Vetocare aan Exact Online koppelen: test één consultfactuur

“De export is groen” betekent nog niet dat de boeking klopt. De factuur kan in Exact staan met een verkeerde cliënt, een gegroepeerde regel of een btw-code die je pas bij de aangifte ontdekt.

Een consult-naar-Exact-koppeling is de gecontroleerde overdracht van een verzonden praktijkfactuur naar de verkoopadministratie van Exact Online. Ze is pas bruikbaar als de juiste klant en regels aankomen, elke regel de bedoelde btw-code houdt, de bronfactuur traceerbaar blijft en een fout of correctie geen tweede financiële boeking maakt.

Start met Vetocare Connect als je standaardfacturen verwerkt. Vetocare belooft automatische of handmatige export, waarbij cliënten klantrecords en producten artikelen worden. De handleiding zegt niet hoe bestaande klanten worden gematcht of waar het bronfactuurnummer landt. Bewijs die mapping dus in je testadministratie. Vetocare beschrijft de export en de vier zichtbare statussen.

Excel-export met handmatige boeking past bij weinig facturen. Maatwerk komt pas in beeld als de ingebouwde route een verplicht veld mist én Vetocare een ondersteunde bronuitvoer biedt. Exact REST kan geen factuur uit Vetocare ophalen.

Productdetails en helpteksten hieronder zijn gecontroleerd op 11 november 2026. De voorbeeldpraktijk en alle klantnummers zijn fictief. Btw-classificatie moet je boekhouder voor jouw productcatalogus bevestigen.

Wat je nodig hebt

Een Vetocare-account met facturatie en Connect. Exact Online staat bij Vetocare in het Connect-plan. De productpagina biedt een proefperiode van 14 dagen met alle functies, zonder betaalmethode, en laat de proef vanzelf verlopen. Voor een bestaande praktijk is een afzonderlijke testomgeving beter dan echte cliënten in de productieadministratie. Als je Exact-abonnement geen testadministratie biedt, vraag je boekhouder of Exact-beheerder om een veilige proefadministratie voordat je een verstuurde factuur test. De Vetocare-prijspagina noemt de proefperiode en de inhoud van Connect.

Een Exact-beheerder en financieel eigenaar. De beheerder controleert administratie, verkoopdagboek, relaties, artikelen en rechten. De boekhouder bevestigt btw en beslist over correcties. Benoem een medewerker die op werkdagen rode statussen opvolgt. Eén persoon mag meerdere rollen doen, maar laat de btw-beslissing niet bij de technisch beheerder.

Eén bronrecord dat je kunt narekenen. Neem een consult met een vaste cliënt, een dier, een consultregel, een productregel en een factuurnummer. Noteer vóór de export het Vetocare-cliëntnummer, de naam en het factuuradres, de productcode, hoeveelheid, prijs, btw-percentage, netto per regel, btw-bedrag en factuurtotaal. Bewaar het dossiernummer alleen in de praktijksoftware; stuur geen behandelverslag mee als de boekhouding alleen de financiële omschrijving nodig heeft.

Een lijst van Exact-doelvelden. Exact koppelt een verkoopfactuur aan een klant en een verkoopdagboek. Iedere factuurregel kan een artikel, hoeveelheid, prijs en btw-code bevatten. De REST-documentatie toont die velden, maar de Vetocare-handleiding publiceert niet welke bronvelden ze aan iedere Exact-eigenschap koppelt. Zet daarom per regel in een werkblad: Vetocare-bronveld, verwacht Exact-veld, waarde in de proef en akkoord van de boekhouder. Exact vereist bij een REST-aanmaak van SalesInvoices een dagboek, klant en factuurregels; de SalesInvoiceLines-specificatie noemt onder meer artikel, hoeveelheid, prijs en VATCode.

Een representatieve proefset. Maak een proefset van tien factuurscenario’s. Neem een consult voor een bestaande en een nieuwe klant, een 21%-consultregel, een 9%-meegegeven geneesmiddel, een toegediend middel, een gewijzigd artikel, een creditnota, een geannuleerd concept, een mislukte export en een herhaalde export op. Dit is een acceptatieset, geen productlimiet. Gebruik fictieve cliëntgegevens en controleer of medische details onbedoeld in Exact verschijnen. Reserveer hiervoor een dagdeel van de Exact-beheerder en boekhouder; dit is een planningsinschatting, geen Vetocare-doorlooptijd.

