Onderhanden werk in de staal- en metaalbouw: elke week weten wat je mag factureren

Je accountant belt in maart. De jaarrekening is bijna rond, maar de post onderhanden werk klopt niet, en de correctie kost je geen tijd maar belasting. Op dat moment ben je zeven maanden te laat. Het werk waar het over gaat stond vorig jaar augustus in je hal, half gelast, en niemand kon toen zeggen wat het waard was.

Deze gids is voor de eigenaar of bedrijfsleider van een staal- of metaalbouwbedrijf met vier tot vijftien man, die per project inkoopt, zaagt, last en monteert. Na afloop kun je elke vrijdag in twintig minuten twee getallen op tafel leggen: hoeveel werk er nu onderhanden is, en welk deel daarvan je vandaag mag factureren.

Onderhanden werk is de waarde van werk dat je al hebt uitgevoerd maar nog niet in rekening hebt gebracht: de gemaakte uren, het verwerkte materiaal, het uitbestede werk en het winstdeel dat bij die voortgang hoort, verminderd met de termijnen die je al hebt gefactureerd. Het is geen boekhoudpost aan het eind van het jaar. Het is een meting die je wekelijks kunt doen.

Het verschil tussen die twee opvattingen is precies het verschil tussen een bedrijf dat weet waar het staat en een bedrijf dat het achteraf hoort.

Houd het scherp gescheiden van je servicewerk. Een storing bij een klant is een bon per object die je diezelfde week afrekent, en daar hoort een eigen keten bij waarin de bon op locatie wordt vastgelegd en in je boekhouding een factuurregel wordt. Een aangenomen werk loopt weken tot maanden, kent fasen en termijnen, en is juist daarom een balanspost. Lopen die twee door elkaar in dezelfde administratie, dan klopt je onderhanden werk nooit.

Wat je nodig hebt voordat een cijfer iets betekent

Geen enkel softwarepakket kan een voortgangspercentage uitrekenen als er niets ligt om op te rekenen. De projectadministratie is dat fundament: elke kostenregel draagt het nummer van het werk waar hij bij hoort, en elke fase heeft een moment waarop iemand vastlegt dat hij klaar is. Vijf dingen moeten er staan voordat je begint.

• Eén projectnummer per aangenomen werk. Niet per klant, niet per hal, niet per bouwstroom. Krijg je later een meerwerkopdracht, dan hangt die aan hetzelfde nummer of aan een sub-nummer dat er zichtbaar bij hoort.
• Een begroting met dezelfde koppen als je kostenboekingen. Heb je begroot op materiaal, productie-uren, conserveren, transport en montage, dan moeten je uren en inkoopfacturen op precies die vijf koppen landen. Anders vergelijk je appels met een projectnummer.
• Fasen met een gereedmelding. Een fase is klaar als iemand met naam en datum zegt dat hij klaar is. Zonder dat moment heb je een gevoel, geen meting.
• Het termijnschema uit het contract, uitgeschreven per fase. Welk bedrag hoort bij welke gereedmelding, en wat is de betaaltermijn.
• Een vaste peildatum. Vrijdagmiddag, elke week, ook in een drukke week. Een meting die je overslaat als het druk is, meet vooral rustige weken.

1. Hang elk uur en elke inkoopregel aan hetzelfde projectnummer

In een staalbouwbedrijf lopen vier kostenstromen naar hetzelfde werk, en ze komen bijna nooit tegelijk binnen.

Je eigen uren komen dagelijks, mits de bok in de werkplaats wordt gebruikt. Je materiaal komt als inkoopfactuur van de staalhandel, vaak binnen een week. Het uitbestede werk komt het laatst: de verzinkerij of de coater factureert soms drie weken nadat je constructie terug is. Transport en kraan volgen een eigen ritme en worden het vaakst vergeten.

Als er ook maar één van die vier op een algemene kostenplaats belandt, klopt je hele meting niet meer. Boek je de laskosten van een grote hal op "productie algemeen" in plaats van op het projectnummer, dan gebeurt er iets dat erger is dan een verkeerd getal: je gemeten voortgang op dat project blijft achter, terwijl je bedrijfsresultaat het verschil opslokt. Het project ziet er te goedkoop uit en je bedrijf te duur. Je gaat dus zoeken naar een probleem dat er niet is, en je factureert een termijn te laat omdat de voortgang op papier nog niet gehaald is.

