Dierenartssoftware kost meer dan de maandlicentie

Een maandlicentie is geen prijs voor een dierenartsenpraktijk; het is de prijs voor één regel op de factuur. Ze zegt wat toegang kost zolang de gekozen gebruikers actief zijn. Inrichting, migratie, gebruiksafhankelijke kosten en vertrek blijven dan nog buiten beeld.

Mijn stelling is eenvoudig: vergelijk een veterinair praktijkmanagementsysteem (PMS) voor dezelfde praktijk, dezelfde gebruikers en dezelfde contractperiode. Zet daarna de volledige rekening naast elkaar. Dat klinkt als een rekensom. In werkelijkheid bepaalt die vergelijking wie de groei van je praktijk betaalt, wat inrichting inhoudt en hoeveel vrijheid je houdt als de software niet meer past.

Een pakket dat dagelijkse werkstromen net mist, kost ook tijd aan omwegen en extra invoer. Software die niet aansluit op het eigen proces kan dus duurder blijken dan de licentie laat zien. In een dierenartsenpraktijk wordt die vergelijking concreet: welke functies, mensen, locaties en gegevensstromen zitten in de offerte, en welke komen er later bij?

Een gebruiker is nog geen praktijk

Een prijs per gebruiker lijkt helder omdat iedereen een personeelslijst kan maken. Maar wat is een gebruiker? Alleen een dierenarts, of ook de assistente die afspraken maakt, de receptionist die afrekent en de collega die alleen rapportages bekijkt? Telt een tweede vestiging mee als extra licentie, als locatievergoeding of helemaal niet? En hoe zit het met een spreekkamer die in de agenda wordt gepland?

Dat onderscheid is geen boekhoudkundige finesse. Het bepaalt wat er gebeurt als een praktijk groeit. Een tarief per medewerker schaalt met elke nieuwe inlog. Een tarief per dierenarts kan voordelig lijken wanneer veel ondersteunende medewerkers toegang nodig hebben, maar verandert als de praktijk meer dierenartsen aanneemt. Een locatie- of ruimtetarief schuift een andere grens in de kosten. Zolang je die eenheden niet gelijk trekt, vergelijk je geen twee prijzen. Je vergelijkt twee definities van je praktijk.

Dat zie je in de gepubliceerde tarieven van Vet-Files. De basislicentie kost €84 per maand, met aparte tarieven voor dierenartsen, assistenten en ruimtes met agenda; het abonnement is maandelijks opzegbaar. Voor twee tot vijf dierenartsen staat er €42 per maand per dierenarts, voor zes of meer €28. Een assistent kost €15 per maand, of €21 met agenda. Een ruimte met agenda kost €6. Deze bedragen zijn voorbeelden van één leverancier, geen marktgemiddelde. Ze laten wel zien waarom je de offerte moet laten rekenen met de echte personeelsmix, niet met een abstract aantal stoelen.

Een praktijkpakket moet bovendien de functie ondersteunen waarvoor je het kiest. Een controleerbare diergeneesmiddelenadministratie is een ander werkresultaat dan alleen een agenda of factuur. Ik haal daar geen prijsnorm uit. Inbegrepen functies hebben alleen waarde als ze passen bij het werk dat de praktijk werkelijk moet doen.

Modulekosten groeien met de praktijk

De maandlicentie is één laag. De volgende laag bestaat uit modules, gegevensoverdracht en koppelingen. Een pakket kan een lage basisprijs tonen en extra rekenen voor een online agenda, een koppeling met een boekhoudpakket, opslag of berichten. Een ander kan veel functies opnemen in de licentie, maar de inrichting en gegevensmigratie op offerte zetten. Beide modellen kunnen logisch zijn. Ze zijn alleen niet vergelijkbaar zolang de ene offerte de functies benoemt en de andere ze als inbegrepen laat staan.

