Verzuimdossier op orde: welk bewijs je per week 6, 8, 42 en 52 nodig hebt

Je opent het verzuimportaal van je arbodienst en ziet een keurige tijdlijn. In je eigen mailbox staan drie losse gespreksverslagen, in WhatsApp staan afspraken over aangepast werk en in het salarispakket staat alleen de ziekmelding. Er is dus wel gewerkt, maar niemand kan in tien minuten laten zien welk bewijs bij week 6, 8, 42 of 52 hoort.

Dat is het gevaarlijke gat. UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag niet of je goede bedoelingen had, maar of de inspanningen uit de stukken blijken. Als UWV de inspanningen onvoldoende vindt, kan de loondoorbetaling na 104 weken met maximaal 52 weken worden verlengd. Het oordeel valt op het dossier dat je twee jaar eerder had moeten opbouwen.

Deze gids is voor een eigenaar of leidinggevende met een klein team en geen eigen HR-afdeling. Je krijgt geen medische uitleg en geen advies over behandeling of belastbaarheid. De bedrijfsarts of arbodienst blijft daarvoor verantwoordelijk. De klus hier is administratief: de klok op je eigen kalender zetten, elk artefact aan een systeem koppelen, voortgangsgesprekken vastleggen zonder diagnose, de zoektocht in spoor 2 aantoonbaar maken en alles meenemen als je van arbodienst wisselt.

De kern is niet een ontbrekend formulier, maar de ontbrekende reeks periodieke voortgangsverslagen. Juist die verslagen laten zien of afspraken zijn uitgevoerd, geëvalueerd en bijgesteld. Ontbreekt de reeks, dan kan UWV geen doorlopende beeldvorming van de re-integratie-inspanningen toetsen. Daarom behandelen we die reeks hier als het bewijs dat UWV in kleine bedrijven het vaakst mist: niet omdat één formulier belangrijker is, maar omdat de kleine registratiemomenten het snelst verdwijnen. De feiten hieronder zijn gecontroleerd op 8 september 2026.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Een verzuimdossier is een chronologische verzameling van niet-medische documenten waarmee je laat zien wat werkgever en werknemer hebben afgesproken, welke actie is uitgevoerd, wanneer dat gebeurde, wie eigenaar was en wat de volgende stap werd. Het dossier bevat dus voortgang en afspraken. Het bevat geen diagnose, behandelplan of andere medische informatie.

Je hebt geen nieuw HR-platform nodig om te starten. Je hebt wel zes dingen nodig:

• De eerste ziektedag en een mijlpalenkalender. Zonder die datum weet je niet wanneer week 6, 8, 42, 52 en 91 vallen.
• Eén casemanager. Dat mag jij zijn, een leidinggevende of iemand van je salarisadministratie. De naam moet in het dossier staan, met een vervanger voor vakantie.
• Toegang tot de bestaande bronnen. Vraag toegang tot het portaal van de arbodienst, het werkgeversportaal van UWV, je salaris- of HR-systeem, de mailbox van de leidinggevende en de map waarin documenten worden bewaard.
• Een veilige eigen dossierplek. Dat kan een verzuimdossier in AFAS Profit, een HR-dossier in Nmbrs, een afgeschermde SharePoint-bibliotheek of een Google Shared Drive zijn. Een persoonlijke OneDrive, privé-Google Drive of WhatsApp is geen archief.
• Een vaste gespreksnotitie. Elk gesprek krijgt dezelfde vier inhoudelijke vragen, een datum, aanwezigen, acties, eigenaar en uiterste datum.
• Een privacygrens. De werkgever registreert wat nodig is voor verzuimbegeleiding en werkafspraken. De aard en oorzaak van de ziekte blijven bij de bedrijfsarts of arbodienst.

