Ik koppel OutSmart, de werkbonsoftware die vroeger WerkbonApp heette, aan je ERP, objectregister, monitoringplatform of eigen software via de OutSmart API. Meldingen worden klaargezette werkbonnen, afgeronde werkbonnen, uren en documenten komen terug. De API is een betaalde koppeling vanaf het Boost-pakket en draait op het account van het bedrijf dat OutSmart gebruikt.
Zo loopt de data
voorbeeldopzet
Sync-log, zoals je hem in het logboek terugziet (voorbeeld)
Werkgebied: Nederland · Bijgewerkt op door Alisina Nawabi
Zo richt ik het meestal in. De tabel is ook het startpunt van de intake: jij bepaalt per object de richting en de bron.
| Object | Richting | Bron van waarheid | Frequentie |
|---|---|---|---|
| Werkbonnen (klaarzetten)Eén aanroep kan één of meer werkbonnen klaarzetten, met klant, factuurklant en object. | naar OutSmart | ERP of servicesysteem | Bij elke melding |
| Afgeronde werkbonnenOpgehaald met status Compleet en pas na verwerking op Afgehandeld gezet, zodat er niets dubbel of verloren gaat. Hoe vaak, stem ik af op de fair-use-limiet van 1.000 API-calls per gebruiker per maand. | van OutSmart | OutSmart | Elk kwartier tijdens werkuren, of op een seintje |
| Relaties en contactpersonenEen relatie wordt aangemaakt of bijgewerkt op debiteurnummer. | beide kanten | ERP of boekhouding | Dagelijks en bij wijziging |
| Objecten en installatiesWat de monteur wijzigt, komt via de lijst met gewijzigde objecten terug. Objectbeheer zit vanaf Accelerate in het pakket, in Boost als Power-Up Objecten. | beide kanten | Per veld afgesproken | Elk uur tijdens werkuren |
| Materialen en artikelen | naar OutSmart | ERP of groothandelsbestand | Dagelijks |
| Uren, reiskosten en onkostenVia de aanroepen van de Power-Up Urenstaten, vanaf Boost. Zonder die Power-Up komen uren en materiaal mee met de werkbon, als werkperiodes en materialen. | van OutSmart | OutSmart | Dagelijks |
| DocumentenOutSmart maakt van bestanden geen aparte back-up, dus het origineel blijft in je eigen systeem. | naar OutSmart | Je eigen systeem | Bij elk nieuw rapport |
Voor bedrijven die zelf met de software werken, en voor wie er een product op bouwt voor eigen klanten.
Installatiebedrijf met een ERP of servicesysteem zonder standaardkoppeling met OutSmart
Een melding hoeft niemand over te typen, en elke afgeronde werkbon staat in het ERP zonder dat er een tussen wal en schip valt.
Wat de API hiervoor biedt: Werkbonnen zijn via de API klaar te zetten en bij te werken. Afgeronde werkbonnen haalt een koppeling op met status Compleet; na verwerking zet één aanroep ze op Afgehandeld, zodat ze niet opnieuw komen. OutSmart heeft al standaardkoppelingen die werkorders of meldingen uit een ERP of servicesysteem als werkbon klaarzetten en de afgeronde werkbon terugzetten, onder meer met Uniconta, King, SAP Business One en TOPdesk, elk tegen een maandbedrag per bedrijf. Bij King komt daar eenmalig €299 bij, en voor ERP-koppelingen als SAP Business One noemt het Nederlandse koppelingenoverzicht een eenmalige implementatiefee, terwijl de Engelse integratiepagina zegt dat er geen eenmalige installatiekosten zijn. Die met InstallOffice is gemaakt door BouwInfosys, de leverancier van InstallOffice. De Power-Up Mail naar werkbon maakt van een melding per e-mail zelf een werkbon. Voor boekhouding exporteert de koppeling met Exact Online afgeronde werkbonnen als verkooporder of factuur, en zet die met Moneybird gefactureerde werkbonnen als factuur in Moneybird. Dit scenario is voor een ERP of servicesysteem dat niet in die lijst staat.
Lees de uitwerking in de gidsInstallatie- of onderhoudsbedrijf met een eigen register van installaties
De monteur ziet de juiste installatie, en wat hij ter plekke wijzigt, staat daarna ook in je register.
Wat de API hiervoor biedt: Objecten en hun onderdelen zijn via de API te lezen en aan te maken. Een aparte aanroep geeft de objecten die sinds de vorige keer veranderden, en zet de markering daarna terug. Onderdelen van objecten registreer je als materiaal; het oude onderdelen-endpoint is verouderd. Objectbeheer zit vanaf Accelerate in het pakket en is in Boost los te nemen als Power-Up Objecten, volgens de tarieven tot 3 gebruikers, en een eerste lading objecten importeert OutSmart zelf uit Excel; deze koppeling is voor een register dat leidend blijft en terugkrijgt wat de monteur wijzigt.