Een budget en tijdmeting. Connect kost €40 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling of €49 bij maandbetaling, exclusief btw (gecontroleerd op 11 november 2026). Voor twee gebruikers is de jaarlijkse Connect-prijs €80 per maand, tegenover €68 voor Standard. Meet ook de minuten voor handmatige invoer en controle. De prijspagina toont beide betaalperioden.

Leg ook vast wie fouten herstelt, creditnota’s vrijgeeft, statussen controleert en Exact InvoiceID’s bewaart.

Concrete stappen: volg een consult naar Exact Online

De bron van waarheid voor het medische dossier blijft de praktijksoftware. Exact ontvangt wat nodig is om de verkoop te boeken en te innen. Dezelfde scheiding helpt bij diergeneesmiddelen: batchnummer, aflevering en praktijkvoorraad horen bij een controleerbaar praktijkregister, niet automatisch in de financiële factuurregel.

1. Schrijf de stroom op voordat je de koppeling inschakelt

Omschrijf de stroom als één zin: “Een verzonden Vetocare-factuur gaat naar Exact Online als verkoopfactuur.” Leg vast welke administratie en welk verkoopdagboek het doel zijn, wie de cliëntrelatie beheert, welk systeem productomschrijvingen beheert en wie de btw-code goedkeurt. Zet ook op papier of een betaling bij de consultfactuur hoort of via een aparte betaalstroom wordt verwerkt. Een status “betaald” in Vetocare bewijst op zichzelf niet dat de betaling in Exact is gematcht.

Gebruik de bronfactuur als een onveranderde momentopname. Noteer factuurnummer, factuurdatum, regels, cliënt, bedragen en btw voordat je exporteert. Daarmee kun je bij een afwijking aantonen of de fout in Vetocare, de mapping of Exact zit. Een koppeling die alleen het eindtotaal bewaart, is later lastig te herstellen.

Een praktijksysteem bevat vaak ook patiëntgegevens die de boekhouding niet nodig heeft. Spreek af dat de Exact-omschrijving een financiële regel zoals “Consult hond” bevat en geen diagnose, onderzoeksnotitie of dosering. Dit is een gegevenskeuze vóór de koppeling, niet iets wat je achteraf met een filter oplost.

Klaar als je in één overzicht bron, doel, eigenaar, boekingsmoment en toegestane velden kunt aanwijzen. De koppeling gaat nog niet automatisch lopen.

2. Test de cliëntmatch op een bestaande én een nieuwe klant

Kies in Vetocare een fictieve cliënt die al als relatie in de testadministratie staat. Noteer het Exact-accountnummer en de factuuradresgegevens. Maak ook één nieuwe testcliënt die nog niet in Exact bestaat. Gebruik geen echte cliënt met een vergelijkbare naam. In de test zie je dan of Vetocare een bestaande relatie hergebruikt, een nieuw klantrecord maakt of een foutstatus geeft.

Vetocare plaatst cliëntrecords als klant in Exact, maar noemt geen matchsleutel. Neem niet aan dat naam, e-mailadres of postcode uniek is. Vraag welk veld Vetocare gebruikt en test een bestaand account met een afwijkend e-mailadres en een tweede factuuradres.

Klaar als de bestaande cliënt in Exact bij precies één bedoelde relatie uitkomt, de nieuwe cliënt één gecontroleerd record oplevert en het Vetocare-factuurnummer aan het Exact-record terug te vinden is. Leg vast op welk Exact-veld die bronreferentie staat. Exact kan zijn eigen factuurnummer op basis van het verkoopdagboek toekennen; verwar dat niet met het nummer dat Vetocare al aan de bronfactuur gaf.

3. Bevestig per product de artikel- en btw-mapping

Maak een matrix voor consult, tijdens de behandeling toegediende medicatie, meegegeven medicatie en overige productgroepen. Laat de boekhouder per groep het tarief en de Exact-verkoopcode bevestigen. Zet niet één algemeen percentage op alle regels.

