Je medewerker vertrekt en zijn AI gaat mee: de projecten, instructies en prompts van zijn account borgen

Hij zegt het op een dinsdagochtend, en hij zegt het netjes: per 1 oktober is hij weg. Een uur later valt het kwartje. De offerteteksten die er sinds het voorjaar in twintig minuten uit rollen, de wekelijkse marktscan die elke maandag in je mailbox ligt, de standaardantwoorden op aanbestedingsvragen: dat draait allemaal in een assistent die hij zelf heeft ingericht. Op zijn account. Met zijn instructies, zijn geüploade bestanden en een koppeling die aan zijn eigen inlog hangt.

Dit is de klus die daarop volgt, en alleen die klus. Niet wat er in zijn hoofd zit, want de beslissingen die alleen hij neemt leg je vast met een eigen ronde en een eigen methode. Niet het intrekken van zijn sleutels, want toegang loop je per uitgiftekanaal af in een volgorde die je legitieme koppelingen heel laat. Hier staat één ding centraal: het AI-werk waar je bedrijf op leunt staat op een account dat niet van je bedrijf is, en over vier weken gaat dat account dicht.

Dat is geen randgeval. Bijna de helft van het zakelijke AI-gebruik loopt via privéaccounts: Akamai rapporteert in augustus 2026 in zijn State of the Internet-onderzoek dat 47,11 procent van de zakelijke AI-gesprekken via een persoonlijke identiteit loopt in plaats van via een door het bedrijf beheerd account, op basis van telemetrie van LayerX. Ook één op de vijf Nederlandse werknemers betaalt zelf voor een AI-tool om er werk mee te doen: in de IT-Indicator 2026 van Aces Direct, onder ruim duizend werknemers bij middelgrote organisaties, sluit 19 procent zelf een privé-abonnement af op een AI-tool voor het werk, en onder de 35 jaar is dat 31 procent. Juist bij kleine bedrijven hangt het aan één persoon, want daar is één enthousiaste collega vaak de hele AI-afdeling. Van de Nederlandse microbedrijven met 2 tot 10 werkzame personen gebruikte in 2025 13,8 procent minstens één AI-technologie, tegen 6,8 procent twee jaar eerder.

Je neemt de instructie over, niet het gesprek

Het AI-werk van een vertrekkende medewerker borgen betekent dat de instructies, de assistenten en de bronkoppelingen waarmee hij zijn werk deed op een bedrijfsaccount staan voordat zijn toegang stopt. Zijn gesprekken horen daar meestal niet bij. Die krijg je vaak niet, en je hebt ze zelden nodig. Wat je nodig hebt is de tekst die van een lege chatbot een collega maakte, plus de bronnen waar die tekst naar wijst.

Vijf soorten objecten vormen samen die tekst en die bronnen:

• Eigen instructies. De custom instructions in ChatGPT, de opgeslagen informatie in Gemini, de instructie bovenin een project. Vaak twee alinea's die alles verklaren.
• Gebouwde assistenten. ChatGPT-projecten en GPT's, Gemini-Gems, Copilot-agents, Claude-projecten. Een assistent is een instructie plus een set bronnen plus een naam.
• Opgeslagen prompts. In Copilot leven die in de Prompt Gallery; elders in een notitie-app of gewoon in zijn hoofd.
• Bronnen. Bestanden die hij als kopie uploadde, tegenover mappen die hij koppelde uit Drive of SharePoint. Dat verschil bepaalt of de rechten meelopen.
• Koppelingen, sleutels en geplande taken. De connector op zijn eigen inlog, de API-sleutel in een automatisering, de taak die elke maandag om zeven uur afgaat.

Vier van die vijf zijn tekst. Dat is het goede nieuws: het meeste van wat je wilt borgen past op twee A4'tjes, mits je weet waar het staat en je erbij kunt.