Lees de uitwerking in de gidsInstallatiebedrijf dat nacalculeert buiten OutSmart, naast een begroting uit een eigen sheet of uit een ERP zonder standaardkoppeling
Je ziet tijdens het project al waar uren of materiaal uit de pas lopen, niet pas bij de eindafrekening.
Wat de API hiervoor biedt: Uren, reiskosten en onkosten zijn via de API te lezen en toe te voegen, net als projecten; die aanroepen horen bij de Power-Up Urenstaten, vanaf Boost, waarin uren van de werkbon automatisch kunnen meekomen en die uren zelf naar Excel exporteert. Zonder die Power-Up komen de uren en het materiaal van een werkbon mee met de werkbon zelf, als werkperiodes en materialen. OutSmart zet in Projecten zelf al begrote uren, kosten en omzet naast de werkelijke uitkomst, en Rapportages exporteert naar Excel of mailt op een vast moment; beide vanaf Accelerate. Voor Power BI is er een Power-Up die gekozen gegevens naar een eigen syncverbinding stuurt; de rapporten bouwt OutSmart daarbij niet. Met onder meer Bouwsoft en Groensoft boekt de standaardkoppeling uren en materiaal van de werkbon al als nacalculatie op het project in dat pakket, en die met Visma.net zet afgeronde werkbonnen terug als verkooporder of factuur. Deze koppeling is voor een begroting of rapportage die buiten OutSmart staat.
Lees de uitwerking in de gidsSoftwarebedrijf met een product voor installatie- of servicebedrijven
Je product werkt met OutSmart bij al je klanten die het gebruiken, elk op een eigen token.
Wat de API hiervoor biedt: Een token hoort bij een OutSmart-klant die een licentie voor een extern softwarepakket registreerde, en OutSmart controleert bij elke aanroep of dat pakket klopt. Via het partnerprogramma krijgen softwarebedrijven volgens OutSmart de volledige documentatie, een sandbox en ondersteuning van het technische team. Sommige koppelingen bouwt en beheert OutSmart, andere de leverancier van de gekoppelde software.
Softwarebedrijf met een monitoring- of IoT-platform voor installaties
Een storing wordt zonder telefoontje een werkbon bij de juiste installatie, en je platform weet wanneer hij is opgelost.
Wat de API hiervoor biedt: Een werkbon is via de API klaar te zetten met klant en object, en de afgeronde werkbon komt terug via de status Compleet. De API-referentie kent geen webhooks, maar een automatisering in OutSmart kan een webhook naar een externe URL sturen, bijvoorbeeld bij een afgeronde werkbon, al hangt het volgens OutSmart van de trigger af welke acties er kunnen; twee automatiseringen zitten in Accelerate, onbeperkt in Maximize of als losse Power-Up. Zonder automatisering haalt de koppeling de status gepland op. Kan je platform alleen een storingsmail sturen, dan maakt de Power-Up Mail naar werkbon daar in OutSmart zelf een werkbon van, gekoppeld aan een relatie, adres of object; deze koppeling zet de werkbon direct klaar en geeft de status terug.
Softwarebedrijf met keurings- of inspectiesoftware
De monteur en de klant van je klant zien het laatste rapport bij de installatie, zonder mailen of uploaden met de hand.
Wat de API hiervoor biedt: Documenten gaan via de API naar OutSmart, gekoppeld aan een klant, project, adres, object, offerte of factuur, met per document een vlag voor de app, de werkbon en het portaal. Van bestanden maakt OutSmart volgens zijn back-upbeleid van 28 mei 2026 geen aparte back-up. Het klantportaal is een losse Power-Up, vanaf Boost. Voor de Gasketelwet heeft OutSmart zelf formulieren als Power-Up, vanaf Boost. Voor F-gassen noemen de tarieven F-gassenformulieren als Power-Up vanaf Boost en de Power-Up KoudSmart vanaf Accelerate, met voorraadbeheer; volgens de kennisbank zijn de F-gassenformulieren juist KoudSmart, vanaf Accelerate. In België haalt de koppeling met Testo ProHeat en ProCool het keuringscertificaat zelf bij het toestel op; deze koppeling is voor andere keuringssoftware.