Concrete stappen: bouw de bewijsketen per mijlpaal

Aan het einde van deze stappen heb je niet zomaar een map met pdf's. Je hebt een dossier waarin je voor elke mijlpaal kunt antwoorden op vier vragen: welk stuk hoort hier, waar staat de bron, wie beheert die bron en wat heb ik zelf vastgelegd over de uitvoering?

1. Zet de klok in je eigen agenda

Maak eerst een regel aan met de eerste ziektedag, de actuele week, de casemanager en de eerstvolgende actie. Laat je salarisadministratie de datum controleren tegen de ziekmelding. Plan daarna een herinnering op de deadline en een voorbereidingstaak drie weken eerder.

Gebruik deze kalender als werkoverzicht:

De vier lagen in deze tabel volgen de AP-beleidsregels over de zieke werknemer: de werkgever verwerkt alleen noodzakelijke informatie voor de werkgeversrol, terwijl de arbodienst of bedrijfsarts de medische informatie in de eigen professionele route houdt. Vraag dus niet alleen "van wie is het systeem?", maar ook "wie mag welke versie exporteren, openen en bewaren?".

De Probleemanalyse hoort uiterlijk in week 6 te zijn opgesteld en de werkgeversversie bevat geen medische gegevens. Het Plan van aanpak volgt uiterlijk in week 8 en werkgever en werknemer bespreken de voortgang minstens eenmaal per zes weken. Zie die data als productiedeadlines voor documenten. Een afspraak in een portaal is pas bruikbaar als jij ook weet hoe je de werkgeversversie terugvindt.

2. Maak een broninventarisatie, niet meteen een mooie map

Open elk systeem en maak één overzicht. Begin bij de actuele verzuimweek en werk terug. Noteer per document:

1. documentnaam en mijlpaal;
2. datum waarop het is opgesteld en datum waarop het is ondertekend;
3. bron-URL, map, dossiernummer of e-mailbericht;
4. wie het document heeft gemaakt;
5. wie het nu kan openen;
6. welke actie of evaluatiedatum eruit volgt;
7. status: compleet, ontbreekt, dubbel of alleen mondeling afgesproken.

Zo ontdek je snel dat het dossier uit verschillende eigenaars bestaat. Het portaal van de arbodienst is niet jouw archief. Een mailbox is wel jouw bron, maar geen werkbare dossierstructuur. Een WhatsApp-bericht is een aanwijzing dat er een afspraak is gemaakt, geen betrouwbare eindversie van die afspraak.

Maak voor een dossier van één werknemer bijvoorbeeld deze mapindeling:

• 00_kaart: eerste ziektedag, actuele week, casemanager, contactgegevens;
• 01_probleemanalyse: werkgeversversie en latere niet-medische bijstellingen;
• 02_plan_van_aanpak: ondertekende versie en elke bijstelling;
• 03_voortgang: één notitie per gesprek, met datum in de bestandsnaam;
• 04_42e_weeksmelding: verzend- en ontvangstbewijs;
• 05_eerstejaarsevaluatie: ondertekende evaluatie en besluit over de route;
• 06_spoor_2: zoekprofiel, acties, vacatures, contacten en reacties;
• 07_RIV: Eindevaluatie, actuele werkgeversdocumenten en uploadbewijs;
• 99_overdracht: exportlijst, verzoeken aan oude en nieuwe arbodienst, toegangscontrole.

Gebruik een vaste naam, zoals 2026-02-03_voortgang_werkhervatting.pdf. Zet de medische stukken niet in deze map. Als de arbodienst een apart medisch dossier beheert, leg je in 99_overdracht alleen vast dát de overdracht is geregeld en op welke datum, niet wat er medisch in staat. Dezelfde discipline zie je bij een inhuurdossier met één vaste mapindeling en een bron per systeem: een lege plek moet meteen zichtbaar zijn.