De vraag die alles bepaalt: van wie is dat account

Voordat je iets aanraakt beantwoord je één vraag, en het antwoord bepaalt of dit een exportklus of een beheerklus is.

Zit hij op een seat in jouw werkomgeving (een ChatGPT Business- of Enterprise-werkruimte, een Microsoft 365-tenant met een Copilot-licentie, een Google Workspace-account), dan is dit een beheerklus. Jij hebt knoppen. Je kunt eigenaarschap verplaatsen, exporteren, en in het ergste geval iemand anders toegang geven.

Zit hij op een persoonlijk account, ook als daar je bedrijfsmailadres aan hangt en jij het abonnement vergoedt, dan is dit een exportklus. Je hebt geen knoppen, alleen zijn medewerking. Voor ChatGPT Business is dat geen grijs gebied: een Business-beheerder kan niemand verplichten zijn persoonlijke werkruimte samen te voegen of te verwijderen, schrijft OpenAI in zijn eigen onboardingdocumentatie. Eén OpenAI-account kan gewoon een persoonlijke en een bedrijfswerkruimte naast elkaar hebben.

Er is één uitzondering, en het is de enige manier waarop een persoonlijk account alsnog een beheerklus wordt: verifieer je domein en nodig hem uit vanuit een Enterprise- of Edu-werkruimte. Nodigt zo'n werkruimte iemand uit op een adres onder een geverifieerd bedrijfsdomein, dan krijgt een medewerker met een bestaand persoonlijk account een migratieprompt en kan hij in aanmerking komende chats en GPT's naar de bedrijfswerkruimte overzetten, of ze exporteren en verwijderen. Bij een uitnodiging op een niet-geverifieerd of extern domein verschijnt die prompt niet, en in ChatGPT Business bestaat hij sowieso niet. Twee dingen om vóór het versturen te weten: een voltooide migratie van persoonlijk naar Enterprise kan niet worden teruggedraaid, en na de migratie vallen die chats en GPT's onder het toegangs- en bewaarbeleid van jouw werkruimte, dus raakt hij ze zelf kwijt zodra hij vertrekt. Voor iemand die over vier weken weg is, is dit zelden de route. Het is de route die je vier weken na zijn indiensttreding had willen nemen (stand september 2026).

De vervelende variant zit ertussenin: hij heeft een seat in jouw werkruimte én daarnaast zijn oude persoonlijke account, en het echte werk staat in dat oude account omdat hij daar in 2025 begon. Vraag het dus, en vraag door.

Mag je dit eigenlijk vragen, en waar houdt het op

Bedrijfsgegevens blijven bedrijfsgegevens, ook als ze op zijn privé-account staan. Een instructie die beschrijft hoe jouw bedrijf offertes schrijft, is van het bedrijf, en werkgever en werknemer zijn allebei verplicht zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen (artikel 7:611 BW). Meewerken aan een nette overdracht valt daaronder. Zijn export is alleen iets anders dan die instructie: een ChatGPT- of Takeout-bestand bevat zijn hele archief, inclusief privéchats over zijn hypotheek, zijn sollicitaties of zijn gezondheid. Dat zijn persoonsgegevens waar jij niets te zoeken hebt. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt als voorwaarde dat je rekening houdt met het recht op vertrouwelijke communicatie van je werknemers en berichten die duidelijk privé zijn niet leest, en waarschuwt er in dezelfde toelichting voor dat toestemming een zwakke grondslag is, omdat een werknemer een verzoek van zijn werkgever door de machtsverhouding moeilijk kan weigeren (bijgewerkt februari 2025). Vraag dus niet om zijn archief maar om een gerichte overdracht: deze instructies, deze bronnenlijst, deze prompts. Laat hem de export zelf openen en er de bedrijfsstukken uit halen. En leg die spelregel vast bij het uitgeven van de tool in plaats van bij het vertrek, daarover gaat de laatste sectie van deze gids.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Geen budget, geen nieuwe tool. Wel een uur van hem, een uur van jezelf, en de beheerrollen die je waarschijnlijk niet dagelijks gebruikt.