De inkoop die je hebt besteld maar nog niet gefactureerd hebt gekregen is de tweede valstrik. Het staal ligt in je hal, de verzinkerij heeft je constructie al terug, maar de facturen komen pas volgende maand. Wie alleen op ontvangen inkoopfacturen meet, meet zijn eigen achterstand. Houd daarom een simpele verplichtingenlijst bij: besteld bedrag, projectnummer, verwachte factuurdatum. Zodra de factuur binnen is, valt de regel weg.

Voor de uren geldt hetzelfde principe met een extra splitsing. Engineering, werkplaats en montage zijn drie verschillende fasen met drie verschillende uurtarieven en drie verschillende risico's. Eén verzamelpost "uren project 2411" verbergt precies het probleem dat je wilt zien, namelijk dat je montage-uren uitlopen terwijl je werkplaats binnen budget bleef. Wie zijn uren nog op papier of in een groepsapp verzamelt, kan beter eerst de stap zetten waarin een geregistreerd uur vanzelf een factuurregel wordt in je boekhouding, want dat is het fundament onder alles hieronder.

Let op wat je boekhoudpakket hier wel en niet kan. In Moneybird kun je projecten aan factuurregels, uren en memoriaalboekingen hangen, maar een project koppelt alleen aan een resultatenrekening-categorie, niet aan een balanspost. Je krijgt dus wel omzet en kosten per project, maar je onderhanden-werkpost bouw je zelf. Dat is prima werkbaar, zolang je het weet.

2. Meet voortgang die je aan een derde durft te laten zien

Er zijn drie manieren om te zeggen hoe ver een staalproject is, en ze geven zelden hetzelfde antwoord.

De derde methode is degene die je aan een bank, een accountant of een opdrachtgever kunt laten zien, omdat elke stap een datum en een naam heeft. De fasegewichten haal je uit je eigen nacalculatie van vergelijkbare projecten, niet uit een tabel op internet. Voor een doorsnee hallenconstructie kan het er zo uitzien.

Kilo's blijven daarbij je controlegetal, niet je hoofdgetal. Tonnage meet materiaal en geen arbeid: een ingewikkeld knooppunt van veertig kilo kost meer laswerk dan een rechte ligger van negenhonderd. Wie zijn voortgang alleen op verwerkt gewicht baseert, onderschat systematisch de fasen aan het begin en het eind van een project. Lopen je kilo-meting en je kostenmeting meer dan tien punten uiteen, dan is dat geen meetfout maar een signaal: er gaan uren in iets dat je niet begroot had.

Nog een reden om vaker dan één keer per jaar te meten: je begroting veroudert onder je handen. Bouwen met Staal publiceert een wekelijkse index van de prijsontwikkeling van profiel, koker en plaat, met week 31 van 2023 als basis. Een offerte van drie maanden geleden rekent met andere staalprijzen dan je inkoop van vandaag. Bij een vaste aanneemsom betekent dat: zodra je verwachte totale kosten stijgen, daalt je voortgangspercentage en daalt je winstdeel, ook als er niets aan het werk zelf is veranderd.

3. Zet je termijnen tegenover die voortgang, niet tegenover de kalender

Hier zit het geld. Een staalbouwer die netjes meet maar zijn termijnen aan de verkeerde momenten hangt, financiert maandenlang het werk van zijn opdrachtgever.

Neem een staalconstructie voor een bedrijfshal: aanneemsom 186.000 euro exclusief btw, 44 ton staal, begrote kosten 155.000 euro. Het klassieke termijnschema is 30 procent bij opdracht, 30 procent bij aanvang montage en 40 procent na oplevering. Dat klinkt redelijk. Reken het uit en het is dat niet.

In week elf is je staal gezaagd, geboord, grotendeels gelast en voor meer dan de helft terug van de verzinkerij. Je hebt dan ongeveer 107.500 euro aan kosten geactiveerd. Binnengekomen is één termijn van 55.800 euro. Je hebt op dat moment ruim 50.000 euro van je eigen geld in andermans hal staan. En dat is nog voordat de bouwplaats vertraagt, wat bij montagewerk eerder regel dan uitzondering is.

Het schema dat wel meebeweegt hangt de termijnen aan gereedmeldingen: 30 procent bij opdracht, 25 procent zodra het staal is ingekocht en bewerkt, 25 procent zodra het gelast en geconserveerd klaarstaat voor transport, en 20 procent na montage en oplevering. Bij dezelfde stand in week elf staat er dan 102.300 euro tegenover 107.500 euro aan kosten. Het gat is geen 51.700 euro meer maar 5.200 euro.