De Belastingdienst noemt 9% voor kwalificerende diergeneesmiddelen die in vivo op het dier worden gebruikt. Een middel dat de dierenarts tijdens een behandeling toedient valt onder de combinatie van goederen en diensten met 21%; meegegeven medicatie voor verdere behandeling kan onder 9% vallen. Eén consultfactuur kan dus regels met verschillende tarieven bevatten. De Belastingdienst beschrijft deze behandeling.

Vetocare zet standaard 0%, 9% en 21% klaar; je kunt de percentages aanpassen en per product kiezen. Dat vervangt de controle niet: de Vetocare-instelling en Exact-VATCode moeten dezelfde fiscale beslissing uitdrukken. De handleiding beschrijft de btw-instellingen.

Leg per artikel Exact-item, prijsbron en btw-code vast. Exact legt VATCode en VATPercentage op de factuurregel vast; het percentage is dat van de gekozen code op het moment van aanmaken. De REST-specificatie beschrijft beide regelvelden. Een Vetocare-display van “9%” bewijst dus niet dat dezelfde Exact-VATCode aankwam.

Klaar als de boekhouder de matrix schriftelijk heeft goedgekeurd en een consultregel, een toegediend middel en een meegegeven middel elk de verwachte Exact-regel opleveren. Test ook een product zonder Exact-item. De uitkomst moet een verklaarbare fout zijn of een afgesproken nieuw artikel, geen stille omzetting naar een willekeurige standaardcode.

4. Verbind Vetocare met de juiste Exact-administratie

Vetocare zet de Exact-verbinding standaard uit. Met Connect open je Instellingen > Koppelingen, kies je Exact en doorloop je het configuratiestappenplan. Controleer eerst de administratie en het verkoopdagboek. Gelijke klantnamen maken een andere administratie nog niet de juiste.

Laat automatisch exporteren tijdens de proef uit. Verstuur één factuur handmatig en lees het resultaat terug. Vetocare zegt dat een automatische export binnen enkele seconden beschikbaar is. Gebruik de afgesproken beheerder en controleer welke rechten de verbinding gebruikt. De integratiehandleiding beschrijft de standaard uitgeschakelde koppeling en beide exportstanden.

Klaar als de testfactuur in de bedoelde administratie staat en je de actieve praktijk, Exact-administratie, dagboek en autoriserende gebruiker hebt vastgelegd. Als je niet kunt aanwijzen waar de factuur wordt aangemaakt, stop dan vóór je een echte factuur verstuurt.

5. Verstuur één complete testfactuur

Maak in Vetocare één factuur met dezelfde soort regels als een afgerond consult. Gebruik een bestaande testcliënt, een consult, een artikel en het factuurnummer uit je momentopname. Controleer de hoeveelheid, prijs, btw-instelling en factuuradres op de factuur zelf. Verstuur de factuur in de testomgeving als verzonden factuur, niet als concept. De Exact-koppeling beschrijft synchronisatie van verzonden facturen.

Vetocare markeert facturen grijs als niet geëxporteerd, geel als wachtend of bezig, groen als geëxporteerd en rood bij een fout. Open bij geel of rood de details en lees Invoice export status. De knop Export to external apps verschijnt alleen wanneer herexport beschikbaar is. De helpdocumentatie legt de statussen en knop uit.

Klaar als Vetocare een eindstatus toont, de statusmelding is opgeslagen en je niet op basis van alleen het groene bolletje verdergaat. Een groen bolletje zegt dat de factuur in Exact staat. Het is nog geen controle van de relatie, de regels of de btw.

6. Lees de factuur in Exact terug, regel voor regel

Open de aangemaakte verkoopfactuur in Exact. Vergelijk de klant en het factuuradres met de bron. Controleer daarna per regel artikel, omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, netto bedrag, VATCode, btw-bedrag en het regeltotaal. Tel de bedragen opnieuw op. Een juist brutototaal kan nog steeds een verkeerd tarief verbergen. Ook een Mews-naar-Exact-proef moet bron-ID’s teruglezen, want het totaalcijfer kan een ontbrekende reserverings- of POS-referentie verhullen.