Die laatste regel is geen formaliteit. Een medewerker die netjes wil vertrekken, ruimt op. Precies datgene wat jij nodig hebt, ziet hij als zijn rommel.

Stap 1: inventariseer wat er feitelijk op zijn account staat

Vraag hem niet om een lijstje. Ga naast hem zitten, één uur, en loop de schermen langs terwijl hij deelt. Wat hij automatisch doet, noemt hij niet uit zichzelf.

In ChatGPT open je Instellingen, Personalisatie, Custom instructions en kopieer je die tekst letterlijk. Daarna de zijbalk: elk project, elke GPT. Klik per project op de drie puntjes en dan Projectinstellingen, want projectinstructies overrulen je globale custom instructions en zijn dus vaak de echte instructie. Noteer per project of de bronnen geüploade bestanden zijn of geplakte links naar Google Drive of een Slack-kanaal. Sluit af met de pagina Scheduled en met Instellingen, Verbonden apps.

In Gemini open je de Gem-manager via Verken Gems en noteer je per Gem de instructie en de kennisbronnen. Kijk daarna bij Instellingen en hulp, Geplande acties, en bij Opgeslagen informatie. Let op welke Gems hij heeft gedeeld en welke niet, want dat verschil beslist straks of jij erbij kunt.

In Microsoft 365 Copilot open je de Prompt Gallery en noteer je zijn opgeslagen en gedeelde prompts. Loop daarna zijn agents na (Alle agents in het linkerdeelvenster) en zijn Copilot-notitieboeken en pagina's.

In Claude doe je hetzelfde met de projecten: instructie plus projectkennis. Noteer er per project bij of het gedeeld is met de organisatie of privé staat, want juist dat verschil bepaalt straks of er iets overblijft.

Buiten de chat zoek je de sleutels. Een persoonlijke API-sleutel op platform.openai.com, een token in een Make- of n8n-scenario, een Zapier-verbinding op zijn e-mailadres. Loop ook je eigen koppelingen tussen systemen langs op de vraag wiens inlog eronder zit.

Aan het eind heb je een lijst van meestal vijf tot vijftien regels, met per regel: naam, wat het doet, wie het gebruikt, waar de bronnen staan, en aan wiens inlog het hangt. Zet er meteen achter wat er misgaat als het morgen verdwijnt. De helft blijkt dan onbelangrijk.

Stap 2: bepaal per platform wat je kunt overnemen

Nu koppel je elke regel aan de knop die er wel of niet is. Hier zit de meeste verrassing, want "eigenaarschap wordt overgedragen" betekent bijna nergens wat je hoopt.

Het scherpste voorbeeld staat bij OpenAI. Verwijder je een lid uit een werkruimte, dan worden zijn projecten en GPT's toegewezen aan een workspace-eigenaar en niet aangemerkt voor verwijdering, maar de gesprekken en bestanden die hij daarin maakte gaan níet mee en zijn voor die eigenaar niet zichtbaar. Je erft de huls met de instructie, niet de inhoud. Voor de meeste bedrijven is dat precies genoeg, mits je het weet.

Bij Microsoft is het omgekeerd riskant. Copilot-notitieboeken en Copilot-pagina's staan in een container op naam van de gebruiker, en die container heeft geen automatische delegatie naar de leidinggevende zoals OneDrive die wel heeft, dus de beheerder moet die stap met de hand zetten. Doet niemand dat, dan is de inhoud na de bewaartermijn definitief weg. De chatgesprekken in zo'n notitieboek kun je sowieso niet bewaren of kopiëren, de instructies moet je met de hand overtikken, en er is geen prullenbak voor Copilot-notitieboeken waarmee je een verwijderd exemplaar terughaalt.