De sleutel is de laatste termijn. In het klassieke schema wacht 74.400 euro op de oplevering. Schuift de bouwplaats vier weken op, en betaalt je opdrachtgever daarna binnen dertig dagen, dan komt dat bedrag ruim twee maanden later binnen dan de dag waarop jouw werk in de werkplaats klaar was. In het tweede schema wacht nog maar 37.200 euro op de oplevering en komt 46.500 euro acht weken eerder binnen. Die 46.500 euro is de tweede termijn van 25 procent, en die hangt in het nieuwe schema aan een gereedmelding in je eigen werkplaats: staal ingekocht en bewerkt, in dit project week negen. Het vergelijkbare bedrag komt in het klassieke schema pas bij aanvang montage, in de planning week dertien en met diezelfde vier weken bouwplaatsvertraging week zeventien. Dat zijn de acht weken, en jouw werkplaats had er geen invloed op. De wet zet op te laat betalen een prijs: de wettelijke rente voor handelstransacties staat sinds 1 juli 2026 op 10,4 procent. Over 37.200 euro en acht weken is dat ongeveer 595 euro. Dat bedrag is je probleem niet. Je probleem is dat die 37.200 euro er acht weken lang niet is terwijl je staalhandel na dertig dagen betaald wil worden. Loop je drie van dit soort projecten tegelijk, dan draag je ruim een ton aan werk dat al klaar is.

Drie dingen die je daarbij moet weten voordat je gaat onderhandelen over dat schema.

• Je mag korter dan je denkt. Spreek je niets af, dan is de betalingstermijn dertig dagen, tussen bedrijven mag maximaal zestig dagen, en grootbedrijven moeten hun mkb-leveranciers binnen dertig dagen betalen. Een aannemer die je negentig dagen aanbiedt, biedt je iets aan dat de wet in de meeste gevallen niet toestaat.
• Je hebt meer positie dan je gebruikt. Werk je onder de Metaalunievoorwaarden, dan geldt de afgesproken levertijd pas als ook de overeengekomen termijnbetaling tijdig is ontvangen, en is betaling binnen dertig dagen na factuurdatum de hoofdregel (versie 1 januari 2025). Een onbetaalde termijn is dus geen reden voor spanning over je planning, maar een contractuele grond om die planning opnieuw te bepalen.
• Reken niet op verlegde btw. Veel staalbouwers gaan ervan uit dat de btw bij onderaanneming altijd wordt verlegd. Dat klopt niet: als onderaannemer kun je de btw niet verleggen als je het werk voor meer dan de helft in je eigen werkplaats hebt verricht. Voor een staalbouwer die zaagt, boort en last in zijn eigen hal en alleen monteert op locatie, is dat vaak precies de situatie. Verkeerd verlegd betekent naheffing.

4. Waar de fiscale regel je keuzevrijheid begrenst

Veel ondernemers denken dat ze zelf mogen bepalen wanneer ze winst nemen op een lopend werk. Dat is sinds 2007 niet meer zo. Artikel 3.29b van de Wet inkomstenbelasting 2001 bepaalt dat de waardering van onderhanden werk wordt gesteld op het gedeelte van de overeengekomen vergoeding voor het aangenomen werk dat is toe te rekenen aan dat onderhanden werk. Eén zin, met grote gevolgen. De Belastingdienst vertaalt hem zo: je moet de winst voortschrijdend nemen, dus je mag niet wachten met winstneming tot het werk is afgerond. Is een opdracht halverwege, dan activeer je de helft van de overeengekomen prijs.

Hoe je dat precies uitrekent, staat in de notitie die de Belastingdienst samen met Bouwend Nederland, Uneto-VNI en FME-CWM opstelde. Die notitie dateert van februari 2009 en is nog altijd het document dat de Belastingdienst publiceert (gecontroleerd september 2026). Vier punten daaruit raken je direct.