Vet-Files publiceert voor zijn calculator een bruikbare uitsplitsing. De online agenda kost €28 per maand. De Digital Connector voor één locatie en één dierenarts kost €20 per maand. De overdracht van gegevens uit bestaande software kost €400 eenmalig, ongeacht de grootte van het cliëntenbestand. Sms-berichten worden afgerekend op gebruik, tegen €0,20 per bericht. Extra cloudruimte kost €2 per blok van 5 GB per maand. De calculator vraagt onder meer naar dierenartsen, assistenten met en zonder agenda, ruimtes, koppelingen, sms-gebruik, cloudruimte en dataoverdracht. De prijspagina vermeldt dat de tarieven sinds 1 januari 2026 gelden en exclusief btw zijn.

Neem alleen de online agenda en die ene connector over een periode van drie jaar. Dat is €48 per maand, dus €1.728 over 36 maanden. Tel daar de eenmalige gegevensoverdracht bij op en je komt op €2.128 aan bekende extra posten, boven op de basislicentie en vóór berichtenverbruik, extra opslag en btw. Dat is geen totaalsom voor een volledige praktijk en ook geen vergelijking met een ander pakket. Het is precies de tussenstand die een praktijkmanager moet kunnen herkennen in de eigen offerte.

Een tweede voorbeeld laat zien waarom een prijspagina soms nog geen sluitende rekensom is. DokterCommerce zet €49 per gebruiker per maand in de PMS-prijskaart en toont €245 voor vijf gebruikers; inrichting, datamigratie en configuratie gaan op offerte. Hetzelfde tarief over 36 maanden is €8.820, exclusief btw. In de combinatie PMS plus Commerce staat €39 per gebruiker met hosting vanaf €149 per maand; de tabel toont voor vijf gebruikers €394. Vijf keer €39 plus €149 is €344. De pagina noemt ook een platformvergoeding tot 1% over omzet die via het platform loopt, maar maakt niet duidelijk of die de €50 verschil verklaart. Ik zou dat niet als verborgen toeslag bestempelen. Ik zou vóór ondertekening laten uitschrijven welk bedrag vast is en welk bedrag van omzet of gebruik afhangt.

Dat onderscheid maakt uit voor je begroting. Een vaste modulevergoeding kun je vooraf in een contractperiode opnemen. Een tarief per bericht of een percentage van omzet beweegt mee met de praktijk. Een offerte voor datamigratie of configuratie hangt af van de inrichting en brondata. De kosten van een koppeling bestaan uit bouw, onderhoud en gebruik, niet alleen uit de eerste keer dat twee systemen met elkaar praten. Als de koppeling met de boekhouding in het pakket zit, vraag dan wat er precies is inbegrepen. Als die apart komt, moet de terugkerende zorg ook zichtbaar worden.

De overstapprijs staat aan beide kanten

Datamigratie wordt vaak behandeld als een eenmalige projectregel. Voor een praktijk is het ook de overgang van dossiers, afspraken, facturen en instellingen die mensen iedere dag nodig hebben. Een bedrag op zichzelf zegt nog niet of de leverancier de juiste gegevens overneemt, of het resultaat gecontroleerd kan worden en hoeveel begeleiding in de offerte zit. Een vaste €400 kan een prettig voorspelbare prijs zijn. Een offerte op maat kan beter passen bij ingewikkelde data. De bedragen beantwoorden een andere vraag dan de kwaliteit van de overstap.

Ik kijk daarom ook naar de andere kant van de overstap: de voorwaarden om weer weg te gaan. De algemene voorwaarden van DokterCommerce, versie 1.5 uit augustus 2026, noemen een eerste contractduur van 24 maanden, drie maanden opzegtermijn en sluiten migratie, training en maatwerkkoppelingen uit van de standaarddienst. Daarna wordt telkens met 24 maanden verlengd als de praktijk niet op tijd opzegt. Bij vijf gebruikers en het huidige PMS-tarief kost de eerste contractperiode €5.880 aan maandlicenties, exclusief btw en vóór gebruiksvergoedingen. Mis je de opzegdatum en blijft de prijs gelijk, dan vertegenwoordigt een nieuwe periode nog eens €5.880, vóór eventuele prijswijzigingen en gebruiksvergoedingen.