3. Maak de voortgangsgesprekken kort, vast en vindbaar

De reeks periodieke voortgangsverslagen is het kernbewijs. Een Plan van aanpak laat het startpunt zien, maar zonder verslag uiterlijk elke zes weken kan UWV niet toetsen of de afspraken zijn uitgevoerd, waarom ze zijn bijgesteld en hoe de volgende stap daarop aansloot. Juist die ontbrekende schakels verhinderen een doorlopende beeldvorming van de inspanningen. Plan daarom een gesprek op maximaal zes weken, gebruik telkens hetzelfde formulier en sla het direct na akkoord op in de map 03_voortgang. Stuur de werknemer een kopie van de afspraken. Dat kost minder tijd dan maanden later reconstrueren wat iemand bedoelde met “er zou nog naar ander werk worden gekeken”. Daarom krijgt deze reeks in een klein bedrijf prioriteit boven het verder oppoetsen van een map.

Gebruik in elk verslag deze vaste vragen:

• Wat is sinds het vorige gesprek geprobeerd? Beschrijf de werkafspraak, bijvoorbeeld opbouw van uren, andere taakverdeling of contact met een loopbaanbegeleider.
• Wat lukte niet en wat was het gevolg? Beschrijf het werkproces, niet de reden van de ziekte. “De opbouw van vier naar zes uur is niet doorgezet” is bruikbaar. Een diagnose of behandeluitkomst hoort hier niet.
• Wat is de volgende stap? Maak die zo concreet dat je hem kunt afvinken.
• Wie doet wat wanneer? Noteer eigenaar, datum en afhankelijkheid.

Voeg daarna drie administratieve velden toe: datum van het gesprek, naam van de casemanager en de vraag of het Plan van aanpak moet worden bijgesteld. Een voortgangsverslag hoeft geen uitgebreid verhaal te zijn. Vier heldere antwoorden, één besluit en één datum zijn sterker dan twee pagina's algemene tekst.

Als je AFAS Profit al gebruikt, kun je volgens het op 8 september 2026 gecontroleerde AFAS Help Center een dossier per verzuimgeval bijhouden. Profit kan verstuurde documenten automatisch koppelen en notities en andere documenten, zoals gespreksverslagen, bewaren in dat dossier, zoals de productdocumentatie van AFAS beschrijft. Gebruik die functie als opslag en workflow, maar controleer zelf of autorisaties voorkomen dat een leidinggevende medische informatie ziet. De productfunctie vervangt je exporttest en privacygrens niet. Wie verzuimsignalen op teamniveau wil analyseren zonder diagnoses in een systeem te zetten, werkt met dezelfde grens tussen geaggregeerde verzuimdata en medische informatie.

In Microsoft SharePoint kun je volgens de op 8 september 2026 gecontroleerde Microsoft-documentatie versiebeheer per lijst of bibliotheek aanzetten, eerdere versies terugvinden of herstellen, het aantal te bewaren versies begrenzen en concepttoegang instellen, zoals Microsoft uitlegt. Controleer dus vóór gebruik welke limieten en rollen in jouw bibliotheek actief zijn.

In Google Drive moet je volgens de op 8 september 2026 gecontroleerde Google Drive Help voor pdf's en andere bestanden opletten: oude versies kunnen na 30 dagen of 100 nieuwere versies verdwijnen, tenzij je ze vastzet met “Keep forever”, zoals Google uitlegt. Dat detail maakt uit zodra je later een oud Plan van aanpak nodig hebt.

Volgens de op 8 september 2026 gecontroleerde Nmbrs Kennisbank wordt bij een ziekmelding automatisch een verzuimdossier aangemaakt; je kunt er actiepunten, signalen en casemanagers aan koppelen en het pakket aan verzuimpakketten of arbodiensten verbinden, zoals Nmbrs beschrijft. Controleer in jouw contract en autorisatiemodel welke export, versiehistorie en auditgegevens werkelijk beschikbaar zijn.