Bewaar het Vetocare-factuurnummer en Exact InvoiceID apart. Vraag waar de bronreferentie in Exact terechtkomt en test of je hem kunt opzoeken. Exact kent zijn InvoiceNumber toe vanuit de nummering van het verkoopdagboek. YourRef en InvoiceNumber zijn niet vanzelf het Vetocare-bronnummer. Exact documenteert de referentievelden.

Exact vereist in de factuurkop OrderedBy en Journal; de regels bevatten onder meer Item, Quantity, UnitPrice en VATCode. Een Exact-factuurcontrole toetst daarom klantmatch, regels en terugleeswaarde apart. Exact documenteert deze API-velden; Vetocare’s mapping moet jouw proef aantonen.

Klaar als een collega met het Vetocare-factuurnummer de bijbehorende Exact-factuur kan vinden en per regel netto, btw en totaal opnieuw kan narekenen. Sla de Exact InvoiceID op naast de bronfactuur, ook als de connector de relatie niet automatisch terugschrijft.

7. Test dubbele export, time-out en mislukte overdracht

Herhaal een export uitsluitend in de testadministratie. Tel hoeveel Exact-verkoopfacturen er na de tweede poging bestaan. Een foutloos ogende herhaalactie kan een tweede invoice-ID opleveren. Leg de uitkomst vast en vraag Vetocare of de herhaalactie dezelfde Exact-factuur bijwerkt, niets doet of opnieuw een factuur maakt. De openbare documentatie zegt dat een factuur opnieuw kan worden geëxporteerd als Vetocare die vrijgeeft, maar beschrijft niet hoe dubbele writes worden voorkomen.

Maak in de test een veilige fout, herstel alleen de bedoelde instelling en lees Exact opnieuw uit. Bij een time-out zoek je eerst op klant, datum, bedrag en bronreferentie. Verstuur niet opnieuw zolang de eerste poging onzeker is. De overheidsrichtlijn legt uit dat een herhaalde POST zonder idempotentie een tweede record kan maken; zoek dus eerst het bestaande resultaat. De richtlijn beschrijft vaste sleutels en veilige retries.

Klaar als een tweede export geen onverwachte verkoopfactuur maakt, elke fout een eigenaar en herstelstap heeft en een onzekere write eerst wordt opgezocht. Een leverancier die alleen zegt “klik opnieuw” heeft de herstelroute nog niet aangetoond. Het gaat om dezelfde financiële handeling herkennen vóór de nieuwe poging, zoals ook geldt voor financiële gebeurtenissen veilig opnieuw verwerken zonder dubbele boeking.

8. Verwerk correctie en annulering vóór je automatische export aanzet

Een onverzonden concept kun je in de bronadministratie corrigeren voordat het de boekhouding in gaat. Na verzending moet je eerst bepalen of de factuur al in Exact staat. Verwijder of overschrijf een factuur niet op goed geluk. Vetocare’s gedocumenteerde Credit-actie maakt een nieuwe creditnota met de oorspronkelijke klant en regels, maar negatieve bedragen. Na verzending krijgt die de status Credit note; de bronfactuur wordt Credited. Vetocare beschrijft deze gekoppelde creditnota.

De helpdocumentatie zegt niet expliciet of deze creditnota via de Exact-koppeling wordt verstuurd, of het origineel in Exact automatisch wordt gecrediteerd, of dat een annulering vóór verzending een eigen exportstatus krijgt. Test die drie uitkomsten. Als de creditnota niet meegaat, spreek dan met je boekhouder af wie de correctie in Exact maakt en hoe het Exact InvoiceID en het creditnotanummer terug in je controlelijst komen. Boek een correctie nooit zowel handmatig als automatisch.

Test historische facturen apart: oudere facturen kunnen grijs blijven en niet automatisch exporteren. De Excel-export bevat factuurnummer, datums, cliënt, omzet en btw-percentages, maar wordt niet beschreven als Exact-factuurimport.

Klaar als een creditnota één keer de oorspronkelijke factuur corrigeert, een annulering niet als betaalde of verwerkte omzet blijft staan, en de gekozen eigenaar iedere ontbrekende correctie kan terugvinden. Pas dan zet je automatische export aan.

