E-facturen naar Belgische en Franse klanten: zo kies je je route via Peppol

Geen enkele Nederlandse wet verplicht je om je Belgische of Franse klant een e-factuur te sturen. Toch is dat het verkeerde antwoord om aan zijn inkoopafdeling te geven.

Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische bedrijven onderling gestructureerde facturen uit. Op 1 september 2026 moet elk Frans bedrijf een e-factuur kunnen ontvangen. Jouw PDF blijft in beide gevallen juridisch geldig. Alleen landt hij straks in een inkoopproces dat op data draait, en daar is een PDF het uitzonderingsgeval dat iemand met de hand moet wegwerken. Dat is precies waarom je afnemer en niet de wetgever bepaalt wanneer je overstapt.

Deze gids gaat over wat je dan concreet doet. Hij is voor de Nederlandse leverancier die aan Belgische of Franse bedrijven factureert en wil weten welke route bij hem past, wat die kost, en welke gegevens op orde moeten zijn voordat er überhaupt een factuur doorheen komt. Na deze gids weet je of je huidige pakket het al kan, wat je anders koopt of bouwt, en waar het in de praktijk stukloopt.

Het korte antwoord per situatie

Een e-factuur is een factuur als gestructureerde data, meestal UBL of Factur-X, die via een netwerk als Peppol rechtstreeks in de administratie van je klant wordt afgeleverd zonder dat iemand iets overtypt of scant. Een PDF per mail is dat niet, ook niet als hij netjes is opgemaakt. Wat telt is het machineleesbare formaat en het afgesproken kanaal.

Lees je verder niets, lees dan dit:

• Je factureert vanuit een modern pakket als Moneybird, Exact of Jortt en je klanten zitten in Nederland en België. Zet de Peppol-aansluiting in je pakket aan. Dat is meestal een middag werk en kost je niets extra.
• Er zitten Franse of andere buitenlandse klanten bij. Zoek uit of je pakket een buitenlandse ontvanger kan adresseren, en zo ja, vanuit welke editie. Dáár zit de grens die pakketten stellen, meestal niet bij het land van je klant. Kan of mag jouw versie het niet, dan zet je een serviceprovider naast je pakket.
• Je stuurt hooguit een handvol buitenlandse facturen per maand. Neem een portaal met een klein abonnement of betaal per factuur. Een koppeling bouwen is hier weggegooid geld.
• Je facturen ontstaan in je eigen order-, project- of abonnementssysteem. Koppel dat systeem via een API aan een access point. Alleen dan blijft de gestructureerde data die je al hébt ook echt gestructureerd.

Draai je nog helemaal geen modern facturatiepakket, dan begint het een stap eerder: dan kies je je boekhoudpakket eerst op koppelbaarheid en pas daarna op functies.

Wat er precies geldt, en wat niet voor jou

De twee landen die nu druk zetten doen dat op een verschillende manier, en beide verplichtingen richten zich op hun eigen bedrijven. Niet op jou.

In België moeten sinds 1 januari 2026 alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken, in Peppol BIS-formaat via het Peppol-netwerk. De federale overheid noemt daarbij expliciet een uitzondering: btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België vallen buiten de plicht, ook als ze een Belgisch btw-nummer hebben. Ontvangt een Belgische klant in 2026 een papieren of gewone PDF-factuur van een buitenlandse leverancier, dan is dat perfect toegestaan en overtreedt de ontvanger geen enkele regel.

Frankrijk gaat verder, en sneller dan de meeste Nederlandse leveranciers doorhebben. De hervorming start op 1 september 2026 en geldt voor transacties tussen in Frankrijk gevestigde btw-plichtige ondernemingen. Vanaf die datum moet élk Frans bedrijf, ongeacht omvang, e-facturen kunnen ontvangen; grote en middelgrote ondernemingen moeten ze dan ook zelf versturen. Kleine en micro-ondernemingen krijgen tot 1 september 2027 voor het versturen. Alle verkeer loopt via een Plateforme Agréée, een dienstverlener die door de Franse staat is geregistreerd.

Formeel val je als Nederlandse leverancier zonder Franse vestiging dus buiten beeld. Franse inkopers voeren het in de praktijk wél door: leveranciers zonder Franse vestiging zijn formeel niet verplicht, maar hun Franse klanten verwachten PA-compatibele facturatie. Heb je wel een Frans btw-nummer omdat je daar belastbare handelingen verricht, dan ligt het anders: dan geldt geen verstuurplicht, maar wél de e-reportingverplichting voor die handelingen. Dat is een kwestie voor je accountant, geen factuurkwestie.