4. Koppel elk artefact aan een eigenaar en een controlepunt

Een document zonder eigenaar is een toekomstige zoekactie. Voeg daarom aan je overzicht een kolom toe met de persoon die moet handelen en een tweede kolom met de persoon die controleert. De leidinggevende kan een afspraak uitvoeren. De casemanager controleert of het verslag is opgeslagen. De salarisadministratie controleert de 42e-weeksmelding. Jij als werkgever houdt de eindverantwoordelijkheid.

Maak voor elk document één taak:

• Probleemanalyse: ontvangen, werkgeversversie gecontroleerd, geen medische tekst, opgeslagen.
• Plan van aanpak: samen besproken, ondertekend, eerste evaluatiedatum gepland.
• Voortgang: gesprek gevoerd, vier vragen ingevuld, kopie gedeeld, Plan van aanpak aangepast of bewust ongewijzigd.
• 42e-weeksmelding: datum van melding, kanaal, ontvangstbewijs, betermelding zodra volledig herstel is gemeld.
• Eerstejaarsevaluatie: terugblik compleet, keuze over spoor 1 of spoor 2 onderbouwd, volgende zes weken gepland.
• RIV: alle herkenbare onderdelen aanwezig, actuele werkgeversstukken toegevoegd, medische route apart bevestigd, uploadbewijs bewaard.

UWV vermeldt dat een compleet re-integratieverslag bestaat uit de Probleemanalyse, het Plan van aanpak en bijstellingen, de Eerstejaarsevaluatie, het Actueel oordeel, de Eindevaluatie en medische informatie. De uploadverantwoordelijkheid en de grens voor medische informatie werk je uit in stap 6, omdat die niet hetzelfde zijn als de vraag wie een document lokaal bewaart.

5. Behandel spoor 2 als een zoektocht met een logboek

Rond de eerstejaarsevaluatie moet je een besluit kunnen uitleggen. Als er geen concreet perspectief is op structurele werkhervatting binnen je organisatie binnen drie maanden, moet een adequaat tweede-spoortraject uiterlijk binnen zes weken na de Eerstejaarsevaluatie starten. Het gaat dus niet om een vinkje “spoor 2 gestart”. Het gaat om een reeks activiteiten die logisch aansluit op het profiel en het zoekprofiel.

Maak in 06_spoor_2 een zoeklog met per actie:

Bewaar vacatures als pdf op de dag waarop je ze bekijkt. Vacatures verdwijnen. Noteer ook waarom een functie niet doorging. “Afgewezen” is mager. “Werkgever reageerde op 14 november, functie vroeg structureel avondwerk buiten het zoekprofiel” laat de besluitlijn zien zonder medische informatie te bewaren.

De Werkwijzer Poortwachter van UWV beschrijft spoor 2 als een vooraf opgesteld en schriftelijk vastgelegd plan met een persoonsprofiel, beredeneerd zoekprofiel en rapportagemomenten. De bedrijfsarts levert de informatie over functionele mogelijkheden via de juiste route. Jij legt vast wat je met die informatie hebt gedaan, niet waarom iemand ziek is.

6. Maak de 42e week en het RIV controleerbaar

Zet twee controles op je kalender. Controle één staat drie weken voor week 42: klopt de eerste ziektedag, wie doet de melding en waar wordt het ontvangstbewijs opgeslagen? Controle twee staat drie weken voor de WIA-aanvraag: is de Eindevaluatie gepland, is het Actueel oordeel opgevraagd via de arbodienst en is elk werkgeversdocument herkenbaar?

De 42e-weeksmelding moet uiterlijk op de eerste werkdag nadat 42 weken ziekte zijn bereikt bij UWV binnen zijn. Dat kan via de Verzuimmelder op het Werkgeversportaal, via Digipoort of met een formulier. UWV noemt bij te late ontvangst een boete van maximaal 455 euro. Bewaar de datum van verzenden en de ontvangst, geen screenshot van een open melding.