Dezelfde voorwaarden geven na beëindiging 30 dagen om klantdata te exporteren, waarna de gegevens worden verwijderd als er geen archiveringsdienst wordt afgesproken. Die archivering kost jaarlijks een bedrag dat afhangt van de hoeveelheid data. Tijdens zo’n archiveringsperiode kan de praktijk een volledige export opvragen. Een lage maandprijs vertelt dus niet hoeveel het bewaren of meenemen van gegevens kost.

De algemene voorwaarden van MillerFox, bijgewerkt op 1 december 2024, laten beëindiging per maand toe maar vermelden dat data-export extra kan kosten. Daarin staat ook dat een overeenkomst standaard per maand loopt en ten minste tien dagen vóór de eerste dag van de volgende maand schriftelijk kan worden opgezegd. Dezelfde voorwaarden zeggen dat patiëntgegevens binnen tien werkdagen na de beëindiging beschikbaar worden gemaakt in een overeengekomen formaat en dat daarvoor extra kosten kunnen gelden. Omdat die voorwaarden ouder zijn dan de prijspagina die per 2026 geldt, zou ik laten bevestigen welke versie in de offerte van toepassing is.

Dit zijn geen appels met appels en ze bewijzen niet dat het ene pakket beter of goedkoper is. Ze bewijzen wel dat uitstappen onderdeel is van de prijs. Een praktijk die bij contractkeuze alleen de maandlast vergelijkt, ziet niet of ze na twee jaar kan vertrekken. Ook blijft onduidelijk wanneer ze dat moet melden, of een export beschikbaar blijft en wat archivering kost. Dat is geen randvoorwaarde. Het is de achterkant van de licentie.

Om eerlijk te zijn: maandprijzen helpen wel

Een maandprijs heeft echte waarde. Hij maakt vaste softwarekosten voorspelbaar, verdeelt de investering over de gebruiksperiode en kan updates, ondersteuning en specialistische functies bekostigen. Een leverancier die voor datamigratie of een maatwerkkoppeling eerst de bronbestanden wil zien, is niet automatisch vaag of duur. Zonder die gegevens zou een exact bedrag juist schijnzekerheid zijn. Ook een klein praktijkteam hoeft niet vooruit te betalen voor iedere denkbare module. Per gebruik afrekenen kan eerlijker zijn dan iedereen hetzelfde brede pakket laten kopen.

Ik ben het dus niet eens met de reflex dat elk extra bedrag verdacht is. De fout zit ergens anders: een bedrag krijgt de uitstraling van een totaalprijs, terwijl het in feite maar één deel van de afspraak beschrijft. Een leverancier kan best per gebruiker rekenen, een aparte migratieprijs vragen en een gebruiksvergoeding hanteren. Dan hoort de offerte ook te laten zien wat ieder onderdeel kost bij jouw gebruikers, locaties en verwachte gebruik, over dezelfde looptijd en met dezelfde exitdatum.

De algemene vraag of standaardsoftware of maatwerk beter past, is hier niet de beslissing. De dierenartsenpraktijk kiest eerst een operationeel systeem dat dossiers, planning, facturatie en koppelingen moet dragen. De praktische vraag is of de prijs de hele route zichtbaar maakt: starten, dagelijks gebruiken, uitbreiden en vertrekken.

Een praktijk koopt met PMS-software geen maand toegang tot een scherm. Ze vertrouwt haar dagelijkse werk en gegevens toe aan een contract. Daarom hoort de prijs niet op te houden bij de maandlicentie. De licentie vertelt wat toegang kost. De volledige vergelijking laat zien of je praktijk kan doorgroeien en weer kan vertrekken zonder dat de rekening pas achteraf zichtbaar wordt.