Per object wat er via de API kan. Veel objecten kennen één aanroep die toevoegt of bijwerkt; waar de referentie niet zegt dat die ook bijwerkt, staat bij wijzigen deels. Verwijderen loopt via één algemeen endpoint, en voor welke objecten dat werkt, staat niet in de referentie: ook daar staat deels. Webhooks staan niet in de API-referentie; een automatisering in OutSmart start bij gebeurtenissen rond werkbonnen, relaties, objecten en offertes en kan een webhook sturen, al hangt het volgens OutSmart van de trigger af welke acties er kunnen; daar staat deels.
| Object | Lezen | Aanmaken | Wijzigen | Verwijderen | Webhook |
|---|---|---|---|---|---|
Werkbonnen/PostWorkorders/, /UpdateWorkorder/, /GetWorkorders/Afgeronde werkbonnen ophalen op status Compleet, daarna op Afgehandeld. Een automatisering in OutSmart kan een webhook sturen, bijvoorbeeld bij een afgeronde werkbon, al hangt het van de trigger af welke acties er kunnen; de API-referentie beschrijft geen webhooks, de Nederlandse koppelingenpagina wel. | ja | ja | ja | deels | deels |
Relaties/relations/Aanmaken of bijwerken in één aanroep, op debiteurnummer. | ja | ja | ja | deels | deels |
Contactpersonen en adressen/contactpersons/, /addresses/Aanmaken of bijwerken in één aanroep, op de code van de contactpersoon of het adres. | ja | ja | ja | deels | nee |
Objecten en onderdelen/objects/, /objects/changed/, /object_parts/Gewijzigde objecten op te halen via een aparte lijst. Het oude /parts/ is verouderd. Objectbeheer zit vanaf Accelerate in het pakket, in Boost als Power-Up Objecten. | ja | ja | deels | deels | deels |
Materialen/materials/, /material_categories/Categorieën hebben een eigen verwijderaanroep. | ja | ja | deels | deels | nee |
Magazijnvoorraad/warehouse-material/ | ja | ja | ja | ja | nee |
Uren, reiskosten en onkosten/hours/, /travel/, /expenses/Alleen ophalen en toevoegen. Deze aanroepen horen bij de Power-Up Urenstaten, vanaf Boost. | ja | ja | nee | deels | nee |
Medewerkers/employees/Aanmaken of bijwerken op personeelsnummer. | ja | ja | ja | deels | nee |
Projecten/projects/, /project_activities/ | ja | ja | deels | deels | nee |
Offertes/quotations/Een offerte aanmaken staat nog als bèta in de referentie. | ja | deels | ja | deels | deels |
Facturen/invoices/Facturen ontstaan in OutSmart; wijzigen kan alleen de referenties. | ja | nee | deels | deels | nee |
Documenten/documents/Uploaden bij een klant, project, adres, object, offerte of factuur, met een vlag voor app, werkbon en portaal. | nee | ja | nee | deels | nee |
Formulieren/forms/ | ja | ja | deels | deels | nee |
ja kan via de APIdeels kan met beperkingennee kan niet
De feiten waar een koppeling op rust, met de bron erbij. En wat er de komende tijd verandert.
Wat de leverancier heeft aangekondigd, en wat het voor een bestaande koppeling betekent.
al ingegaan
Nieuwe tarieven, ook voor de Custom API
De tarieven van 1 oktober 2026 gelden bij de eerstvolgende verlenging, ook voor koppelingen. De prijspagina noemt voor de Custom API €10,50 per maand exclusief btw. OutSmart publiceert verder geen gedateerde uitfasering van de API.
Niet elke koppeling hoeft maatwerk te zijn. Zo kies je de route die past.
Past als: OutSmart heeft standaardkoppelingen met onder meer Exact Online, SnelStart, Moneybird en AFAS, met ERP- en branchepakketten als InstallOffice, Uniconta, King en SAP Business One, en met TOPdesk; de meeste koop je in de License Manager, AFAS loopt via Synbase en die met InstallOffice is gemaakt door BouwInfosys. Meldingen per e-mail maakt de Power-Up Mail naar werkbon zelf tot werkbon. Het Nederlandse overzicht telt er 53; andere pagina’s houden het op 30+, 40+ of 50+.
Grens: Volgens de kennisbank blijft het andere pakket leidend voor klanten en artikelen en gaan de meeste wijzigingen in OutSmart niet automatisch terug; de koppelingenpagina’s zeggen dat klantgegevens bij onder meer CRM-koppelingen en AFAS in beide richtingen gaan. Dat verschilt dus per koppeling. De AFAS-koppeling is van partner Synbase; daar kan OutSmart zelf niets aan veranderen.
Past als: Voor een losse melding of export. Het kan via de API, maar OutSmart levert er geen kant-en-klare connector voor.