• De breuk is kosten gedeeld door kosten. Je activeert alle direct en indirect toerekenbare kosten, inclusief het constante deel van de algemene kosten en de financieringskosten. Het toerekenbare winstdeel is de verwachte winst maal geactiveerde kosten gedeeld door totaal te verwachten kosten. Cruciaal: teller en noemer bevatten geen reeds in rekening gebrachte termijnen. Je voortgang wordt dus niet bepaald door wat je hebt gefactureerd, maar door wat je hebt uitgegeven.
• Verlies mag wel vooruit, winst niet achteruit. Het toerekenbare winstdeel mag niet negatief zijn. Draait een werk naar verlies, dan vorm je volgens goed koopmansgebruik een verliesvoorziening en breng je die in mindering op de balanspost.
• Onder de vier miljoen mag het eenvoudiger. Ondernemingen met een netto-omzet over het voorgaande boekjaar van minder dan vier miljoen euro mogen het winstdeel bepalen op het gemiddelde winstpercentage over de drie voorgaande belastingjaren, waarbij een verliesjaar meetelt als nul procent. Voor een bedrijf van tien man is dat vaak de praktische route.
• Kleine projecten hebben een grens die meerwerk oprekt. Een project telt als klein als de vergoeding onder de 100.000 euro exclusief btw blijft. Maar samenhangende projecten worden als één geheel behandeld, en een meerwerkopdracht naast de hoofdopdracht is daar het schoolvoorbeeld van. Een werk van 92.000 euro met 14.000 euro meerwerk is dus geen klein project meer.

Binnen dat kader mag je je eigen methodiek kiezen, op één voorwaarde: je volgt een consequente gedragslijn. Je kunt niet dit jaar op kilo's meten en volgend jaar op kosten omdat het dan beter uitkomt. Kies één methode, leg de berekening vast in je administratie, en overleg de keuze met je accountant voordat je hem een jaar lang gebruikt.

Waar het in de praktijk misgaat

• De begroting wordt nooit bijgesteld. Kosten-tot-kosten meet tegenover je verwachte totale kosten. Laat je die staan op de calculatie van maanden geleden, dan meet je voortgang tegen een fantasie. Herzie de verwachte eindkosten bij elke gereedmelding, niet één keer per kwartaal.
• Meerwerk loopt buiten het projectnummer om. Extra sparingen, een gewijzigd knooppunt, een dag extra kraan: als dat werk wel uren kost maar geen opdrachtregel heeft, daalt je gemeten marge zonder dat iemand weet waarom. Leg meerwerk vast als besluit met een bedrag en een akkoord, voordat de eerste vonk valt. De Metaalunievoorwaarden rekenen meerwerk af tegen de prijzen die gelden op het moment dat het wordt uitgevoerd, dus wie te laat vastlegt, verliest twee keer.
• De gereedmelding komt van de verkeerde persoon. Als de projectleider zelf gereedmeldt en zelf de termijn factureert, meet je optimisme. Laat de melding komen van degene die het werk fysiek afrondt, en de factuur van kantoor.
• Uitbesteed werk wordt pas geboekt bij de factuur. Je constructie is terug van de verzinkerij, maar de factuur komt drie weken later. Zonder verplichtingenlijst mis je dertien procent van je kosten precies in de week waarin je wilt meten.
• De laatste termijn wordt te laat gefactureerd. De klassieke fout uit de vorige sectie. Koppel de laatste termijn aan de oplevering, maar zorg dat er niet meer dan twintig procent van de aanneemsom in zit.
• Je meet alleen wanneer het rustig is. Een peildatum die verschuift, meet drukke weken systematisch niet. Twintig minuten op vrijdag, ook in de week waarin alles misgaat, want dat is de week met de meeste informatie.
• De prijzen worden achteraf pas gecontroleerd. Voor de kant van de calculatie en de eenheidsprijzen is de plek om dieper te gaan de gids over de kostenraming uit je eigen prijs- en projecthistorie laten komen. Onderhanden werk meet wat er gebeurt, het repareert geen verkeerde begroting.

Pas nu de pakketvraag: welke route past bij jou

De volgorde is niet onderhandelbaar. Eerst het projectnummer op elke regel, de fasen met gereedmeldingen en het termijnschema. Pas daarna kies je gereedschap. Een pakket erft je administratieve discipline niet, het versnelt alleen wat je al doet.