Een maatwerkkoppeling naar Exact Online vraagt eerst om een ondersteunde bronuitvoer en een vastgelegd doelmodel. Kies pas na de proef of je die route nodig hebt.

Valkuilen

Een groene status wordt aangezien voor een kloppende factuur

Het groene bolletje zegt dat Vetocare de factuur heeft geëxporteerd en dat ze in Exact staat. Het zegt niet of de klantmatch, het Exact-artikel en het btw-tarief kloppen. De fout kan zelfs zonder rood bolletje zichtbaar zijn, omdat Exact de factuur met de foute waarde technisch accepteerde. Vergelijk daarom het Exact-record met de bronfactuur op klant, iedere regel, VATCode en bedrag.

Een cliëntnaam wordt gebruikt als unieke relatie

Twee cliënten kunnen dezelfde achternaam hebben. Een bestaande cliënt kan van e-mailadres veranderen of een andere factuurontvanger krijgen. Als de ingebouwde koppeling een tweede klant maakt, loopt de openstaande post mogelijk op de verkeerde relatie. Noteer het Exact-accountnummer van bekende cliënten en vraag Vetocare schriftelijk welke matchsleutel wordt gebruikt. Blijft die onduidelijk, zet de bestaande-cliënttest als blokkade in je proefrapport.

Eén standaard-btw-code wordt op alle regels gezet

Een consult en een meegegeven diergeneesmiddel kunnen verschillende tarieven hebben. Een diergeneesmiddel dat tijdens behandeling wordt toegediend valt onder de combinatie van goederen en diensten en 21%; verdere behandeling thuis kan onder 9% vallen. Laat de accountant de productgroepen indelen, test het tarief op de Exact-regel en controleer het btw-bedrag opnieuw. Een geselecteerde 9%-instelling in Vetocare is geen bewijs dat de juiste Exact-VATCode is aangekomen.

Een time-out leidt tot een tweede factuur

Na een time-out weet je niet automatisch of Exact de write heeft ontvangen. Een gele of rode status is aanleiding om de volledige statusmelding te lezen, niet om meteen opnieuw te verzenden. Zoek eerst naar de bronreferentie en controleer of er al een Exact InvoiceID bestaat. Als de uitkomst onzeker blijft, zet het geval bij Finance met een eigenaar. De overheidsrichtlijn voor retries waarschuwt dat een niet-idempotente POST opnieuw een record kan maken.

Een Vetocare-credit wordt niet automatisch een Exact-credit

Vetocare documenteert een gekoppelde negatieve creditnota en het veranderen van de bronstatus naar Credited. De publieke Exact-integratiepagina belooft facturen, klanten, producten en btw, maar zegt niet dat die creditnota ook wordt doorgezet. Controleer in Exact of de creditnota er staat en of het originele bedrag nog open is. Zonder die controle kan je administratie tegelijk een correctie missen of twee correcties bevatten.

Een oud factuurnummer raakt los van Exact

Een oudere Vetocare-factuur kan grijs blijven omdat hij niet voor automatische export is bestemd. Bij een historische inhaalactie kan het dagboek ook de Exact-factuurnummers toekennen. Bewaar daarom zowel het oorspronkelijke Vetocare-nummer als Exact InvoiceID en Exact InvoiceNumber. De omzetting tussen die nummers moet je kunnen opzoeken zonder op naam of totaalbedrag te gokken.

Een testfactuur bevat echte medische gegevens

Een consultomschrijving kan medische informatie bevatten die de financiële administratie niet nodig heeft. Gebruik in Exact een financiële omschrijving en laat diagnose, onderzoek en dosering in het patiëntendossier. Test met fictieve cliënt- en diergegevens. Als je accountant een detail nodig heeft voor boeking, voeg alleen dat detail toe en leg vast waarom.

Beslis-kader: welke route past bij jouw praktijk?

Kies op bewijs uit de proef, niet op het woord “direct” op een productpagina. De route bepaalt hoeveel controle je zelf houdt, maar geen route maakt een verkeerde bronfactuur goed.