Voor het RIV maak je een inhoudsopgave met exact dezelfde namen als de UWV-formulieren. Zet elk document op volgorde en controleer drie dingen: klopt de periode, is de laatste versie ondertekend en is het vervolg op de vorige afspraak zichtbaar? Een dossier is geen verzameling losse waarheden. UWV moet kunnen zien hoe de besluiten elkaar opvolgen.

De actuele UWV-uitleg over het re-integratieverslag maakt de verantwoordelijkheid expliciet: de werknemer blijft verantwoordelijk voor de ontvangst van het complete RIV. De werknemer stuurt de stukken mee met de WIA-aanvraag, tenzij werkgever en werknemer samen afspreken dat de werkgever de algemene documenten via het Werkgeversportaal uploadt. Die afspraak verplaatst de eindverantwoordelijkheid niet. De werkgever uploadt nooit medische informatie; die stuurt de werknemer zelf naar UWV. Bewaar daarom de kopieën van de werkgeversstukken, de gezamenlijke uploadafspraak en het uploadbewijs, maar controleer met de werknemer dat het hele RIV inclusief medische route is ingediend.

7. Bouw je overdracht voordat je de arbodienst opzegt

Vraag vóór de einddatum van je contract aan de arbodienst om een export van alles wat jij als werkgever nodig hebt:

• werkgeversversies van de Probleemanalyse en bijstellingen;
• Plan van aanpak en alle bijstellingen;
• Eerstejaarsevaluatie;
• Actueel oordeel als dat aan jou is verstrekt;
• Eindevaluatie;
• rapportages van een ingeschakeld re-integratiebedrijf;
• datums van spreekuren, acties en openstaande afspraken, voor zover die niet medisch zijn;
• een overzicht van lopende dossiers, status, laatste actie en volgende deadline;
• een overzicht van de bewaartermijn, exportvorm en wie na de contracteinddatum nog kan inloggen.

Vraag om een leesbare export, geen csv met interne dossiercodes. Test de export op één gesloten dossier voordat je alle dossiers opvraagt. Controleer of bijlagen openen, of datums behouden blijven en of de naam van de werknemer aan het juiste document gekoppeld is.

Medische dossiers behandel je anders. De AP schrijft dat overdracht aan een nieuwe bedrijfsarts of arbodienst alleen onder voorwaarden mag, bijvoorbeeld bij lopende ziektegevallen, met betrokkenheid van de ondernemingsraad en nadat werknemers zijn geïnformeerd en bezwaar konden maken. De AP beschrijft ook dat de nieuwe arbodienst in andere gevallen gerichte informatie kan opvragen, in plaats van automatisch het hele dossier over te nemen. Laat de oude en nieuwe arbodienst dit rechtstreeks regelen. Vraag zelf om de overdrachtsdatum en de contactpersoon, niet om een kopie van het medisch dossier.

Valkuilen die je dossier leeg laten lijken

Alles overlaten aan het portaal van de arbodienst. Het portaal kan inhoudelijk compleet zijn, maar je eigen organisatie heeft geen controle over export, gebruikersrollen of de einddatum van je abonnement. Haal de werkgeversdocumenten op vaste momenten naar je eigen dossier en leg vast wat nog bij de arbodienst staat.

Een WhatsApp-gesprek als besluit behandelen. Een bericht kan aantonen dat er contact was. Het toont niet betrouwbaar wat de definitieve afspraak, eigenaar of datum was. Gebruik WhatsApp hooguit als bron om een gesprek te reconstrueren. Zet het besluit daarna in je vaste formulier en laat beide partijen de afspraak bevestigen.

Een diagnose in een voortgangsverslag zetten. De medewerker kan die informatie zelf hebben verteld. Dat maakt het nog geen informatie die jij mag registreren. Schrijf over mogelijkheden, beperkingen zoals die door de bedrijfsarts zijn teruggekoppeld, werkafspraken en vervolgstappen. Bij twijfel gaat de vraag naar de bedrijfsarts of privacyfunctionaris.

