Van eenmanszaak naar bv: zo zet je je nieuwe KvK- en btw-nummer door in elk systeem dat ze gebruikt

De akte is getekend. Je bent bv. En in je boekhoudpakket, op je factuursjabloon, in je incassobestand en bij je betaalprovider staat nog steeds de eenmanszaak die vanaf vandaag niet meer bestaat.

Je accountant regelde de route, de notaris de akte, en daar houdt hun werk op. Wat jij overhoudt is een stapel systemen die allemaal hetzelfde oude KvK- en btw-nummer dragen, plus één vraag die niemand voor je beantwoordt: in welke volgorde zet je ze om zonder dat je koppelingen omvallen.

Ruisend of geruisloos, de inbrengbeschrijving, de stakingswinst: dat is het werk van je accountant en dat hoort daar ook. De andere helft is de systeemkant, en die valt of staat bij één beslissing die de meeste ondernemers precies één stap te vroeg nemen.

Er zijn twee knipdatums, en ze vallen niet op dezelfde dag

De fiscale knip en de btw-knip zijn twee verschillende datums. Zet je je eenmanszaak met terugwerkende kracht om, dan verhuist je winst vanaf 1 januari naar de bv. Voor de omzetbelasting bestaat die bv pas op het moment dat de notariële akte is getekend. Tot dat moment factureert je eenmanszaak en draagt je eenmanszaak de btw af. In het overgangsjaar loopt je administratie dus door twee btw-nummers.

Dat is geen detail, het is de hele reden dat deze klus misgaat. De Belastingdienst schrijft het zelf zo op: de nieuwe bv is pas juridisch ondernemer als de notariële akte is ondertekend, en tot dat moment is er sprake van een bv in oprichting. Voor de periode daarvóór, de voorperiode, geldt dat de omzetbelasting door de omgezette eenmanszaak moet worden voldaan: een lichaam kan pas vanaf de datum van oprichting ondernemer voor de btw zijn.

In de praktijk betekent dat: teken je de akte op 30 september, dan doe je de aangifte over het derde kwartaal nog op naam van de eenmanszaak en de aangifte over het vierde kwartaal op naam van de bv. Valt de akte midden in een kwartaal, dan moet je dat kwartaal met de hand splitsen, want je pakket genereert één aangifte over de hele periode. Als je nog invloed hebt op de datum: laat de akte op de eerste dag van een kwartaal vallen. Dat scheelt je een halve dag knippen en plakken en een discussie met je boekhouder in januari.

Voor de inbreng zelf hoef je overigens geen btw af te dragen. De Belastingdienst rekent de omzetting van een eenmanszaak in een bv tot de overdracht van een algemeenheid van goederen, en daarover wordt geen btw in rekening gebracht. Alleen wat je níet meeneemt naar de bv gaat naar privé, en daarover reken je wel af.

De twee deadlines voor terugwerkende kracht

Wil je de bv in met terugwerkende kracht naar 1 januari van een jaar, dan zijn er twee routes, en allebei hangen ze aan twee datums in plaats van één. Dat tweede getal is wat mensen missen.

Bij een geruisloze omzetting moet de intentieverklaring vóór 1 oktober van het jaar waarnaar je terugwerkt bij de Belastingdienst geregistreerd zijn. De notariële akte mag daarna nog volgen, tot 31 maart van het jaar erna.

Bij een ruisende inbreng ligt de eerste datum een half jaar eerder: de intentieverklaring moet vóór 1 april binnen zijn, en dan moeten de oprichting van de bv én de inbreng van de onderneming vóór 1 oktober van datzelfde jaar rond zijn. Mis je die aprildatum, dan is de ruisende route voor dat jaar dicht, ook als je in september nog bij de notaris zou kunnen zitten.