Ingebouwde Vetocare Connect-koppeling past bij één praktijk en één Exact-administratie wanneer standaardfacturen honderd procent kloppen op cliënt, regels, btw, brontotaal en referentie. Gebruik tien testfacturen, nul dubbele Exact-facturen, nul onverklaarde statusfouten en een bewezen correctieroute als interne acceptatiegrens. Dat zijn beheersdrempels, geen productbelofte.

Excel-export met handmatige Exact-boeking past bij hooguit tien facturen per maand en maximaal zestig minuten controlewerk. Dat zijn startdrempels. Vetocare biedt een Excel-overzicht, maar documenteert geen directe import als Exact-verkoopfactuur. Als je openstaande posten per cliënt nodig hebt, maak de facturen afzonderlijk aan of bewijs dat de ingebouwde route ze goed boekt.

n8n of Make met een door Vetocare ondersteunde bronkoppeling past bij één eenvoudige stroom als de ingebouwde koppeling een verplicht veld mist. Vetocare moet een ondersteunde API, webhook of export leveren en iemand moet foutmeldingen beheren. Ik vond geen openbaar factuur-API-contract voor Vetocare. Vraag de leverancier dus eerst of die bronroute voor jouw account bestaat.

Maatwerkkoppeling via een ondersteunde Vetocare-bron en Exact REST past als de ingebouwde route een verplicht veld mist of je meer dan vijftig facturen per maand verwerkt. Twee of meer Exact-administraties of meer dan drie uitzonderingspatronen zijn ook signalen om die route te onderzoeken. Dit zijn startgrenzen, geen productlimieten. Exact biedt SalesInvoices en SalesInvoiceLines met terugleesbaar InvoiceID. Maatwerk vraagt een eigenaar, logboek, bewaking en onderhoud.

Geen automatische route vrijgeven; boek handmatig en vraag Vetocare om een ondersteunde bronroute past wanneer de ingebouwde koppeling niet slaagt en Vetocare geen ondersteunde bronuitvoer kan bevestigen. Exact REST kan geen factuur maken zonder betrouwbare brongegevens. De bredere afweging tussen connector, integratieplatform en API hangt ook af van wie de veldmapping en het beheer na livegang bezit.

Gebruik drie vragen als vrijgavepoort:

1. Is de Exact-klantrelatie aantoonbaar juist? Zo nee, eerst de matchsleutel en klantgegevens oplossen.
2. Zijn btw, regels en brontotaal op elke testfactuur gelijk aan Exact? Zo nee, automatische export uit laten.
3. Is een dubbele export, time-out, mislukte overdracht en creditnota aantoonbaar hersteld? Zo nee, vraag een aangepaste route of voer de correctie handmatig met een eigenaar uit.

Een ontbrekende verplichte referentie is reden om een route af te keuren, ook bij één factuur per dag. Een bruikbare koppeling is niet altijd de snelste route; het is de route waarvan je ook de uitzondering kunt terugvinden.

Uitgewerkt voorbeeld: hypothetische consultfactuur met btw-fout

Deze rekencasus is hypothetisch. Kadezicht Dierenkliniek, de cliënt- en factuurnummers, het maandvolume en de tijdmeting zijn verzonnen. De bedragen hieronder zijn doorgerekend op basis van de op 11 november 2026 gecontroleerde Vetocare-prijzen en de btw-indeling die de boekhouder in dit voorbeeld zou bevestigen. Dit zijn geen waargenomen resultaten uit een Vetocare- of Exact-testadministratie.

Neem een praktijk met twee Vetocare-gebruikers en veertig facturen per maand. Bij jaarlijkse betaling kost Standard €34 per gebruiker per maand en Connect €40. Voor twee gebruikers is dat €68 tegenover €80 per maand: €12 verschil, of €144 per jaar. Bij maandbetaling zijn de bedragen €39 en €49 per gebruiker, dus €78 tegenover €98 voor twee gebruikers. De prijsverschillen zijn respectievelijk €20 per maand. De Vetocare-prijspagina toont deze bedragen en de 14-daagse proefperiode.