Eén ding maakt het geheel eenvoudiger dan het klinkt: Frankrijk bouwt geen eiland. De Franse belastingdienst is zelf de Peppol-autoriteit voor Frankrijk geworden en had eind december 2025 al 74 Franse dienstverleners onder contract. Zit jij op Peppol, dan zit je op de rails waarover ook het Franse verkeer rijdt.

Wat je op orde hebt voordat er iets verstuurbaar is

Dit is het deel dat mensen overslaan en waar de eerste tien facturen op stranden. Een e-factuur wordt bij aankomst automatisch gevalideerd. Klopt er één verplicht veld niet, dan komt hij niet aan, en je klant weet dat niet.

• Het Peppol-adres van je klant, in het juiste schema. Een Peppol-adres bestaat uit een schemanummer plus een nummer. In de officiële codelijst van Peppol BIS Billing 3.0 is dat voor een Belgisch ondernemingsnummer schema 0208, voor een Nederlands KvK-nummer 0106, voor een Frans SIRET 0009 en voor btw-nummers 9925 (België), 9944 (Nederland) en 9957 (Frankrijk). Een Belgische klant met ondernemingsnummer 0123.456.789 wordt dus 0208:0123456789. De punten eruit, anders vindt het netwerk hem niet.
• Een inkoopreferentie of ordernummer per factuur. De Peppol-validatieregel PEPPOL-EN16931-R003 eist dat een buyer reference of een purchase order reference aanwezig is, in het veld cbc:BuyerReference of cac:OrderReference. Is geen van beide gevuld, dan wordt de factuur geweigerd, hoe correct de rest ook is. Vraag die referentie dus uit bij de order, niet bij het factureren.
• Het SIREN-nummer van je Franse klant. Vanaf 1 september 2026 komen er vier verplichte vermeldingen bij op Franse facturen: het SIREN-nummer van de klant, de categorie van de handeling (levering, dienst of allebei), de eventuele vermelding van btw op ontvangsten, en het volledige leveradres als dat afwijkt van het factuuradres. Die velden hoor je te vullen, ook als je zelf buiten de Franse plicht valt.
• Factuurregels die een computer aankan. Aantallen, eenheden, een btw-tarief per regel en een geldige valuta. Vrije tekst in een bedragveld of een korting die alleen in een opmerking staat, overleeft de validatie niet.
• Eén verzendkanaal per klant. Stuur niet tegelijk een e-factuur én dezelfde factuur als PDF per mail. Dat is de snelste manier om een dubbele boeking bij je klant te veroorzaken.

De vier routes, en wat ze echt kosten

Route 1: je pakket doet het al

De meeste Nederlandse facturatiepakketten zitten inmiddels zelf op Peppol, en dat is bijna altijd de goedkoopste route. Moneybird biedt een gratis aansluiting op het netwerk en controleert automatisch of een klant is aangemeld; is dat niet zo, dan valt hij terug op e-mail. Exact meldt dat verzenden en ontvangen via Peppol standaard beschikbaar is in al zijn software, na een eenmalige registratie vanuit je eigen omgeving.

Let wel goed op wáár de landgrens in zo'n pakket precies loopt, want dat is zelden de grens die je verwacht. In de Moneybird-kennisbank (bijgewerkt 24 april 2026) staat onder het kopje 'Peppol voor niet-Nederlandse bedrijven' dat Peppol beschikbaar is voor Nederlandse en Belgische bedrijven en dat het nog niet beschikbaar is als je een bedrijf in een ander land hebt. Dat gaat over het vestigingsland van jóuw bedrijf, de accounthouder, niet over dat van je klant. Voor de ontvangerskant legt dezelfde pagina alleen vast dat je bij het contact een btw-, KVK- of OIN-nummer invult bij het veld 'Peppol adres'; een bestemmingsland noemt de kennisbank niet. Dat past ook bij wat Peppol is: een netwerk. Klopt het adres van je klant en zit er een access point achter, dan rijden een Belgische en een Franse factuur over dezelfde rails. Reken wel op één praktisch verschil: de automatische detectie zoekt op KvK-nummer, dus bij een buitenlandse klant leg je het Peppol-adres zelf vast. En wil je het zeker weten voor jouw pakket, dan bewijst één testfactuur van een klein bedrag meer dan een supportpagina, en dat is toch al stap 4 hieronder.