Ingevuld voor terugwerkende kracht naar 1 januari 2026 levert dat drie data op. Ruisend: intentieverklaring vóór 1 april 2026, en de oprichting van de bv en de inbreng van de onderneming uiterlijk op 30 september 2026 rond. Geruisloos: intentieverklaring vóór 1 oktober 2026, akte tot 31 maart 2027. KVK zet 30 september daarom twee keer in zijn ondernemerskalender: als uiterste datum voor het tekenen en registreren van de intentieverklaring voor geruisloze inbreng én als uiterste datum voor het oprichten van een bv met ruisende inbreng.

Die registratie is ouderwets papierwerk. Je stuurt de voorovereenkomst of intentieverklaring met het geleideformulier aangetekend naar Belastingdienst, Postbus 13, 6400 AA Heerlen, en je krijgt geen ontvangstbewijs terug. Je verzendbewijs is je enige bewijs. Bewaar het bij je akte.

Welke variant bij je past en wat de stakingswinst doet, hoor je van je accountant. Wat hier telt, is dat die datum ook je systeemplanning bepaalt: alles hierna hangt aan het moment waarop de akte er is.

Wat je nodig hebt voordat je één instelling aanraakt

De klus zelf kost geen nieuwe software. Hij kost drie brieven, één inlogmiddel en een lijst.

• Het nieuwe KvK-nummer. De notaris schrijft de bv in en je krijgt daarbij een nieuw KVK-nummer; het oude nummer van de eenmanszaak wordt opgezegd. Reken op de eenmalige inschrijfvergoeding van 85,15 euro (tarief augustus 2026, KVK werkte die pagina op 11 juni 2026 bij; het bedrag beweegt jaarlijks met de inflatie mee), boven op de notariskosten.
• De brief met het nieuwe omzetbelastingnummer en btw-identificatienummer. Die komt per post, doorgaans binnen twee weken na de inschrijving. Vóór die brief kun je je facturen niet kloppend maken.
• Een eHerkenningsmiddel op het nieuwe KvK-nummer. Als eenmanszaak logde je in met DigiD. Dat kan straks niet meer, en daar kom je verderop op terug.
• Een lijst van elk systeem waar een van je oude nummers in staat. Trek er twaalf maanden bank- en creditcardafschriften bij: elke terugkerende afschrijving is een abonnement dat ergens op een naam staat.
• De telling van je incassomandaten, uitgesplitst naar gewone doorlopende machtigingen en zakelijke B2B-mandaten. Dat zijn twee verschillende klussen.
• Je oude bankafschriften, gedownload. Waarom dat vóóraan staat in plaats van achteraan, lees je bij stap 5.
• Eén datum waarop je de knip legt, met een tijdstip erbij: 23:59:59 van de dag ervoor. Een datum zonder tijdstip laat vierentwintig uur grijs, en daar valt altijd één factuur in.

De inventaris: waar je oude nummers eigenlijk staan

Vraag tien ondernemers waar hun KvK-nummer staat en negen noemen de factuur. Het staan er meestal vijftien tot vijfentwintig.

Die laatste regel is de sluipmoordenaar. De Belastingdienst waarschuwt expliciet dat je je OSS-registratie moet beëindigen voordat je je uitschrijft bij KVK en voordat de eHerkenning eindigt, anders kun je je laatste verplichte melding niet meer indienen en riskeer je twee jaar uitsluiting. Verkoop je digitaal of via een webshop aan particulieren in andere EU-landen, dan is dat de eerste actie op je lijst, niet de laatste.

De volgorde: acht stappen die je koppelingen heel laten

1. Download je oude bankafschriften voordat je iets meldt. ABN AMRO zegt het onomwonden op de pagina over rechtsvormwijziging: bij een rechtsvormwijziging verandert ook de naam op je rekeningafschriften, en na de verwerking kun je de oude afschriften niet meer downloaden. Je bewaarplicht loopt zeven jaar door. Twintig minuten werk nu, of een supportticket over vier jaar.