Grens: De API-referentie kent geen webhooks. Een automatisering in OutSmart kan wel een seintje naar je flow sturen, maar wat er in dat bericht staat, beschrijft OutSmart niet, en het aantal automatiseringen hangt af van je pakket. Zonder dat moet een flow steeds ophalen, en de fair-use-policy telt API-calls per gebruiker per maand. Een flow die vaak pollt, raakt die grens.
Past als: Als je systeem niet in de lijst staat, als gegevens in beide richtingen moeten, of als je eigen software voor installateurs met OutSmart moet praten.
Grens: De API is een betaalde koppeling vanaf het Boost-pakket, binnen de fair-use-limiet. Een webhook komt niet uit de API, maar uit een automatisering in OutSmart, en die hangt af van je pakket.
Bestaat er al een app in de marktplaats die precies doet wat je met OutSmart wilt?
Vier stappen, met een vaste prijs vooraf. Een basisopzet begint vanaf €4.000.
Dag 1
Een kort gesprek over je systemen, je proces en wat er misgaat. Ik vul samen met jou de sync-tabel in: welk object, welke richting, wie de bron is en hoe vaak.
Binnen een paar dagen
Je krijgt een voorstel met scope, vaste prijs en planning. Geen uurtje-factuurtje: je weet vooraf wat het kost en wat je krijgt.
Week 1-2
Ik bouw de koppeling op jouw eigen account en test met echte voorbeelden, inclusief de randgevallen: creditnota's, dubbele records, een API die even niet antwoordt. Een eerste koppeling staat binnen 2 weken live.
Daarna
De koppeling gaat live met monitoring en een foutenlijst die je kunt inzien. Je krijgt documentatie en een overdracht. Onderhoud kan, maar hoeft niet bij mij.
Hoe ik met je toegang omga, en waarom de koppeling op jouw account draait.
Ik vraag nooit om je OutSmart-wachtwoord.
De koppeling draait op jouw account, niet op dat van mij. Ik bouw, documenteer en onderhoud hem; jij houdt het eigendom en de toegang.
Een koppeling is pas af als je merkt dat er iets misgaat voordat je klant het merkt.
Vergelijkbare koppelingen die ik bouwde, elk met een interactieve demo om zelf te proberen.
Proces & automatiseringDe keten van aanvraag naar offerte, order, factuur en opvolging loopt zichzelf door. Geen overtypen tussen mail, CRM en boekhouding, met een menselijk akkoord op de plek waar het om geld gaat.
Bekijk case
DatasynchronisatieKlant-, voorraad- en orderdata verspreid over webshop, spreadsheets en losse tools, samengebracht tot één bron van waarheid. Pipelines die de data verse en synchroon houden, in plaats van maandagochtend exporteren en samenvoegen.
Bekijk caseMijn gidsen en artikelen die dieper ingaan op OutSmart.
Gids25 aug 17:00
De keten na de opdracht: hoe een ingesproken werkbon vanzelf uren, materiaal en factuurregels oplevert, en hoe je onderhoudscontracten zichzelf laat inplannen per installatie, monteur en postcode. Met de drie routes en de echte valkuilen.
Gids5 sep 09:00
Een assistent die de verkeerde handleiding pakt is geen modelfout. Zo breng je per installatie het merk, het type, de handleiding, de werkbonhistorie en het contract op orde, met de grens van wat je nooit uitbesteedt.
Gids24 okt 17:00
Kies field-service-software op één bewijsflow, niet op een losse planner. Test werkorder, planning, uitvoering, klantakkoord, conceptfactuur, herstel en read-back met dezelfde proeforder.
Gids24 sep 17:00
Richt onderhoudscontracten in als een controleerbare keten: plan per seizoen en weersvenster, leg uren, materiaal en foto’s vast, laat de klant bevestigen en factureer pas na een duidelijke vrijgave.
Gids25 sep 09:00
Richt meerwerk in als een vrijgavepoort: van foto en duidelijke omschrijving naar klantakkoord, werkbon, bewijscontrole en pas daarna een factuur die je kunt uitleggen.
Gids2 nov 17:00
Kies tussen een standaardconnector, export en API voor de overdracht van een goedgekeurde werkorder. Test klantmatching, btw, creditnota’s en herstel tot de factuur is teruggelezen.
Werk je met meer tools? Combineer OutSmart met je andere systemen en zie hoe er één workflow van ontstaat.
Antwoorden op wat het vaakst gevraagd wordt over OutSmart koppelen.
Vertel me welke systemen je gebruikt en wat er nu misgaat. Ik denk mee en zeg eerlijk wat er kan, vrijblijvend.
Liever eerst zelf kijken waar de winst zit? Doe de gratis automatiseringsscan