Hoe hard een pakketgrens wél kan zijn, laat SnelStart zien. E-facturen naar buitenlandse klanten kunnen daar sinds 1 januari 2026, maar alleen via SnelStart Polaris, de opvolger van SnelStart 12, en Polaris is nog niet voor alle ondernemers beschikbaar. De factuur zelf maak je dan in SnelStart 12 of Web en verstuur je vanuit Polaris; het buitenlandse ondernemingsnummer vul je in het KvK-veld op de klantkaart in, nadat je eerst het land hebt ingesteld. Werk je in SnelStart Web, dan is het niet mogelijk om e-facturen naar buitenlandse klanten te versturen, hoe goed het Peppol-adres van je Belgische klant ook is (stand augustus 2026). Reken bovendien op een eenmalig klantonderzoek (KYC) dat tot zeven werkdagen kan duren voordat je eerste e-factuur de deur uit mag.

Kosten: nul, boven op wat je pakket al kost. Werk per factuur: nul, zodra het Peppol-adres bij de klant staat.

Route 2: een serviceprovider naast je pakket

Kan je pakket het niet, of niet in de editie die jij gebruikt, dan zet je er een access point naast. Je maakt de factuur waar je hem altijd maakte en verstuurt hem via de provider. Billit rekent 7,50 euro per maand voor maximaal 25 documenten en 25 euro voor maximaal 500, met de Peppol-toegang inbegrepen in elk betaald abonnement (prijzen augustus 2026). Er is een proefperiode van vijftien dagen, geen blijvend gratis pakket.

Kosten: 90 tot 300 euro per jaar bij een klein volume. Werk per factuur: één extra handeling, of nul als de provider je pakket kan uitlezen.

Route 3: een portaal voor incidenteel gebruik

Stuur je twee Belgische facturen per maand, dan is een abonnement al te veel. Betalen per document kan: het prijsbeeld voor Peppol-e-facturatie loopt volgens een overzicht van aanbieder e-invoice.be van 0,10 tot 0,50 euro per document, met maandkosten tussen nul en vijftig euro en eenmalige inrichtingskosten die van nul tot ver boven de duizend euro lopen (overzicht februari 2026, bijgewerkt april 2026). Je logt in op een webportaal, tikt de factuur over of uploadt hem, en klaar.

Kosten: enkele euro’s per maand. Werk per factuur: vijf tot tien minuten overtikken. Dat is de prijs voor niets hoeven inrichten, en boven de tien facturen per maand is die prijs te hoog.

Route 4: je eigen systeem aan een access point

Ontstaan je facturen in je eigen order-, project- of abonnementssysteem, dan is elke route waarbij je ze eerst ergens overtikt een stap achteruit. Je hébt de data al gestructureerd. Een access point met een API neemt hem in één aanroep aan en levert hem af, met een statusterugkoppeling terug. Dit is dezelfde afweging die speelt bij een standaardconnector, een integratieplatform of een eigen koppeling op de API: je koopt geen techniek maar een afspraak over wie welk veld bezit.

Kosten: een bouwbudget plus een paar dubbeltjes per document. Werk per factuur: nul, permanent.

Prijzen augustus 2026, exclusief je eigen pakketabonnement.

Het beslis-kader: vier vragen op volgorde

Loop ze in deze volgorde af. De eerste maakt de rest vaak overbodig.

• Doet mijn pakket Peppol, in beide richtingen, en mag ik er een buitenlandse ontvanger mee adresseren? Zoek het op in de kennisbank van je pakket en let daarbij op twee grenzen die vaak door elkaar lopen. De eerste is het land waarin jóuw bedrijf is gevestigd: Moneybird zet Peppol bijvoorbeeld alleen aan voor Nederlandse en Belgische bedrijven. De tweede is de editie van je pakket: SnelStart verstuurt buitenlandse e-facturen alleen vanuit Polaris. Verzenden naar Nederland zegt dus niets over verzenden naar een Belgisch of Frans nummer. Ontvangen kan bovendien maar via één access point tegelijk, dus als de software van je boekhouder je inkoopfacturen al binnenhaalt, is die keuze al gemaakt.
• Hoeveel buitenlandse facturen stuur ik per maand? Onder de tien is een portaal eerlijker dan een koppeling. Tussen de tien en honderd verdient een abonnement zich terug in bespaarde minuten. Boven de honderd, of bij meerdere administraties, is handwerk geen optie meer.
• Waar ontstaat de factuur? Ontstaat hij in je facturatiepakket, dan hoort je oplossing daar ook te zitten. Ontstaat hij in je ordersysteem, dan is elke route via je facturatiepakket een omweg met een overtypmoment erin.
• Wie kijkt over een jaar naar de foutmeldingen? Een geweigerde e-factuur verdwijnt stil. Zonder een naam achter dat postvak ontdek je het pas als je klant belt over een factuur die volgens hem nooit is aangekomen. Een Peppol-koppeling is namelijk zelf ook een stroom die kan stilvallen zonder dat er iets kapot lijkt.