2. Vraag eHerkenning aan op de dag dat het nieuwe KvK-nummer er is. Niet eerder, want het KvK-nummer is het veld dat je in de aanvraag invult. En niet later, want je hebt het nodig voor je eerste btw-aangifte als bv. Als eenmanszaak kon je met DigiD terecht op Mijn Belastingdienst Zakelijk; de Belastingdienst is er duidelijk over dat je met DigiD alleen nog kunt inloggen voor een eenmanszaak of als zzp'er. Voor een bv is minimaal EH3 verplicht. De levertijd is bij alle zes erkende leveranciers "0 tot enkele dagen", maar dat geldt bij een schone aanvraag; moet je stukken naleveren, dan loopt het op.

3. Wacht met je sjablonen tot de brief met het nieuwe btw-nummer binnen is. Verzin het nummer niet, en leid het niet af. Op je factuur horen je volledige juridische naam, je btw-identificatienummer en je KVK-nummer. Zit er tussen de aktedatum en de brief een gat, dan factureer je in die dagen bewust nog niet, of je factureert met datum ná ontvangst. Een creditnota schrijven op een factuur met een verkeerd btw-nummer is duurder dan drie dagen wachten.

4. Zet sjablonen, nummerreeks en voorwaarden op één dag om. De factuurnummerreeks van de bv begint opnieuw, want elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen binnen een administratie. Dezelfde mechaniek als in het draaiboek voor twee administraties samenvoegen na een overname, waar de nummerreeks vanaf de knip opnieuw begint, met dit verschil: je bent hier je eigen voorganger, dus de verleiding om gewoon door te tellen is groter. Doe het niet. Zet een prefix voor het jaar en de rechtsvorm, dan zie je later in één oogopslag welke factuur uit welke huls kwam.

5. Meld de rechtsvormwijziging pas bij de bank als het oude KvK-nummer is opgezegd. Anders wordt je verzoek niet in behandeling genomen; ABN AMRO stelt die volgorde met zoveel woorden als voorwaarde. En daar zit de grootste verrassing van deze klus: dezelfde bank presenteert de wijziging als "geef de gegevens van je nieuwe rechtsvorm door en behoud je rekening". Je IBAN blijft dus en alleen de tenaamstelling verandert. Over je boekhoudkoppeling staat er niets, en dat is geen detail: de toestemming waarop die koppeling draait staat op de oude rechtspersoon, dus reken erop dat de koppeling opnieuw geautoriseerd moet worden. Precies daarom staat hij in stap 8 als laatste. Ga ook bij een andere bank niet blind van de tenaamstellingsroute uit: vraag het na voordat je een nieuwe rekening opent die je niet nodig had. Heb je financiering of een garantie lopen, dan geldt sowieso een aparte route, want je aansprakelijkheid verandert en er kan een nieuw contract nodig zijn.

6. Regel incasso ná de bank, niet ervoor. Verandert je incassant-ID mee met de nieuwe rechtspersoon, dan gaat er meer om dan een veldje. Voor gewone doorlopende machtigingen mag je je klanten informeren met een uitstapmogelijkheid van bijvoorbeeld vier weken, en dan geldt bij de eerstvolgende incasso-opdracht een technische regel die veel pakketten stilzwijgend fout doen: het veld 'amendment indicator' krijgt de waarde 'true' en zowel de originele als de gewijzigde gegevens worden meegeleverd. Voor zakelijke B2B-mandaten helpt dat niet: daar moet altijd een nieuwe machtiging worden getekend én moet je klant die opnieuw registreren bij zijn eigen bank. Die twee stapels vragen dus twee verschillende brieven, en de B2B-stapel is geen mailtje maar een campagne met een deadline: hij hangt aan de snelheid waarmee je klant naar zijn eigen bank loopt, dus start hem op dag 1 en niet op dag 30.

7. Dien het wijzigingsverzoek bij je betaalprovider in en reken op wachttijd. Hier klopt de volksmond niet: een account van Mollie of Stripe hoef je meestal niet weg te gooien, maar je kunt de rechtspersoon ook niet zelf omzetten. Mollie is er helder over: je kunt je KvK-nummer of rechtspersoon niet wijzigen nadat het account is geverifieerd, en de route loopt via het formulier "Wijziging Organisatiegegevens" plus een wijzigingsverzoek dat Mollie handmatig verifieert. Voeg meteen de zakelijke rekening toe die bij het nieuwe KvK-nummer hoort, want dat versnelt de verwerking. Bij Stripe begint het net zo: je neemt contact op met Stripe Support om te bevestigen welke gegevens allemaal wijzigen voordat je zelf iets in het dashboard aanpast. Reken in beide gevallen op een nieuwe verificatieronde met statuten, UBO-opgave en een uittreksel.