De branchepakketten zijn goed in wat ze doen. ConstruSteel levert bijvoorbeeld modules voor projectbeheer, projectplanning, projectoverzicht en CE-markering die je los kunt samenstellen. Kijk wel goed naar wat een module belooft: budget vergelijken met werkelijke kosten en uren is iets anders dan een gewogen voortgangspercentage waar je een termijnfactuur op durft te baseren. Aan de andere kant van het spectrum is het vooral zaak om te weten wat er in welk pakket zit. Exact voor Bouw heeft projectadministratie, urenregistratie, calculatie en termijnen in alle drie de pakketten, vanaf 129 euro per maand exclusief btw, maar de module Onderhanden werk (OHW) zit alleen in Professional: 359 euro per maand (prijzen en featurematrix september 2026). Dat is precies de functie waar deze gids over gaat, dus reken voor deze toepassing met 359 euro en niet met 129.

Mijn advies voor het merendeel van de bedrijven in deze grootte: begin bij de eerste route, meet drie maanden lang elke vrijdag met de hand, en koop pas iets als je precies weet welke vier getallen je elke week nodig hebt. Dan weet je bij elke demo waar je naar kijkt, en dat is de enige manier om een pakket eerlijk te beoordelen.

Eén project, week elf: de hele rekensom

Terug naar die bedrijfshal. Aanneemsom 186.000 euro exclusief btw, 44 ton staal, opdracht in week één.

De begroting: engineering 8.500, materiaal 48.000, zagen en boren 18.600, lassen en samenstellen 23.200, conserveren 19.500, transport en kraan 11.000, montage 16.100. Samen 144.900 euro aan directe kosten. Met een opslag van 7 procent voor het constante deel van de algemene kosten kom je op afgerond 155.000 euro. Verwachte winst: 31.000 euro, oftewel 16,7 procent van de aanneemsom.

De stand op de peildatum in week elf: engineering gereedgemeld, al het staal geleverd en gecontroleerd, zagen en boren gereed, lassen voor 60 procent klaar, en 26 van de 44 ton terug van de verzinkerij. Transport en montage nog niet begonnen.

• Geactiveerde directe kosten: 8.500 plus 48.000 plus 18.600 plus 13.900 plus 11.500 is 100.500 euro.
• Met 7 procent algemene kosten: 107.500 euro geactiveerd.
• Voortgang: 107.500 gedeeld door 155.000 is 69,4 procent.
• Toerekenbaar winstdeel: 69,4 procent van 31.000 euro is 21.500 euro.
• Waardering onderhanden werk: 107.500 plus 21.500 is 129.000 euro.
• Af: gefactureerde termijnen. Bij het klassieke schema staat daar 55.800 euro, bij het schema op gereedmeldingen 102.300 euro.
• Balanspost onderhanden werk: 73.200 euro respectievelijk 26.700 euro.

Twee getallen die dezelfde hal beschrijven, met een verschil van 46.500 euro aan werkkapitaal. Het werk is identiek. Alleen het moment waarop je mag factureren verschilt.

Kijk daarna naar het controlegetal. Op gewicht ben je 26 van de 44 ton geconserveerd, dus 59 procent. Op kosten zit je op 69,4 procent. Dat verschil van ruim tien punten is niet verontrustend maar verklaarbaar: engineering en het zaag- en boorwerk zijn samen 19 procent van je kosten en wegen geen kilo, terwijl de montage 11 procent van je kosten is en nog moet beginnen. Zou het verschil dertig punten zijn geweest, dan had je een echt probleem gehad en had je het in week elf geweten in plaats van in maart.

En dan het gesprek dat hierna komt. Met deze cijfers bel je je opdrachtgever niet om te vragen of er misschien al iets betaald kan worden. Je meldt een fase gereed, met datum, gewicht en keuring, en je stuurt de bijbehorende termijn. Dat is een ander gesprek, en het is het gesprek dat je twintig minuten per week kost.

Een projectadministratie is uiteindelijk geen boekhoudkundige verplichting maar een stuurmiddel. Wie zijn onderhanden werk pas bij de jaarrekening ziet, bestuurt zijn bedrijf via de achteruitkijkspiegel: hij weet in maart wat hij in augustus had moeten weten, en de projecten waar het misging zijn dan al opgeleverd en betaald. Wie het wekelijks meet, ziet een verliesproject in week zes in plaats van in week twintig, factureert wat hij heeft gemaakt in plaats van wat de kalender toestaat, en houdt het geld dat hij nu aan anderen uitleent gewoon op zijn eigen rekening. Het verschil zit niet in het pakket. Het zit in het projectnummer op elke regel en in de twintig minuten op vrijdag.