Zo voer je het uit, in vijf stappen

Aan het eind van deze vijf stappen heb je één werkend verzendkanaal met geverifieerde Peppol-adressen: per klant het juiste nummer in het juiste schema, één gekozen route die live staat, een testfactuur die je klant bevestigd heeft ontvangen, en een afspraak over wie de weigeringen leest. Doorloop deze vijf stappen op volgorde:

1. Zoek per klant zijn Peppol-adres op, vóór je iets koopt. Vul het schemanummer plus het nummer in bij een deelnemerscontrole en kijk of er een access point achter zit. Publicatie in de officiële Peppol Directory is vrijwillig, dus die lijst is niet volledig; Yuki noemt hem in zijn handleiding zelfs niet erg nauwkeurig en daarom niet aanbevolen en wijst op de technische deelnemerscontrole via peppol.helger.com. Staat je klant er niet in, bel hem dan. Vaak zit hij er wel op, via een adres dat je nog niet kende.
2. Kies je route met het kader hierboven en zet één kanaal aan. Niet twee. Twee actieve verzendkanalen leveren gegarandeerd een dubbele factuur op bij de klant die op allebei is aangesloten.
3. Vul de ontbrekende velden in je klantenbestand aan. Peppol-adres, inkoopreferentie, en voor Franse klanten het SIREN-nummer en het leveradres. Doe dit in je bronsysteem, niet per factuur, anders doe je het elke maand opnieuw.
4. Stuur één echte factuur van een klein bedrag en laat je klant bevestigen dat hij hem in zijn systeem ziet. Niet de verzendbevestiging van je eigen software, maar de bevestiging van de ontvanger. Dat verschil is het hele punt van een testfactuur.
5. Zet een terugkoppeling op de weigeringen. Elke route levert statusberichten. Spreek af wie ze leest en binnen hoeveel uur, en tel wekelijks of het aantal verzonden facturen gelijk is aan het aantal geleverde.

Waar het in de praktijk misgaat

Je provider staat geregistreerd, maar zijn kanaal is nog niet live. Dit is in de aanloopjaren de gemeenste. Billit noemt zichzelf op zijn eigen Frankrijk-pagina een goedgekeurde Plateforme Agréée en schrijft er in dezelfde adem bij dat versturen en ontvangen via een Plateforme Agréée nog niet mogelijk is (stand augustus 2026). Dat is geen verwijt aan die partij, het is de stand van een markt die vlak voor de Franse startdatum nog aan het bouwen was. De Franse belastingdienst maakt hetzelfde onderscheid en publiceert twee aparte lijsten: definitieve immatriculatie wordt pas verleend na geslaagde interoperabiliteitstests in echte omstandigheden. Mitigatie: vraag je leverancier niet of hij geregistreerd staat, maar vanaf welke datum je een Franse factuur kunt versturen, en zet dat antwoord in de mail.

Je gebruikt het btw-nummer waar het ondernemingsnummer hoort. Voor Belgische klanten is 0208 met het ondernemingsnummer het gangbare adres, niet 9925 met het btw-nummer. Beide schema's bestaan, en een factuur naar het verkeerde adres komt gewoon niet aan. Mitigatie: leg het adres vast zoals de klant het zelf opgeeft, inclusief het schemanummer, en controleer het één keer technisch.

De ontvangstkant is al vergeven. Je kunt via meerdere kanalen versturen, maar ontvangen kan maar via één access point tegelijk. Werkt je boekhouder met software die jouw inkoopfacturen al binnenhaalt, dan zit die registratie er al. Mitigatie: bespreek dit vóór je een tweede aansluiting aanvraagt, anders verplaats je de inkomende stroom zonder het te merken. Dat inkomende deel is trouwens de kant waar e-facturatie zich meteen terugbetaalt, omdat er niets meer te scannen of met tekstherkenning uit te lezen valt.