8. Zet je boekhoudpakket en de bankkoppeling als laatste om. Dit is de stap waar de volgorde het meest oplevert. Leg je de koppeling eerst om, dan trekt je pakket transacties binnen die administratief nog bij de eenmanszaak horen, en draai je een maand op twee waarheden. Moneybird laat je kiezen tussen twee routes: een nieuwe administratie met een beginbalans, of doorgaan met de bestaande administratie waarbij je het KvK- en btw-nummer bijwerkt en de oude verificaties verwijdert. Voor de meeste eenmanszaken die netjes per kwartaalgrens omzetten is doorgaan het minste werk; heb je voorraad, personeel of een gebroken boekjaar, dan wint een schone administratie. Welke kant je ook kiest, doe het pas als stap 1 tot en met 7 staan. En kijk bij dezelfde gelegenheid of je pakket nog past bij wat de bv gaat doen, want koppelbaarheid is bij Moneybird, Exact Online en Visma een heel andere afweging dan prijs.

De valkuilen die deze omzetting eigen zijn

Je moet nog aangifte doen voor een onderneming die niet meer bestaat. De laatste btw-aangifte van de eenmanszaak komt bijna altijd ná de uitschrijving bij KVK: is de akte op 30 september getekend, dan moet de aangifte over het derde kwartaal nog vóór 31 oktober de deur uit, op de oude naam. Als eenmanszaak kwam je daar met DigiD binnen en blijft die route meestal gewoon werken. Zat je oude onderneming in een vorm die eHerkenning nodig had, dan geldt een uitzondering: je kunt via een aparte procedure eHerkenning aanvragen voor een gestaakte onderneming, telefonisch of per mail bij een leverancier. Test in beide gevallen vóór de uitschrijving of je nog binnenkomt, niet erna.

Blijf aangifte doen tot de Belastingdienst zegt dat het klaar is. Ondernemersplein zet er niet voor niets een uitroepteken achter: blijf btw-aangifte doen zolang de Belastingdienst dat van u vraagt, ook als je bedrijf in die vorm allang niet meer draait. Een niet-ingediende nihilaangifte levert een verzuimboete op en een ambtshalve aanslag.

Loonheffingen zijn een aparte administratie, geen instelling. Heb je personeel, dan sluit je de loonadministratie af en meld je je opnieuw aan als werkgever. De bv krijgt een nieuw loonheffingennummer. Dat is geen veldje in je salarispakket maar een nieuwe aanmelding, met een doorlooptijd.

Alles wat op je persoon staat, staat nog steeds op je persoon. De domeinnaam is het klassieke voorbeeld: een houderwijziging bij SIDN loopt altijd via je registrar, die de wijziging doorgeeft. Hetzelfde geldt voor softwarelicenties, zakelijke Google- en Meta-accounts, telefonie en verzekeringen. Staat een domein op naam van je webbureau in plaats van op jou, dan verandert deze omzetting daar niets aan en heb je eerst de overdracht van het houderschap af te dwingen.

Facturen die je in de tussenperiode krijgt met de oude tenaamstelling. Een inkoopfactuur op naam van de eenmanszaak, gedateerd ná de aktedatum, hoort daar strikt genomen niet. Vraag om een correctie zolang het om een paar stuks gaat. Bij vaste leveranciers is het efficiënter om in week één een mailtje rond te sturen met je nieuwe gegevens dan om achteraf twintig creditnota's te vragen.

Zelf doen, boekhouder inschakelen, of laten ombouwen

De eerlijke ondergrens: als je één bankrekening hebt, geen incasso, geen betaalprovider en geen koppelingen behalve de bankkoppeling, dan is dit een middag werk plus wachten op post. Dat geldt voor een groot deel van de eenmanszaken die naar een bv gaan.

