nu ziet kun je nu nog laten aanvullen.

Open één bestand per type. Tel de records per module en leg ze naast je nulmeting uit stap 1. Controleer het oudste en het nieuwste record. Klik twintig willekeurige documentverwijzingen aan en kijk of het bestand er echt is. Doe daarna de enige test die telt: lees de export in in een nieuwe omgeving of een lokale database. Een import die pas over drie weken voor het eerst draait, draait één keer te laat. Bewaar de ruwe export ongewijzigd en werk verder op een kopie, met een bestandslijst en checksums ernaast.

Als de curator niet reageert

Stilte is de normale toestand in week één, niet een teken van onwil. Een curator van een softwarebedrijf zit die week in personeel, in een mogelijke doorstart en in tientallen klanten die precies hetzelfde vragen als jij. Na je gestelde termijn heb je drie routes, in oplopende zwaarte.

De goedkoopste is een verzoek aan de rechter-commissaris. Iedere schuldeiser kan bij de rechter-commissaris opkomen tegen een handeling van de curator of van hem een bevel uitlokken dat de curator iets doet of nalaat, en de rechter-commissaris beslist daarover binnen drie dagen nadat hij de curator heeft gehoord. Drie dagen. Geen andere route komt daarbij in de buurt. Er zit één harde grens aan: een artikel 69-verzoek gaat over slecht beheer van de boedel en is niet bedoeld om persoonlijke aanspraken geldend te maken. Twee pandhouders die inzage in de administratie vroegen, kregen om precies die reden nul op het rekest. Formuleer je verzoek dus in het belang van de boedel: een omgeving die uitgaat verliest haar waarde voor een doorstart en daarmee voor alle schuldeisers.

Daarboven staat het kort geding tegen de curator in zijn hoedanigheid. Een vordering tot afgifte is een zaak van onbepaalde waarde; het griffierecht daarvoor is in 2026 vastgesteld op 735 euro voor een rechtspersoon en 341 euro voor een natuurlijk persoon, plus je advocaatkosten. Reken erop dat je die kosten zelf draagt, ook als je wint: een proceskostenveroordeling tegen een lege boedel is een papieren overwinning.

En houd rekening met de derde route, die je overkomt in plaats van dat je hem kiest. Wordt de onderneming doorgestart, dan verandert je wederpartij van de ene dag op de andere, en met hem de prijs en de toon. Een doorstarter wil klanten houden en is vaak veel makkelijker over een export dan de curator. Het omgekeerde bestaat ook: hij koopt de klantenrelaties en heeft er geen belang bij dat jij vertrekt.

Beslis-kader: wat doe je wanneer

Het beslispunt is niet "wat is mijn recht" maar "wat kost mij het minst per dag dat dit duurt". Vier criteria bepalen de route: of je nog kunt inloggen, of je schuldeiser bent, hoeveel dagen je bedrijf zonder deze data kan, en hoe reconstrueerbaar de data is uit je eigen bronnen (bank, mail, portalen bij de Belastingdienst, je opvolgende leverancier).

Onder die vier criteria ligt één vuistregel. Betalen is bijna altijd goedkoper dan procederen, zolang je vastlegt wat je voor dat geld krijgt. Procederen doe je pas als de omgeving dreigt te verdwijnen en de curator niet beweegt, want je procedeert tegen een boedel die per definitie geen geld heeft.

De zes valkuilen die dit dossier maken of breken

Betalen zonder dat er iets op papier staat. De curator vraagt een bedrag, jij maakt het over, en daarna blijkt de export een pdf-map te zijn. Zonder afspraak vooraf over inhoud, formaat en datum heb je alleen een boedelvordering gekocht. Zet die drie dingen in de mail waarop je "akkoord" antwoordt.

Een pdf-dump accepteren als eindoplossing. Je bewaarplicht ligt bij jou en loopt gewoon door, en digitaal ontvangen gegevens bewaar je in hun oorspronkelijke vorm. Een uitdraai voldoet daar niet aan, en je kunt er niets mee inlezen. Vraag om het bronformaat en accepteer pdf hooguit als aanvulling.

De mailstroom vergeten. Liepen je postbussen of je MX-records via de leverancier, dan verdwijnt je inkomende post zonder foutmelding zodra het domein of de hosting vervalt. Inkoopfacturen, bevestigingen en herinneringen bouncen dan bij de afzender, niet bij jou. Regel de doorschakeling in dezelfde week, niet in dezelfde maand.

Denken dat je licentie je data redt. Het gebruiksrecht blijft, de dienst niet. Wie erop vertrouwt dat de software blijft werken omdat de licentie doorloopt, ontdekt op een willekeurige dinsdag dat de omgeving is opgeheven omdat de hoster niet meer betaald werd.