Alleen de formulieren bewaren. Een ondertekend Plan van aanpak bewijst dat er een plan was. Het bewijst niet dat het is uitgevoerd, geëvalueerd of bijgesteld. Voeg de voortgangsnotities, afspraken en reden van een bijstelling toe.

Spoor 2 starten zonder aantoonbare zoektocht. Een factuur van een re-integratiebureau is geen logboek. Vraag periodieke rapportages op, bewaar bekeken vacatures, noteer contacten en leg uit waarom een stap niet doorging. UWV kan uit de stukken afleiden dat de zoektocht niet adequaat was als de route niet zichtbaar is.

Achteraf data invullen. Een verslag dat je in week 90 schrijft over een gesprek uit week 20 is een reconstructie. Als een oud gesprek ontbreekt, schrijf dan de huidige datum, benoem eerlijk dat je reconstrueert en voeg alleen bewijs toe dat je nog kunt verifiëren. Maak er geen fictieve terugwerkende datum van.

Iedereen toegang geven omdat het makkelijker is. De eigenaar van het dossier is niet automatisch de juiste lezer van elk document. Beperk toegang tot casemanager, leidinggevende voor de werkafspraken en de personen die de werkgever formeel ondersteunen. Medische informatie blijft buiten de werkgeversmap.

De leverancier wisselen en pas daarna export vragen. Een contracteinde kan een login uitschakelen. Plan de export, steekproef, overdracht en toegangsintrekking als vier aparte taken. Laat het oude portaal pas afsluiten nadat je hebt gecontroleerd dat de werkgeversdocumenten leesbaar zijn en dat lopende dossiers bij de nieuwe partij bekend zijn.

Beslis-kader: welke inrichting past bij jouw bedrijf?

Begin met de simpelste route die de vier vragen kan beantwoorden: wat staat er, waar staat het, wie moet iets doen en wanneer controleer ik het? Voor één zieke medewerker en een bestaand Microsoft 365- of Google Workspace-abonnement is een afgeschermde bibliotheek vaak genoeg. Een nieuw HR-platform lost een ontbrekend eigenaarschap niet op.

Kies een standaardoplossing als je vooral structuur en reminders mist. Kies een bestaande HR-oplossing als je AFAS Profit of Nmbrs al gebruikt en het verzuimdossier daarin onder autorisatie kan worden ingericht. Kies maatwerk wanneer documenten structureel uit meerdere systemen komen en je elke maand handmatig dezelfde gegevens verzamelt.

Voor kosten op 8 september 2026 geef ik bewust geen schijnnauwkeurige eurobandbreedtes. De geraadpleegde productpagina's en arbodienstportalen publiceren geen vergelijkbare prijs voor precies deze combinatie van dossier, export en verzuimworkflow. Bedragen zijn contractafhankelijk. Vraag daarom in elke offerte aparte regels voor eenmalige inrichting, terugkerende licentie of module, export met bijlagen en metadata, autorisaties, versiebeheer, reminders, audit trail, ondersteuning en toegang na contracteinde. Test die zes criteria op één gesloten dossier en één lopend dossier voordat je een meerjarige afspraak maakt.

Gebruik AFAS Profit of Nmbrs dus niet als excuus om geen eigen export te bewaren. Gebruik SharePoint niet als excuus om geen toegang te beperken. De goede inrichting is de plek waar het document ontstaat, de bron waar het vandaan komt en de eigenaar die iets moet doen zichtbaar aan elkaar koppelt.