Bij Anthropic zit het er precies tussenin, en de kant die mensen vergeten is de gevaarlijkste. Verwijder je iemand uit een Team- of Enterprise-organisatie, dan blijven de projecten die hij org-breed of met specifieke collega's had gedeeld gewoon staan, maar een privéproject van hem is daarna voor niemand in de organisatie meer toegankelijk en zijn chats leveren voor de achterblijvers alleen nog een 'Conversation not found' op; alleen de Primary Owner kan die data nog via een export ophalen. Delen is bij Claude dus geen nettigheid maar het enige wat de verwijdering overleeft. Voeg je hem later met hetzelfde e-mailadres weer toe, dan komen zijn chats, projecten en skills terug.

De tabel hieronder is de korte versie per objectsoort. Stand september 2026: elke rij staat op een levend helpcenter-artikel dat zonder aankondiging kan veranderen, dus klik de gelinkte pagina na voordat je een onomkeerbare stap zet.

De ChatGPT-kolommen verdienen twee waarschuwingen die veel bedrijven te laat lezen.

De eerste gaat over de export. Zelfbediening werkt alleen op Free, Go, Plus en Pro; in een Business- of Enterprise-werkruimte bestaat de knop niet. Zo'n export kan tot zeven dagen duren en de downloadlink vervalt 24 uur nadat hij binnenkomt (stand september 2026). Vraag hem dus op dag één van de opzegtermijn om die export aan te vragen, niet in zijn laatste week.

De tweede gaat over samenvoegen. Voegt hij zijn persoonlijke werkruimte samen met je Business-werkruimte, dan verhuist zijn chatgeschiedenis mee en verhuizen zijn GPT's mee, maar worden zijn custom instructions verwijderd en migreren ze niet, verdwijnen plug-ins, en is de hele operatie onomkeerbaar (stand september 2026). Laat hem die instructies dus eerst in een gewoon document plakken. Het kost drie minuten en het is het waardevolste dat hij bezit.

Aan de Google-kant hangt alles aan één ding: heeft hij zijn Gem gedeeld? Gedeelde Gems worden opgeslagen in een nieuwe Drive-map, samen met de bestanden die aan de Gem zijn toegevoegd, en daarmee vallen ze onder het gewone Drive-model dat je als beheerder kent. Wil je zijn eigen chats en Gems uit een persoonlijk account halen, dan is Google Takeout de route, met een apart vakje Gemini voor de Gems en Mijn activiteit voor de gesprekken en uploads. En voordat je een Workspace-account verwijdert: draag zijn bestanden eerst over aan een nieuwe eigenaar, want herstellen kan maar tot 20 dagen na verwijdering.

Stap 3: de laatste twee weken

Nu verhuis je. Vier handelingen, in deze volgorde, met de opvolger erbij.

1. Zet de assistent op een gedeelde plek

In ChatGPT Business, Enterprise en Edu kun je een project delen met collega's, dus verplaats de instructie en de bronnen naar een gedeeld project in plaats van zijn persoonlijke. In Gemini doe je het in twee handelingen vanuit de Gem-manager: klik naast de Gem op Delen en deel hem met de opvolger, klik daarna in datzelfde venster op zijn rol en kies Eigendom overdragen. Delen is dus een voorwaarde en geen alternatief, want overdragen kan alleen aan iemand met wie de Gem al gedeeld is. Google zet er in datzelfde artikel twee waarschuwingen bij die je vooraf wilt lezen: de nieuwe eigenaar kan jouw toegang tot de Gem intrekken, en zodra iemands toegang tot een Gem wordt weggehaald, verdwijnt die Gem uit zijn Google Drive. Draag dus over aan iemand die blijft, en controleer daarna of jij er zelf nog bij kunt. Bij een Copilot-agent voeg je simpelweg een tweede eigenaar toe: agents ondersteunen meerdere eigenaren en elke eigenaar mag bewerken, beheren en onderhouden. Dat is de goedkoopste verzekering in dit hele stuk.