Stel dat handmatig overnemen en controleren vijf minuten per factuur kost. Veertig facturen vragen dan tweehonderd minuten, oftewel drie uur en twintig minuten per maand. Bij een aangenomen intern tarief van €30 per uur is dat €100 aan arbeid. Om het jaarlijkse Connect-verschil van €12 per maand alleen via tijd terug te verdienen, moet de route minstens 24 minuten per maand besparen. Vijf facturen kosten op deze aanname 25 minuten en €12,50. Dit is een rekenscenario; het bevat geen gemeten besparing en geen inrichting of onderhoud.

De fictieve factuur VC-2026-0081 heeft cliëntalias TEST-KL-1042 en dieralias Pip. Deze aliassen zijn verzonnen en staan niet voor vaste Vetocare- of Exact-ID-formaten. De voorbeeldboekhouder deelt een consult van €70,00 in tegen 21% en één meegegeven, kwalificerend diergeneesmiddel van €40,00 tegen 9%.

De rekencontrole is €70,00 + €40,00 = €110,00 netto en €14,70 + €3,60 = €18,30 btw. Het brutobedrag is €128,30. De Belastingdienst onderscheidt een middel dat een dierenarts tijdens de behandeling toedient (21%) van een middel dat voor verdere behandeling wordt verkocht (9%); de boekhouder moet de indeling van de echte productcatalogus bevestigen.

In het hypothetische foutscenario staat het Exact-consultartikel op 9%. Over €70,00 is de btw dan €6,30 in plaats van €14,70. Met €3,60 btw op de medicatieregel komt de totale btw op €9,90 en het brutobedrag op €119,90. Dat is €8,40 lager dan de berekende €128,30. Een exportstatus kan deze inhoudelijke afwijking niet zichtbaar maken.

Als een echte proef die fout oplevert, moet de boekhouder de correctie in beide systemen volgen. Vetocare documenteert dat Credit een nieuwe, gekoppelde creditnota met negatieve regels maakt; na verzending krijgt die status Credit note en wordt de bronfactuur Credited. Die handleiding bewijst niet dat Exact de credit ontvangt of dat de tweede export geen duplicaat maakt. De aantallen Exact-facturen, statusmelding, Exact InvoiceID, InvoiceNumber, klantrelatie, regelwaarden, VATCode, VATPercentage en bedragen moeten uit de daadwerkelijk teruggelezen test komen.

De rekensom voor een volledige credit en vervangende factuur zou €119,90 - €119,90 + €128,30 = €128,30 zijn. Dat is alleen een hypothetische aansluiting, geen resultaat dat in Exact is waargenomen. Een groene Vetocare-status, een creditstatus of deze som bewijst op zichzelf niet hoe de doeladministratie de documenten heeft verwerkt.

Vergelijkingstabel: connector, export of maatwerk

Prijzen en productdetails zijn gecontroleerd op 11 november 2026. De Vetocare-prijzen zijn exclusief btw. Voor een maatwerkkoppeling of automatiseringsplatform noemt Vetocare geen publieke prijs in de geraadpleegde Exact-documentatie; neem daarvoor een offerte en vraag naar beheer en herstel apart. De Exact-API-pagina’s beschrijven de beschikbare objecten, niet de bouwkosten.

Vetocare beschrijft de Excel-export als een overzichtsbestand met factuurnummer, datums, cliënt, omzet, btw-bedragen en percentages. De handleiding noemt geen directe import van dit bestand als verkoopfacturen in Exact. Behandel het dus als controle- of invoerbron totdat je de exacte import met een test hebt bewezen. De exporthandleiding noemt ook PDF’s en een ZIP-export met Excel-overzicht en beschikbare UBL-bestanden.

Exact’s SalesInvoices-endpoint ondersteunt aanmaken, lezen en bijwerken van verkoopfacturen. Een POST moet factuurregels bevatten; Exact maakt standaard een open factuur, waarna verwerken en versturen een aparte stap kan zijn. Dat is een bruikbare bouwsteen voor maatwerk, geen kant-en-klare Vetocare-koppeling. De REST-specificatie van SalesInvoices beschrijft de factuurstatus en vereiste regels.

De koppeling is pas klaar als de praktijk de bronfactuur en het Exact-record zonder giswerk aan elkaar kan verbinden. Een groene status is nuttig, maar de teruggelezen cliënt, regels, btw en referentie zijn het bewijs dat de boeking klopt.