Het kantelpunt zit niet in je omzet maar in drie dingen: doorlopende incassomandaten, een betaalprovider met een KYC-dossier, en koppelingen die je niet zelf hebt gebouwd. Zodra er twee van de drie zijn, wordt de volgorde belangrijker dan de handelingen, en verdient het zich terug om het te laten doen. Heb je alleen de eerste, dan is de goedkoopste route: brieven zelf, incasso via je bank, en de knip laten controleren door je boekhouder.

Welk inlogmiddel je kiest

Dit is de enige keuze in de hele klus die je later moeilijk terugdraait, want het speciale Belastingdienst-middel opent alleen Mijn Belastingdienst Zakelijk en MijnDouane, en overstappen kost je in de regel de resterende looptijd.

Prijzen augustus 2026, en het verschil tussen de eerste twee regels is de hele pointe. Het Belastingdienst-middel is een apart, goedkoper product dan het reguliere EH3, en per leverancier verschilt de prijs: Z login rekent 25 euro voor één jaar, 45 euro voor twee en 60 euro voor drie, tegenover "vanaf 29,95 euro per jaar" voor zijn reguliere EH3, en KPN vraagt er 45,45 euro per twee jaar voor, inclusief identificatie. Dat komt neer op grofweg 20 tot 23 euro per jaar. Daar staat een compensatie van 24,20 euro inclusief btw per jaar voor maximaal één inlogmiddel per organisatie tegenover, aan te vragen bij RVO, en dat bedrag is niet toevallig: KPN schrijft er zelf bij dat de vergoeding gebaseerd is op de laagste prijs in de markt. Met het speciale middel kom je per saldo dus rond nul uit.

Met het reguliere middel niet, want daar geldt die compensatieregeling niet voor en betaal je de volle prijs: alle zes leveranciers zitten in het leveranciersoverzicht tussen 40,95 en 45 euro voor één jaar. De valkuil zit in de tweede regel van de tabel: wil je met één middel voor je holding én je werkmaatschappij inloggen, of ook bij andere overheidsportalen dan de Belastingdienst en de Douane binnenkomen, dan heb je dat reguliere type nodig en verlies je de vergoeding.

Wat je je klanten stuurt, en waarom het hun aftrek raakt

Eén mail, in week één, met vier regels: de nieuwe juridische naam, het nieuwe KvK-nummer, het nieuwe btw-identificatienummer en de datum vanaf wanneer die gelden. Voeg er de vraag aan toe om jouw gegevens in hun crediteurenadministratie bij te werken, want daar zit het echte werk aan hun kant.

Waarom dat meer is dan beleefdheid: een factuur waarop het btw-identificatienummer ontbreekt of verkeerd staat, is geen factuur die op de voorgeschreven wijze is opgemaakt. Je zakelijke klant heeft die factuur nodig om de btw als voorbelasting af te trekken. Stuur je in oktober nog een factuur met het btw-nummer van je opgeheven eenmanszaak, dan is dat geen schoonheidsfoutje in jouw administratie maar een risico in die van je klant, en de inkoopadministratie van een grotere afnemer vindt het bij de eerste controle. Een creditnota plus een nieuwe factuur repareert het, maar alleen als je erbij bent voordat het kwartaal dicht is.

Werk je met buitenlandse afnemers, dan telt de klok zwaarder. De Belastingdienst vraagt je het gewijzigde btw-identificatienummer meteen door te geven aan leveranciers in andere EU-landen, en bij verlegde btw hangt de hele factuur aan dat nummer. Verstuur je gestructureerde facturen, dan staat je nummer bovendien in je Peppol-registratie: bij e-facturen aan Belgische en Franse klanten is een verkeerd nummer geen opmerking maar een geweigerde factuur.

Uitgewerkt: een ontwerpstudio met veertig klanten

Neem een eenmanszaak met veertig klanten, een omzet in de orde van drie ton, twaalf doorlopende incassomandaten voor onderhoudsabonnementen (waarvan vier zakelijk), Moneybird als boekhouding, Mollie voor betaallinks en een WooCommerce-shop voor templates. De akte valt op 30 september 2026, de eerste dag van het vierde kwartaal is 1 oktober.