Voor zijn opgeslagen Copilot-prompts hoef je niet te wachten op zijn goede wil. Een beheerder kan met de PowerShell-module CopilotLabDSR de opgeslagen, gedeelde en geliefde prompts van één gebruiker exporteren met het commando Export-PromptsUserContent, met zijn UPN als parameter. Je krijgt een bestand met per prompt de titel, de volledige prompttekst en het product waarin hij hem gebruikte.

2. Schrijf de instructie uit zoals je hem aan een opvolger geeft

Een assistent die alleen in de tool leeft, is nog steeds kwetsbaar. Zet de instructie daarom ook als platte tekst in je gedeelde map, in vijf blokken:

1. Waarvoor is dit. Eén zin, in de taal van de klus: "aanbestedingsvragen beantwoorden voor installatietechniek".
2. Wat het níet doet. De grens, met een voorbeeld. Dit blok voorkomt de meeste ongelukken.
3. Welke bronnen erin zitten en waar die staan. Met het pad, niet met "de prijslijst".
4. Hoe het antwoord eruitziet. Lengte, toon, vaste kopjes, wel of geen bronvermelding.
5. Wanneer je een mens erbij haalt. De drempel, en wie.

Heb je een tenant met Copilot, dan kun je de beste prompts meteen centraal zetten: een beheerder kan vanuit het Microsoft 365-beheercentrum tot duizend organisatieprompts publiceren die daarna als suggestie bij je collega's verschijnen. Let wel op de status: die functie loopt via het Frontier-programma voor vroege toegang, dus reken er niet op als je tenant daar niet in zit (stand september 2026).

3. Vervang geüploade kopieën door gekoppelde bedrijfsbronnen

Dit is de stap die het verschil maakt tussen een assistent die een half jaar meegaat en een die vanzelf blijft kloppen. Een geüpload bestand is een foto van maart. Een gekoppelde map is de waarheid van vandaag, mét de rechten die eraan hangen. Copilot toont een gebruiker alleen organisatiedata waarop hij zelf minstens leesrechten heeft, en dat werkt alleen in je voordeel als de bron echt de SharePoint-map is en niet een kopie in iemands project.

Praktisch: in een ChatGPT-project vervang je uploads door geplakte links naar een Drive-map of Slack-kanaal, in een Copilot-agent wijs je SharePoint-mappen aan, en in een Gem gebruik je Drive-bestanden in plaats van bestanden van zijn laptop. Kies per bron één eigenaar die niet vertrekt.

4. Laat de opvolger het één keer echt doen

De toets is simpel en hard: de opvolger draait een echte klus met de verhuisde assistent, terwijl de vertrekker meekijkt en zwijgt. Elke vraag die de opvolger wil stellen is een ontbrekend blok in je instructie. Doe die toets in week één van de twee, niet op de laatste vrijdag.

Stap 4: na zijn laatste dag

Nu pas trek je in. De volledige sleutelronde per kanaal, van identiteit tot gedeelde geheimen, staat in het draaiboek waarin je begint bij zijn identiteit en pas daarna naar buiten toe werkt. Hieronder alleen wat AI-specifiek is en wat in dat draaiboek dus niet vanzelf langskomt.

Voor de sleutels geldt één regel die je nergens mag afzwakken: vervangen komt vóór intrekken. Trek je zijn API-sleutel in voordat de automatisering op een serviceaccount draait, dan valt het proces om op het slechtste moment. Een serviceaccount is bij OpenAI een pseudo-gebruiker die alleen binnen één project bestaat, aan te maken door een organisatie- of projecteigenaar, en dat is precies wat je wilt: een inlog die niemands persoon is.

Waar dit misgaat

Je voegt zijn account samen voordat hij heeft geëxporteerd. Het klinkt logisch: hij komt in de bedrijfswerkruimte, dus alles verhuist mee. Zijn custom instructions verdwijnen daarbij, de actie is onomkeerbaar, en in een Business-werkruimte bestaat de exportknop daarna niet meer. Mitigatie: eerst export aanvragen, dan de instructies in een document plakken, en pas dan samenvoegen.