Uitgewerkt voorbeeld: een bedrijf met achttien medewerkers

Neem een installatiebedrijf met achttien medewerkers. Medewerker E. valt uit. De eigenaar is ook de leidinggevende en heeft geen HR-afdeling. Na vier maanden blijkt dat het dossier niet leeg is, maar wel verspreid:

• de Probleemanalyse staat in het portaal van de arbodienst;
• het Plan van aanpak staat als ondertekende pdf in de mailbox van de eigenaar;
• twee voortgangsgesprekken staan in een Word-bestand, één afspraak staat alleen in WhatsApp;
• de 42e-weeksmelding is via de salarisadministratie gedaan, maar het ontvangstbewijs is niet opgeslagen;
• het salarispakket bevat de eerste ziektedag en loonmutaties;
• de eerstejaarsevaluatie staat als concept bij de arbodienst;
• drie oriënterende telefoontjes over ander werk zijn nergens genoteerd.

De eigenaar voert de inventarisatie uit op één ochtend. Hij verandert niets aan oude datums. In de bronkolom zet hij waar elk document vandaan komt. Bij ontbrekende stukken schrijft hij “ontbreekt” en maakt hij een taak, met de huidige datum. Hij vraagt de arbodienst om de werkgeversversie van de Probleemanalyse en controleert de 42e-weeksmelding bij de salarisadministrateur.

Daarna maakt hij in de bestaande SharePoint-omgeving de mapstructuur uit stap 2. De map krijgt beperkte toegang voor de eigenaar en een vervanger. Versiebeheer staat aan. Elk bestaand document krijgt een nieuwe bestandsnaam met mijlpaal en datum. Het originele bestand blijft als bronkopie bewaard, zodat duidelijk is wat later is hernoemd.

Voor elk volgend gesprek gebruikt hij vier vragen. In het eerste nieuwe verslag staat: “De uitbreiding naar een andere taak is besproken. De afgesproken proef is niet uitgevoerd. Volgende stap: casemanager plant voor 18 september een overleg over twee concrete taken. Werknemer bevestigt de afspraak per e-mail.” Er staat geen diagnose, behandeling of veronderstelling over herstel in.

Bij de eerstejaarsevaluatie maakt hij samen met de werknemer een keuze over de vervolgstap. Omdat terugkeer in de eigen rol niet binnen drie maanden concreet is, laat hij een tweede-spoorplan opstellen. Vanaf dat moment bewaart hij per week de bekeken vacature, het contact, de uitkomst en de volgende actie. De drie oude telefoontjes zet hij niet terug op hun vermoedelijke datum. Hij noteert ze als gereconstrueerde informatie met bron en onzekerheid, en vraagt de betrokkene om bevestiging.

In de maanden erna ontstaan de stukken vanzelf op één plek. De 42e-weeksmelding krijgt een ontvangstbewijs. Elk zeswekelijkse gesprek heeft dezelfde vier vragen. Het spoor-2-rapport verwijst naar acht bekeken vacatures, vier contacten en twee vervolgacties. Bij de voorbereiding op de WIA-aanvraag ziet de eigenaar dat de Actueel oordeel-route bij de arbodienst hoort, terwijl de Eindevaluatie en werkgeversstukken in zijn eigen map staan.

Als hij daarna naar een andere arbodienst overstapt, exporteert hij eerst de werkgeversdocumenten en test hij een dossier. De oude en nieuwe bedrijfsarts regelen de medische overdracht volgens de privacyvoorwaarden. In zijn eigen 99_overdracht-map bewaart hij alleen de exportlijst, de bevestiging van de overdrachtsdatum en de nieuwe contactgegevens. De inhoud van het medisch dossier verhuist niet naar de werkgeversmap.

Vergelijking in één oogopslag

Een goede keuze is dus niet de tool met de meeste knoppen. Het is de route die een ontbrekend document zichtbaar maakt voordat de volgende UWV-deadline voorbij is.

Tot slot

Een verzuimdossier wordt niet sterk door het op de laatste dag netjes te ordenen. Het wordt sterk doordat elk gesprek, elk besluit en elke zoekactie op het moment zelf een eigenaar, datum en bron krijgt. Wie de arbodienst als inhoudelijke partner gebruikt, maar de eigen bewijsroute zelf beheert, hoeft bij een WIA-aanvraag niet meer te gokken waar het verhaal staat.