Week min één, september. Bankafschriften van de eenmanszaak gedownload, twaalf maanden, plus de creditcard. Op die afschriften komen negentien terugkerende afschrijvingen bovendrijven, waarvan zeven op een privékaart. De OSS-registratie voor de templateverkoop wordt eerst beëindigd, vóór de uitschrijving bij KVK.

Dag 1, 1 oktober. Nieuw KvK-nummer binnen via de notaris. Diezelfde ochtend gaat de eHerkenningsaanvraag eruit: het speciale Belastingdienst EH3, 45 euro voor twee jaar, dus ruim 22 euro per jaar, dat met de RVO-compensatie van maximaal 24,20 euro per jaar per saldo op vrijwel nul uitkomt. Ook wordt meteen getest of de DigiD-route naar de aangifte van de eenmanszaak nog werkt, want de aangifte over het derde kwartaal moet nog vóór 31 oktober de deur uit en die staat nog op de oude naam.

Dag 9. De brief met het btw-identificatienummer ligt op de mat. Pas nu gaan het factuursjabloon, de offerte, de webshopvoettekst, de algemene voorwaarden en de mailhandtekening om. De nieuwe factuurnummerreeks wordt 2026-BV-0001. Er is in die negen dagen bewust niet gefactureerd; de twee opdrachten die klaar waren, zijn op 9 oktober gefactureerd met leverdatum in september en een toelichtingsregel.

Dag 10 tot 14. Rechtsvormwijziging gemeld bij de bank, nadat het oude KvK-nummer is opgezegd. De IBAN blijft, de tenaamstelling verandert. Het wijzigingsverzoek bij Mollie gaat de deur uit met het ingevulde formulier en de nieuwe tenaamstelling van de rekening erbij.

Dag 14 tot 42. De incassocampagne. Acht consumentenmandaten krijgen een informatiebrief met vier weken bezwaartermijn; de eerstvolgende incasso-opdracht draagt de amendment indicator. De vier B2B-mandaten krijgen een nieuwe machtiging met een retourenvelop en twee herinneringen. Twee klanten reageren pas na de eerste herinnering, één na de tweede. De incassorun van november wordt daarom een week opgeschoven.

Dag 45. De bankkoppeling in Moneybird wordt als laatste omgelegd, met de administratie voortgezet in plaats van opnieuw opgezet: één rechtspersoon, geen personeel, kwartaalgrens gehaald. Verificaties verwijderd, KvK- en btw-nummer bijgewerkt, opnieuw geverifieerd.

Eind januari. Twee btw-aangiften over het transitiejaar: Q3 op naam van de eenmanszaak, Q4 op naam van de bv. Totale directe kosten van de systeemkant: 85,15 euro inschrijving bij KVK (tarief augustus 2026), 45 euro eHerkenning voor twee jaar die via de RVO-compensatie vrijwel volledig terugkomt, en ongeveer twaalf uur eigen tijd. De duurste post was niet geld maar de vier B2B-mandaten, en die waren precies de post die op dag 1 al had kunnen starten.

De volgorde is het hele verhaal

De omzetting naar een bv is fiscaal een grote beslissing en administratief een kleine, mits je hem in de juiste richting doet. Elke stap in deze gids hangt aan een nummer of een contract dat een vorige stap oplevert: geen eHerkenning zonder KvK-nummer, geen kloppende factuur zonder de brief van de Belastingdienst, geen bankwijziging zonder een opgezegd oud nummer, geen incasso zonder de bankwijziging.

Wie die keten omdraait, merkt dat pas bij de kwartaalafsluiting, en dan is repareren duurder dan wachten was geweest. Wie hem volgt, houdt aan de hele operatie twee btw-aangiften en een nieuw briefpapier over. Dat is het verschil tussen een rechtsvorm die verandert en een administratie die dat ook echt doet.