Je gelooft dat overgedragen eigenaarschap ook toegang betekent. Een project dat naar een workspace-eigenaar gaat, komt zonder de gesprekken en bestanden. Ontdek je dat na zijn laatste dag, dan sta je met een lege huls. Mitigatie: haal de instructie en de bronnenlijst uit elk project terwijl hij er nog is.

De Copilot-notitieboeken verdwijnen zonder dat iemand het merkt. Geen automatische melding, geen delegatie naar de leidinggevende, geen prullenbak. Mitigatie: zet die handeling op je offboardinglijst, en niet als "IT regelt dat wel".

Hij ruimt zijn Gems en chats netjes op. Uit fatsoen, in zijn laatste week. Mitigatie: zeg expliciet dat hij niets verwijdert en dat jij het opruimen doet.

Er blijft iets draaien op zijn inlog. Een geplande taak die elke maandag een marktscan mailt, een scenario met zijn API-sleutel, een agent onder zijn account. Het valt om of het blijft bestaan, en allebei is fout, omdat bij de uitgifte nooit is vastgelegd wie hier eigenlijk handelt. Mitigatie: elke automatisering krijgt een eigen identiteit met een eigenaar en een controledatum.

Beslis-kader: exportklus, beheerklus of herbouwen

Drie uitkomsten, en het is eerlijk om te zeggen dat de derde vaker de juiste is dan mensen denken.

Exportklus (persoonlijk account, ongeacht welk mailadres eraan hangt). Je hebt geen knoppen, alleen tijd en zijn welwillendheid. Start op dag één, want de export duurt tot zeven dagen. Reken op een uur van hem en een uur van jezelf, en accepteer dat je de gesprekken waarschijnlijk kwijtraakt.

Beheerklus (seat in je eigen omgeving). Jij bepaalt het tempo. Een tweede eigenaar per assistent, een custodian per container, een serviceaccount per automatisering. Reken op twee uur beheerwerk plus de tijd voor het uitschrijven van de instructies.

Herbouwen. Als er één of twee assistenten zijn en de instructie past op een A4, is opnieuw opbouwen sneller dan overnemen. Dan schrijf je met de opvolger in een half uur een nieuwe instructie, op een bedrijfsaccount, en ben je meteen van het probleem af. Dit is de goedkoopste route en hij wordt structureel onderschat.

De kostenkant helpt bij die keuze. Een standaard-seat in ChatGPT Business staat op 21 euro per maand bij jaarlijkse facturatie, voor teams van 2 tot 200 mensen; OpenAI zet er op dezelfde pagina 20 dollar per maand jaarlijks gefactureerd naast en 25 dollar per maand als je maandelijks afrekent (prijzen september 2026). Reken dus met de maandprijs als je niet voor een jaar wilt vastzitten. Als de discussie gaat over of je die seats wel neemt, dan gaat de discussie eigenlijk over wie de assistenten straks bezit. Voor hulp bij de keuze tussen de platforms zelf is er een aparte afweging over welke assistent past bij de manier waarop jouw bedrijf werkt.

Uitgewerkt voorbeeld: een installatiebedrijf van veertien man

Een sales engineer zegt op 1 september op, laatste werkdag 30 september. Hij werkt met een ChatGPT Business-seat die het bedrijf betaalt, plus zijn oude Plus-account van voor die tijd, en het bedrijf draait Microsoft 365 met Copilot voor drie mensen.