Je data behandelen als eigendom dat je komt ophalen. Zo werkt het niet: je haalt geen server leeg zoals je een geleaste machine ophaalt. De wetgever heeft juist een aparte bepaling nodig gehad om de curator toegang te geven tot administratie die bij derden staat, en die bepaling is er voor hém, niet voor jou. Jouw aanspraak is contractueel en commercieel, dus voer hem ook zo.

De AVG-hefboom laten liggen. Staat de klantdata van jouw klanten in die omgeving, dan is dat geen abstractie: bij een faillissement met persoonsgegevens in de boedel heeft de curator de feitelijke macht over die gegevens en is hij daardoor verwerkingsverantwoordelijke die zich aan de AVG moet houden. Dat geeft je een argument dat hij serieus moet nemen: hij heeft geen grondslag om jouw klantbestand aan te houden, en je verwerkersovereenkomst verplicht tot teruggave of wissing na afloop van de dienst. Dat het geen theorie is, bewijst de veiling waarbij Google 10 miljoen dollar betaalde voor 100 miljoen e-mails en 500 miljoen Teams-berichten van het failliete Spirit Airlines. Bedrijfsdata in een boedel heeft een prijs.

Zo ziet de eerste week eruit

Hieronder loop ik de route één keer helemaal door. Het bedrijf en zijn eigen getallen zijn een voorbeeld dat je invult met dat van jezelf; de procedures, tarieven en termijnen die erin langskomen staan in de bronnen hierboven.

Een installatiebedrijf met 22 medewerkers draait zijn ERP, urenregistratie en documentarchief bij een regionale softwarepartner. Die partner host de omgeving zelf en is de licentiehouder bij het onderliggende pakket. Op dinsdag wordt de partner failliet verklaard.

Dinsdag. Inloggen lukt nog. Er gaan drie mensen aan het exporteren: klanten, projecten, orders, uren, facturen en het documentarchief. Aantekening: 4.812 relaties, 61.340 uurregels, oudste boeking januari 2019. Schermafdrukken van de rechtenmatrix en de nummerreeksen. Rond het middaguur is de curator gevonden in het insolventieregister, met kantoornaam en e-mailadres.

Woensdag. Eén mail naar de curator. Melding van de vordering (een vooruitbetaald jaarabonnement van 9.600 euro, waarvan zeven maanden onbenut). Schriftelijke sommatie om zich binnen tien dagen uit te spreken over voortzetting. Verzoek de omgeving niet af te sluiten, met een aanbod van een boedelbijdrage, en de zin over heraansluiting of gestanddoening ten laste van de boedel erbij. In de bijlage de lijst met acht onderdelen, per boekjaar uitgeschreven.

Donderdag. Mail naar de pakketleverancier met één vraag: welke procedure geldt bij een faillissement van de licentiehouder en wie moet daarvoor tekenen. Antwoord: een inkijklicentie is mogelijk, alleen op verzoek van de curator, tegen 300 euro per volledige kalendermaand.

Vrijdag. De curator reageert. Hij houdt de omgeving nog vier weken aan omdat hij een doorstart onderzoekt en biedt een begeleide export aan tegen 1.250 euro plus de licentiekosten. Akkoord per mail, met daarin opgesomd: databasedump inclusief schema, documentarchief met koppelbestand, mailboxexport, en levering uiterlijk over veertien dagen. Plus de zin dat de betaling geen erkenning is van openstaande facturen van vóór het faillissement.

Twee weken later. De export komt binnen. De relatietelling klopt op 4.812. De uurregels komen uit op 58.902, bijna 2.500 minder dan de nulmeting. Eén mail terug met beide getallen erbij, en het blijkt dat een gearchiveerd boekjaar buiten de dump was gevallen. Die komt twee dagen later na. Zonder die telling op dinsdag was dat gat pas over een half jaar opgevallen, toen niemand meer iemand had om het aan te vragen.

Wat je hierna anders vastlegt

Dit dossier eindigt met een contractvraag, niet met een juridische. De Data Act geeft je sinds 12 september 2025 harde overstaprechten bij clouddiensten: een opzegtermijn van maximaal twee maanden, een overgangsperiode van maximaal 30 dagen en daarna nog minimaal 30 dagen om je data op te halen, en vanaf 12 januari 2027 mag een aanbieder geen overstapkosten meer rekenen. Prachtige rechten, met één eigenschap: ze werken tegen een leverancier die er nog is. Tegen een curator zijn het vorderingen, geen knoppen.

Wat wél werkt tegen een faillissement is saai en goedkoop: een export die buiten de omgeving van je leverancier landt, op een ritme dat je niet hoeft te onthouden, en één keer per jaar een echte terugleestest zodat je weet dat het bestand meer is dan een geruststellend icoontje. Bij maatwerk hoort daar de afspraak over broncode en documentatie bij; over je hele stack heen is het een kwestie van per systeem wegen hoe erg je vastzit en daar een route bij kiezen.

De vraag is niet of een van je leveranciers ooit omvalt. De vraag is of je, op de ochtend dat het gebeurt, iets in handen hebt dat niet in zijn omgeving staat.