Je rekent op een vangnet dat er niet meer is. Het Belgische Hermes-platform, jarenlang de gratis terugvaloptie voor wie niet op Peppol zat, is op 31 december 2025 gedeactiveerd. Mitigatie: ga ervan uit dat er geen overheidsloket meer tussen zit en dat je klant zijn eigen provider heeft gekozen.

Je zet de hele stroom in één keer om. De verleiding is groot, want het voelt als een schakelaar. Het is er geen. De eerste weken vind je klanten met een verkeerd adres, ontbrekende referenties en een inkoper die zijn eigen portaal nog niet kent. Mitigatie: begin met de drie klanten die er zelf om vroegen, laat die een maand lopen, en zet daarna pas de rest om.

Uitgewerkt voorbeeld: 40 facturen per maand, waarvan 17 over de grens

Neem een Nederlandse toeleverancier van machineonderdelen. Veertig verkoopfacturen per maand: 23 naar Nederlandse klanten, 12 naar Belgische en 5 naar Franse. Zijn administratie draait in SnelStart Web, de orders komen per mail binnen en gaan met de hand het systeem in.

De Nederlandse stroom kan meteen mee. Vanuit SnelStart Web verstuurt hij e-facturen naar Nederlandse klanten en overheidsorganisaties die op Peppol zitten; dat kost hem alleen het eenmalige werk om het KvK- en btw-nummer op elke klantkaart te zetten.

De 17 buitenlandse facturen kunnen niet mee, en dat ligt niet aan het land van die klanten maar aan zijn editie: e-facturen naar buitenlandse klanten kunnen bij SnelStart alleen vanuit Polaris, en vanuit SnelStart Web is dat expliciet niet mogelijk. Hij vraagt toegang tot Polaris aan, maar krijgt daar geen datum bij, en zijn twee grootste Belgische klanten vragen nu om een e-factuur.

Bij 17 facturen per maand is een koppeling bouwen onzin. Hij neemt het kleinste abonnement bij een serviceprovider: 7,50 euro per maand voor maximaal 25 documenten, dus 90 euro per jaar (prijzen augustus 2026). Zijn provider kan zijn administratie niet automatisch uitlezen, dus hij tikt die 17 facturen over: vijf tot tien minuten per stuk, grofweg twee uur per maand.

Het adresseerwerk kost hem één avond. Van zijn 12 Belgische klanten vindt hij er 9 direct terug met 0208: plus hun ondernemingsnummer. Van de andere 3 vraagt hij het adres op, en één blijkt via zijn boekhouder aangesloten onder een adres dat nergens gepubliceerd stond. Bij de 5 Franse klanten vraagt hij naast het Peppol-adres meteen het SIREN-nummer en het leveradres uit, want die velden heeft hij vanaf 1 september 2026 toch nodig.

De rekensom over een jaar: 90 euro abonnement plus ruim twintig uur overtikwerk, tegenover een bouwbudget dat hij er bij dit volume nooit uithaalt. Zijn beslissing komt pas terug op tafel als hij toegang tot Polaris krijgt, want dan verhuist de buitenlandse stroom terug naar zijn pakket en kan het abonnement eruit. Of als zijn orders in een eigen ordersysteem gaan ontstaan in plaats van in zijn mailbox. Dan verschuift de afweging naar route 4, en niet eerder.

Wat hem het meeste tijd kostte, was geen techniek. Het was het uitvragen van inkoopreferenties bij twee Franse klanten die daar in hun eigen proces niets voor hadden ingericht. Dat werk had hij ook gehad als hij was blijven wachten, alleen dan onder tijdsdruk.

De omschakeling is klein, de voorbereiding is het werk

De aansluiting zelf is in bijna elk pakket een kwestie van een middag. Wat tijd kost, is uitzoeken welk nummer bij welke klant hoort, welke referentie hij op zijn factuur wil zien, en wie er kijkt als er eentje wordt geweigerd. Dat werk verdwijnt niet als je wacht tot je klant erom vraagt. Het wordt dan alleen in twee weken gepropt in plaats van in twee maanden.

En het loont ook zonder verplichting. Een factuur die als data vertrekt, hoeft aan de andere kant niet te worden overgetikt, wordt sneller goedgekeurd en dus sneller betaald. Dezelfde velden die Peppol van je eist, zijn de velden waarop je later ook orders uit mail en PDF automatisch in je ordersysteem kunt laten landen. België en Frankrijk zetten je alleen aan om iets eerder te beginnen aan een opruiming die je toch al moest doen.