De inventarisatie op 2 september kost 70 minuten en levert negen regels op. Twee ChatGPT-projecten in de bedrijfswerkruimte (offerteteksten en aanbestedingsvragen), één GPT in zijn oude Plus-account waar de standaard-mailantwoorden in zitten, één Gem voor het samenvatten van leveranciersnieuws, zes opgeslagen Copilot-prompts, één Copilot-notitieboek met de aanbestedingskennis, één geplande taak die elke maandag om 7.00 uur een marktscan mailt, één connector naar zijn persoonlijke Drive waarin de prijslijsten staan, en één API-sleutel in een Make-scenario dat offertenummers wegschrijft.

De verdeling valt in twee stapels. De twee projecten, de prompts, het notitieboek en de agentachtige taken zitten in de bedrijfsomgeving: beheerklus. De GPT, de Gem en de Drive-connector hangen aan zijn eigen accounts: exportklus, dus die export vraagt hij op 2 september aan.

Wat er in de twee weken daarna gebeurt: de twee projecten worden gedeelde projecten met de binnendienstcollega als tweede gebruiker, en de geüploade prijslijst-pdf's worden vervangen door een link naar de SharePoint-map waar de inkoop ze toch al bijhoudt. De Gem wordt gedeeld en belandt daarmee in Drive, waar de eigenaar later gewoon te wijzigen is.

De zes prompts worden met Export-PromptsUserContent opgehaald en de drie die er echt toe doen komen in een gedeelde notitie. Het notitieboek krijgt de teamleider als extra eigenaar in het SharePoint-beheercentrum, met de instructies met de hand overgetikt naar een nieuw notitieboek op zijn naam. De GPT wordt niet overgenomen maar herbouwd: de instructie was zeven regels, de opvolger schrijft hem in twintig minuten opnieuw in de bedrijfswerkruimte.

Op 1 oktober blijft er weinig te doen over. De geplande taak wordt opnieuw aangemaakt onder de binnendienstcollega, het Make-scenario draait sinds 25 september op een serviceaccount, en pas daarna gaat zijn oude sleutel eruit. Totale inzet: ongeveer 70 minuten van hem, ruim drie uur van de teamleider en een half uur beheerwerk. Wat het bedrijf definitief kwijt is: zijn chatgeschiedenis in de twee projecten, en de gesprekken in het notitieboek. Niemand heeft ze in het jaar erna gemist.

Wat vanaf dag een op een bedrijfsaccount hoort

Deze hele klus is de rekening van een keuze die twee jaar eerder niet is gemaakt. Je hoeft er geen beleidsdocument voor te schrijven, en dat werkt meestal ook niet, want een verbod verplaatst het gebruik alleen naar plekken waar je het niet ziet. Drie afspraken zijn genoeg, en ze passen in een teamoverleg van tien minuten.

De eerste: een assistent die werk van het bedrijf doet, krijgt bij het maken meteen een tweede eigenaar. Niet later, niet bij vertrek. Het kost één klik en het maakt de rest van deze gids overbodig.

De tweede: bronnen worden gekoppeld, niet geüpload. Wie een bestand uploadt, maakt een kopie die vanaf dat moment stiekem veroudert en waarvan de rechten niet meelopen.

De derde: alles wat vanzelf draait, draait op een eigen inlog. Geen geplande taak, geen agent en geen API-sleutel op iemands persoonlijke account, hoe handig dat op dinsdagmiddag ook was.

Wat je verder wilt vastleggen over goedgekeurde tools en toegestane data past in een korte lijst van tools met een eigenaar per tool, en die lijst is nuttiger dan tien pagina's regels.

De echte les zit in de omkering. Een assistent die goed werkt, voelt als een persoonlijk hulpmiddel: iemand heeft hem ingericht, iemand kent zijn eigenaardigheden, iemand corrigeert hem als hij afdwaalt. Precies daarom komt hij op een persoonlijk account terecht. Maar een instructie die het werk van je bedrijf beschrijft, is bedrijfseigendom vanaf de eerste regel die iemand erin typt. De vraag is alleen of je dat regelt op de dag dat hij wordt geschreven, of in de vier weken waarin iemand al aan het afscheid nemen is.